張月萍

杭州市公共交通集團(tuán)有限公司

檔案數(shù)字化是指將檔案內(nèi)容通過一定的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案的形式，并在此基礎(chǔ)上開展檔案信息的儲存、組織、檢索、維護(hù)等相關(guān)工作。工程檔案數(shù)字化中介服務(wù)則是由專門的中介服務(wù)結(jié)構(gòu)為工程建設(shè)部門提供相關(guān)的檔案數(shù)字化服務(wù)，通過自身較好的專業(yè)素質(zhì)能力來協(xié)助工程單位做好檔案工作。

電子檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的顯著優(yōu)勢促使各個行業(yè)不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的開展，杭州城建檔案部門“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗收”項目的提出便是一個重要的體現(xiàn)。不過在實(shí)際的檔案工作開展中，不少企業(yè)單位本身的業(yè)務(wù)重點(diǎn)不是檔案工作，從而導(dǎo)致其在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中會存在較多的問題或缺陷，無法保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量以及數(shù)字化下的良好管理或者數(shù)字化成本較高。因此，在這一背景下，檔案數(shù)字化中介服務(wù)獲得了良好的發(fā)展，以專業(yè)的檔案數(shù)字化人員、高性能的檔案采集設(shè)備為有相關(guān)需求的企業(yè)單位提供全方位的檔案數(shù)字化服務(wù)。

1 工程建設(shè)項目檔案數(shù)字化中介服務(wù)中存在的問題

1.1 對“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗收”項目相關(guān)政策、要求的解讀不到位

當(dāng)前部分檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)或者機(jī)構(gòu)中的部分人員對“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗收”項目的相關(guān)政策、要求沒有進(jìn)行認(rèn)真、詳細(xì)的解讀，導(dǎo)致其在工程檔案數(shù)字化工作的開展中沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范、要求進(jìn)行，影響了工程檔案的驗收通過，對工程建設(shè)單位和中介服務(wù)機(jī)構(gòu)造成了較大的損失。

1.2 檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)與工程建設(shè)單位之間的溝通協(xié)調(diào)不暢通

在檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)為工程建設(shè)單位提供檔案數(shù)字化服務(wù)的過程中，雙方必須做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)和溝通工作來保證檔案數(shù)字化的順利進(jìn)行。然而當(dāng)前在工程建設(shè)單位與中介服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)上還存在著一定的困難，其主要表現(xiàn)為雙方在檔案數(shù)字化的專業(yè)認(rèn)知上存在差異，進(jìn)而出現(xiàn)了工程建設(shè)單位對檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作流程不熟悉，無法提出有效的工作意見，中介服務(wù)機(jī)構(gòu)則對工程項目情況不了解等現(xiàn)象。

1.3 工程建設(shè)單位對工程檔案中介服務(wù)內(nèi)容約定不夠完善

工程建設(shè)單位在委托檔案中介機(jī)構(gòu)服務(wù)時，主要以完成項目檔案主管部門驗收為目的，其在服務(wù)內(nèi)容約定過程中，以城建檔案移交目錄為準(zhǔn)，容易忽略城建檔案驗收清單以外的工程資料服務(wù)，如建設(shè)單位在項目管理中的往來函件、監(jiān)理日記、房產(chǎn)測繪等重要項目資料，容易在項目竣工投用后的資料查閱階段出現(xiàn)部分資料未歸檔、遺失等問題，與建設(shè)單位工程項目資料的全過程管理要求有一定的差距，給項目投用后部分資料的查閱等帶來一定困擾，容易出現(xiàn)遺失、未歸檔等情況。特別是工程建設(shè)單位在部分重大項目實(shí)施中，容易出現(xiàn)合同糾紛訴訟案件，對項目過程資料的原始憑證查閱需求較大，項目資料歸檔內(nèi)容不全面、不完善的不利因素較為突出。

1.4 工程建設(shè)項目檔案的安全性承諾和保障有待加強(qiáng)

