蘇 琴

溫州市第七人民醫(yī)院

辦公自動化系統(tǒng)（OA）通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，提高效率，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力。隨著社會科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，借助高新技術(shù)的變革，將OA系統(tǒng)引入醫(yī)院檔案管理工作，提升了醫(yī)院管理工作效率，也進(jìn)一步推進(jìn)了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與完善。在運(yùn)用OA系統(tǒng)時也對以往的檔案管理模式進(jìn)行了創(chuàng)新，使檔案管理人員工作觀念得到轉(zhuǎn)變，從而促進(jìn)了檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。以下就OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中存在的問題，提出幾點(diǎn)對策，希望能為醫(yī)院檔案管理工作提供幫助。

1 OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

OA系統(tǒng)的應(yīng)用是醫(yī)院檔案管理的重要方式，能有效提高資源的利用率和工作效率。OA系統(tǒng)的應(yīng)用也可推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息共享、數(shù)字化以及溝通的高效性。OA系統(tǒng)是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理和完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，主要實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能。OA系統(tǒng)檔案管理模塊包括公文辦理、文檔盒管理、檔案借閱、文檔整理、檢索功能及檔案管理系統(tǒng)接口等幾個子模塊，尤其突出對收文、發(fā)文、擬文等工作流程的定制和應(yīng)用。

2 OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 技術(shù)管理人員水平不足

目前，醫(yī)院應(yīng)用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理時，沒有配置專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員。而委托的網(wǎng)絡(luò)工程師缺乏在醫(yī)療方面的專業(yè)知識，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作存在一定的局限性。另外，本院負(fù)責(zé)應(yīng)用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的人員雖然有一定的檔案管理知識，但相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)能力欠缺，這也使得OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用受到極大限制。

2.2 對OA系統(tǒng)重視不夠

OA系統(tǒng)作為日常管理系統(tǒng)的一種，其中的檔案管理功能是將電子文檔統(tǒng)一納入OA系統(tǒng)平臺，方便用戶對檔案進(jìn)行瀏覽使用，使工作效率顯著提升。目前多數(shù)醫(yī)院受傳統(tǒng)觀念限制，認(rèn)為紙質(zhì)文件具有保存價(jià)值與法律意義，導(dǎo)致部分醫(yī)院在應(yīng)用OA系統(tǒng)的同時，還應(yīng)用紙質(zhì)文件，甚至少數(shù)醫(yī)院不認(rèn)可OA系統(tǒng)，僅認(rèn)可紙質(zhì)文件在檔案管理中的作用，導(dǎo)致在醫(yī)院各類檔案的收集與歸納工作中OA系統(tǒng)的應(yīng)用受到極大阻礙，也影響了OA系統(tǒng)的使用率。

2.3 網(wǎng)絡(luò)平臺搭建不健全

OA系統(tǒng)中電子文件通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸，因此相關(guān)的簽批、發(fā)布及閱讀等功能的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)，均需要依靠網(wǎng)絡(luò)平臺，但是多數(shù)醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺上的投入力度較小，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺缺乏穩(wěn)定性與健全性，導(dǎo)致很多重要文件在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中存在丟失、簽批失敗等系統(tǒng)性問題。

2.4 OA辦公系統(tǒng)電子歸檔不及時

雖然OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中已經(jīng)得到廣泛引入與應(yīng)用，但是尚未建立完整的電子歸檔制度，同時也未應(yīng)用電子歸檔方式對醫(yī)院檔案信息進(jìn)行分類歸檔。醫(yī)院多數(shù)檔案仍采用紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存，而紙質(zhì)檔案易出現(xiàn)丟失、受潮、受損等問題，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理中存在一定的安全隱患。

3 OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)對策

3.1 培養(yǎng)復(fù)合型專職人員

設(shè)置專業(yè)專職人員負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)，并完成檔案管理工作。首先，需對網(wǎng)絡(luò)工程師進(jìn)行醫(yī)療相關(guān)知識理論的培訓(xùn)，使醫(yī)院檔案管理的開發(fā)與維護(hù)與醫(yī)院實(shí)際相吻合，同時選取網(wǎng)絡(luò)知識與檔案管理知識兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才作為OA系統(tǒng)管理的專職人員。醫(yī)院也需定期對專職人員進(jìn)行OA系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專職人員的綜合素質(zhì)水平，進(jìn)而使醫(yī)院檔案信息化管理能力大幅度提升。

3.2 提高各部門對OA系統(tǒng)的重視程度

醫(yī)院需重視OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用程度，積極主動開展OA系統(tǒng)相關(guān)培訓(xùn)與教育工作，改變醫(yī)院工作人員對于OA系統(tǒng)的思想認(rèn)識，提高各部門對OA系統(tǒng)的重視程度，并在日常醫(yī)院檔案管理工作中規(guī)范性應(yīng)用OA系統(tǒng)開展電子歸檔及辦公，使OA系統(tǒng)在檔案管理中的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

3.3 重視網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)

醫(yī)院加大網(wǎng)絡(luò)平臺搭建的資金投入，可使OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的高效性、安全性大幅度提升。OA系統(tǒng)的共享主要依賴網(wǎng)絡(luò)傳輸，因此，穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺對于OA系統(tǒng)的信息提交、存儲、檢索、共享等均具有重要作用，可實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與其他部門之間的溝通協(xié)作，進(jìn)一步推動OA系統(tǒng)的完善運(yùn)用。

3.4 健全電子歸檔制度

醫(yī)院要高度重視電子歸檔工作，結(jié)合文書檔案管理工作實(shí)際情況，建立起科學(xué)合理、行之有效的電子歸檔制度。制度要將電子歸檔的存儲設(shè)備、操作流程、歸檔管理負(fù)責(zé)人等包含在內(nèi)。要從細(xì)節(jié)之處入手，將電子歸檔制度落到實(shí)處，這樣才能有效讓醫(yī)院文書檔案更加安全、完整和真實(shí)。

醫(yī)院檔案朝電子信息化的方向發(fā)展是大勢所趨。OA系統(tǒng)的運(yùn)用在醫(yī)院辦公和檔案管理中起到了極大的推進(jìn)作用，提高了各大醫(yī)院的管理水平和工作效率。要不斷地促進(jìn)和完善醫(yī)院OA系統(tǒng)的建設(shè)，最大限度地發(fā)揮OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中的功能。