李彥林

麗水市中醫(yī)院

檔案收集與管理，是目前人、事、物留存歷史記憶的重要證據(jù)，尤其是在疫情防控常態(tài)化下，規(guī)范檔案管理流程，全程、如實(shí)地保存疫情真實(shí)記錄，對(duì)于疫情防控“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)”具有重要意義。本文將對(duì)疫情防控常態(tài)化下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略進(jìn)行研究及闡述，為其他醫(yī)療衛(wèi)生單位應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生事件提供參考。

1 疫情防控常態(tài)化下醫(yī)院檔案管理的重要性

新型冠狀病毒肺炎疫情發(fā)生后，國(guó)家衛(wèi)健委迅速采取行動(dòng)，將其納入《中華人民共和國(guó)傳染病防治法》，并采取甲類傳染病的預(yù)防、控制措施。中央立即制訂防疫措施，各地迅速啟動(dòng)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件一級(jí)響應(yīng)，全國(guó)實(shí)行人員管控，火速建起雷神山、火神山醫(yī)院。

我國(guó)政府能在極短時(shí)間內(nèi)迅速采取有力措施，得益于2003年非典防治的經(jīng)驗(yàn)傳承：中建一局為武漢提供了2003年北京小湯山醫(yī)院建設(shè)施工圖紙檔案，武漢供電公司也借助2019年武漢軍運(yùn)會(huì)專題檔案中相關(guān)供電系統(tǒng)圖紙檔案，僅用3天時(shí)間便完成了雷神山的供電任務(wù)。事實(shí)說明，前期檔案在應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，具有極其重要的作用。醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為應(yīng)對(duì)疫情的第一直接單位，重視檔案的收集與管理，更加具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

2 疫情防控常態(tài)化下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與不足

2.1 缺乏系統(tǒng)健全的檔案管理體制與規(guī)范化的操作流程

缺乏完善的檔案管理體制與規(guī)范化的操作流程，是目前大部分醫(yī)院存在的弊病。不少醫(yī)院將檔案科視為資料倉(cāng)庫(kù)，檔案管理的體制建設(shè)缺乏全面性，使得許多醫(yī)院資源和資料沒能被系統(tǒng)性地保存和記載。另外，檔案管理尚缺乏規(guī)范的SOP（標(biāo)準(zhǔn)操作程序），各個(gè)醫(yī)院各有自己的一套流程，使得信息互通存在障礙。

2.2 信息化建設(shè)落后，無法支撐突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)

首先，信息收集能力弱，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件靈敏度欠缺。以武漢為例，最初發(fā)現(xiàn)疫情風(fēng)險(xiǎn)的第一直接單位為醫(yī)院，但醫(yī)院卻沒有足夠的能力去大范圍收集疫情傳播情況。

其次，檔案管理信息化程度弱，數(shù)據(jù)調(diào)出效率低。大多醫(yī)院的檔案管理尚未進(jìn)行全面的信息化，對(duì)于醫(yī)院各卡口出入人員的管理、疫情防控人員的抽調(diào)、疫情防控政策的統(tǒng)籌，基本還處于人工作業(yè)階段，未能充分利用信息化及自動(dòng)化帶來的便捷。對(duì)于疫情防控常態(tài)化而言，工作效率尚處于較低水平。

2.3 “公共衛(wèi)生＋檔案管理”復(fù)合型人才缺乏

一方面，目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，另一方面，醫(yī)院在公共衛(wèi)生科配置的人才極其不足。在疫情防控常態(tài)化下，急需“公共衛(wèi)生＋檔案管理”的復(fù)合型人才，然而據(jù)筆者調(diào)研，此類人才極其缺乏。復(fù)合型人才的素質(zhì)相對(duì)較低，對(duì)疫情防控檔案管理的工作推進(jìn)造成了一定的阻礙。

3 疫情防控常態(tài)化下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 建立科學(xué)高效的檔案管理規(guī)范化體系

在醫(yī)院建立科學(xué)高效的檔案管理規(guī)范化體系具有極其重要的意義。筆者建議可以從以下幾個(gè)方面實(shí)行：

首先，制定應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件和疫情防控常態(tài)化下的檔案管理制度文件，由公共衛(wèi)生科及檔案管理人員會(huì)同醫(yī)院醫(yī)務(wù)處共同商討定稿。

其次，依據(jù)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，請(qǐng)求醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)科室，將文件下發(fā)各個(gè)部門，全醫(yī)院統(tǒng)籌合作，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范化體系落實(shí)各項(xiàng)工作。

最后，以當(dāng)下疫情防控為主要契合點(diǎn)，按照制定的規(guī)范化體系實(shí)行，一定時(shí)間后開展回顧性的分析研究，持續(xù)優(yōu)化檔案管理體系。

3.2 與疾控系統(tǒng)統(tǒng)籌合作，提高信息化收集的靈敏度

目前大部分醫(yī)院應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生事件的主要任務(wù)是上報(bào)，缺乏主動(dòng)性及全局掌握性。因此，筆者建議，醫(yī)院公共衛(wèi)生科、檔案科，應(yīng)與當(dāng)?shù)丶部叵到y(tǒng)緊密聯(lián)系、統(tǒng)籌合作，當(dāng)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)時(shí)，及時(shí)建立疫情預(yù)警檔案、疫情防控檔案，并化被動(dòng)為主動(dòng)，根據(jù)檔案提供的數(shù)據(jù)，制訂相關(guān)策略，進(jìn)一步提高檔案收集的靈敏度，為疫情防控提供重要科學(xué)依據(jù)。

3.3 建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高信息存儲(chǔ)及分析能力

信息化給現(xiàn)代社會(huì)帶來了極大的便捷，數(shù)字化將會(huì)是檔案管理的有力工具。因此，筆者建議，檔案管理人員應(yīng)與信息科建立長(zhǎng)效的溝通機(jī)制，開發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)將工作中的檔案、資料、圖庫(kù)錄入信息化系統(tǒng)，并建立實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及預(yù)分析模型，真正將現(xiàn)有檔案轉(zhuǎn)化為有力工具。

3.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

在醫(yī)院檔案管理中，要實(shí)現(xiàn)綜合管理，就需要復(fù)合型人才，不僅要了解檔案管理的基本知識(shí)，還需要了解公共衛(wèi)生、信息技術(shù)等方面的知識(shí)和技術(shù)，這樣才能切實(shí)深化檔案管理。筆者建議，可以從以下幾個(gè)方面開展：

首先，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)現(xiàn)下疫情防控需要，對(duì)管理人員進(jìn)行公共衛(wèi)生、信息技術(shù)、醫(yī)藥等相關(guān)理論知識(shí)的培訓(xùn)，有條件者可選派至省級(jí)大型醫(yī)院進(jìn)行實(shí)踐。

其次，要開展復(fù)合型人才的招聘工作，優(yōu)先選擇醫(yī)藥背景與檔案管理相結(jié)合的人才。

最后，可根據(jù)人才需求進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)輪崗，在崗位上不斷深化職業(yè)素養(yǎng)，提高自身能力。

本文基于疫情防控歷史進(jìn)程，基于當(dāng)前疫情防控的常態(tài)化現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理的優(yōu)化策略進(jìn)行了分析和研究，提出相應(yīng)的提升措施，為其他單位檔案管理水平的提升提供借鑒。