工程建設(shè)單位需要對工程檔案中的部分內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的保密，而檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)通常會通過與建設(shè)單位簽訂保密協(xié)議來保障檔案的安全性、保密性。不過在實(shí)際的工作開展中，即使簽訂了保密協(xié)議也不能夠完全地保證信息不被泄露，例如部分缺乏職業(yè)道德的工作人員通過泄露檔案獲取不正當(dāng)利益。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)如何做好檔案安全性承諾，使工程建設(shè)單位能夠提高對自身的信任是一個重要的問題。

2 工程建設(shè)項目檔案數(shù)字化中介服務(wù)的相關(guān)對策建議

2.1 深入解讀“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗收”項目的相關(guān)政策，規(guī)范工程檔案數(shù)字化工作

檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)要想順利地達(dá)成幫助工程建設(shè)單位檔案通過驗收這一目標(biāo)，就必須對“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗收”項目的相關(guān)政策、要求進(jìn)行認(rèn)真、詳細(xì)的解讀，并將其落實(shí)到實(shí)際的工作當(dāng)中。一方面，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)在提供工程檔案數(shù)字化服務(wù)前要組織相關(guān)管理人員以及技術(shù)人員對“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗收”的相關(guān)政策進(jìn)行學(xué)習(xí)，并總結(jié)政策中對數(shù)字化檔案提出的各項要求、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。另一方面，要將工程檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、要求轉(zhuǎn)化為工作制度和工作流程落實(shí)到具體的工作當(dāng)中，保證相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、要求的實(shí)施具有足夠的強(qiáng)制性，進(jìn)而為工程檔案數(shù)字化規(guī)范提供有力的保障。

2.2 在檔案數(shù)字化部門中成立專門的溝通、協(xié)調(diào)小組，負(fù)責(zé)與工程建設(shè)單位進(jìn)行對接

為了保證工程檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行以及工程檔案能夠全面反映工程情況，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)可以從負(fù)責(zé)該工作的部門中直接抽調(diào)1—2名技術(shù)人員與機(jī)構(gòu)其他相關(guān)部門成立專門的溝通、協(xié)調(diào)小組，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作與工程建設(shè)單位的良好對接，避免因溝通環(huán)節(jié)、層次過多而出現(xiàn)信息傳遞謬誤的情況。

工程建設(shè)單位約定數(shù)字化檔案中介服務(wù)內(nèi)容時，應(yīng)全面、系統(tǒng)地考慮數(shù)字化歸檔需求，歸檔內(nèi)容范圍應(yīng)大于或等于城建檔案職能管理部門要求的移交歸檔清單，并在服務(wù)合同中予以明確，可有效實(shí)現(xiàn)項目全過程檔案的數(shù)字化歸檔目的，將為投用后各類項目資料查閱帶來極大的便利性，實(shí)現(xiàn)檔案作用最大化。

2.3 積極采取多種措施，最大限度保障工程檔案的安全性和保密性

針對工程檔案數(shù)字化中介服務(wù)中檔案的安全性、保密性問題，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)可以從以下幾個方面采取措施。

第一，要在檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)加強(qiáng)法律宣傳教育，提高相關(guān)人員的法律意識，使其意識到自身擔(dān)負(fù)的責(zé)任以及造成檔案泄露會承擔(dān)的后果。

第二，要加強(qiáng)對檔案安全性相關(guān)責(zé)任的落實(shí)，對檔案的采集、整理、數(shù)字化等環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化的責(zé)任劃分，保證在檔案出現(xiàn)安全性、保密性方面的問題時能夠?qū)⒇?zé)任追溯至具體部門及個人。

第三，要做好中介服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案安全建設(shè)，包括軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)施、網(wǎng)關(guān)等方面，嚴(yán)格禁止檔案處理設(shè)備與外部網(wǎng)絡(luò)或外部儲存硬件連接，做好硬件設(shè)施的安保、維護(hù)工作，加強(qiáng)對辦公區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管、視頻監(jiān)控等。