邱巧艷

摘 要：對于集團(tuán)企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展來說，檔案管理能夠讓管理層對企業(yè)的運(yùn)營情況有更好的了解，所以企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)就顯得尤為重要?；趯瘓F(tuán)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀以及問題的調(diào)查和了解，本文指出了基于知識管理的集團(tuán)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)所需的條件和要求，并在此基礎(chǔ)上提出了檔案管理信息化建設(shè)的措施，深入保證檔案管理效率和效果。

關(guān)鍵詞：知識管理；檔案管理；信息化建設(shè)

知識管理是指在企業(yè)的運(yùn)行過程中建設(shè)科學(xué)有效的知識體系，通過對企業(yè)內(nèi)部和外部顯性知識與隱性知識的收集，將其融入已經(jīng)建成的知識體系中，讓這些知識能夠?yàn)槠髽I(yè)的運(yùn)行和發(fā)展帶來重要指引。

通常情況下，企業(yè)中的隱性知識數(shù)量更多，并且識別較為困難，所以當(dāng)前的很多企業(yè)對這一點(diǎn)的認(rèn)識存在不足，更無法通過知識體系進(jìn)行企業(yè)檔案管理。

集團(tuán)企業(yè)檔案管理中存在的問題

當(dāng)前，在集團(tuán)企業(yè)的檔案管理中，主要存在以下問題。

隨意性

在很多集團(tuán)企業(yè)中，無論是管理層還是檔案管理工作人員，都將檔案管理工作看作企業(yè)中的附屬工作，這會導(dǎo)致企業(yè)中的各類工作人員都會對檔案管理工作失去相應(yīng)的研究興趣，并且讓檔案管理工作人員也降低對該項(xiàng)工作的重視程度，最終讓檔案管理工作中充斥著隨意性，降低檔案管理整體效率[1]。

自主性

對于集團(tuán)企業(yè)來說，政府對企業(yè)的干預(yù)更少，并且當(dāng)前的法律體系中已經(jīng)規(guī)定集團(tuán)企業(yè)的檔案將獨(dú)立管理，這種現(xiàn)象導(dǎo)致集團(tuán)企業(yè)檔案管理的自主性很高，但是這也能夠?qū)е乱粋€(gè)問題，即高自主性帶來了更高的隨意性。

多元性

對于集團(tuán)企業(yè)來說，多元性的存在體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

其一是載體的多元性。集團(tuán)企業(yè)的檔案載體包括紙質(zhì)載體、硬盤載體等多種形式，這種多元性顯然不利于檔案的有效管理。

其二，管理體系的多元性。對于檔案管理工作來說，需要具備科學(xué)合理的管理流程，但是很多集團(tuán)企業(yè)的檔案管理流程建設(shè)存在問題，并且體系混亂，這種多元性也會降低企業(yè)的檔案管理效率。

精簡性

對于集團(tuán)企業(yè)的運(yùn)行過程來說，會降低對無法為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)收益的部門的投入，所以很多集團(tuán)企業(yè)會極力降低企業(yè)中檔案管理部門的人員數(shù)量，并降低對該部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，最終形成了檔案管理工作的精簡性效果。

基于知識管理的集團(tuán)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)條件與要求

要應(yīng)用知識管理體系對企業(yè)的運(yùn)營過程進(jìn)行有效指導(dǎo)，其中一個(gè)重要的信息來源為企業(yè)檔案，通過對檔案的研究和分析，能夠讓企業(yè)對運(yùn)行情況有更好的了解。另外，對于基于知識管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)來說，需要結(jié)合知識管理中的知識共享要求來提高檔案管理的效率，并防止發(fā)生重復(fù)勞動，基于以上兩點(diǎn)，可以確定檔案信息化建設(shè)條件和要求包括以下方面。

人才需求

當(dāng)前的集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作中，形成這些現(xiàn)象的一個(gè)重要原因?yàn)槿瞬诺膬淞坎蛔?，或者工作人員素質(zhì)不能滿足檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)的要求。對于知識管理體系下的檔案信息化建設(shè)，除了要保證工作人員有基本的檔案管理素質(zhì)外，還需要能夠?qū)χR管理體系有深入的了解。所以，對于集團(tuán)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)來說，企業(yè)需要采取合理的措施來提高人才素質(zhì)，讓其能夠更好地進(jìn)行檔案管理，并根據(jù)知識管理體系的要求進(jìn)行工作，從而促進(jìn)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)。另外，對于企業(yè)檔案管理的人員來說，還需要具備檔案信息的挖掘能力，讓其能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展挖掘信息和知識。

硬軟件需求

對于集團(tuán)企業(yè)的硬軟件系統(tǒng)來說，涵蓋多種重要內(nèi)容，需要從兩個(gè)方面進(jìn)行分析。

硬件系統(tǒng)

信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要工作為對整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，這就要求對檔案承載媒介進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。對于信息化系統(tǒng)來說，承載媒介需要統(tǒng)一為存儲硬盤，實(shí)現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一管理。同時(shí)，硬件系統(tǒng)還包括各類檔案錄入設(shè)備，只有讓這些設(shè)施之間能夠得到有效的聯(lián)系，才能保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

軟件系統(tǒng)

軟件系統(tǒng)包括兩個(gè)方面：一是在檔案管理中應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，需要保證這些軟件運(yùn)行的穩(wěn)定性[2]；二是各項(xiàng)規(guī)章制度。通過合理規(guī)章制度的建設(shè)，能夠?qū)ぷ魅藛T的行為做出限制和指導(dǎo)，提升檔案管理工作的效率。

基于知識管理的集團(tuán)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)措施

提升人才素質(zhì)

對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)來說，一項(xiàng)重要的措施是提升人才素質(zhì)，而要達(dá)成這一目的，需要通過以下措施來實(shí)現(xiàn)。

嚴(yán)把人才招聘關(guān)

要保證檔案管理系統(tǒng)能夠與知識管理體系進(jìn)行深入融合，需要保證招聘到的專業(yè)人才對知識管理有很深的了解，能夠根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況建設(shè)相應(yīng)的知識管理體系。

資深員工培訓(xùn)

對于從事檔案管理的資深員工來說，由于其對企業(yè)的發(fā)展情況和運(yùn)營理念有很深入的了解，所以需要讓這類員工人盡其才，向其導(dǎo)入相應(yīng)的知識管理理念，讓其能夠在檔案管理過程中充分應(yīng)用該理念來指導(dǎo)工作。

隱性知識轉(zhuǎn)化

企業(yè)員工和組織在工作中會產(chǎn)生和發(fā)現(xiàn)很多隱性知識，對這些知識進(jìn)行合理的應(yīng)用是知識管理的重要要求之一，隱性知識包括多種內(nèi)容，如靈感、經(jīng)驗(yàn)、見解等。對于企業(yè)檔案管理工作來說，需要讓工作人員在產(chǎn)生或發(fā)現(xiàn)隱性知識時(shí)及時(shí)記錄，使其成為顯性知識，由專業(yè)人員對這類知識進(jìn)行了解與研究，讓這類知識能夠促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的良好發(fā)展[3]。

加強(qiáng)硬軟件系統(tǒng)建設(shè)

通過上文可以發(fā)現(xiàn)，基于知識管理的硬軟件系統(tǒng)包括兩個(gè)方面，另外軟件方面也涉及兩個(gè)內(nèi)容，所以，對于檔案管理工作來說，這些軟硬件都需要被合理建設(shè)。對于硬件系統(tǒng)來說，企業(yè)需要保證各類檔案能夠被有效存儲到硬盤中。另外，由于要將隱性知識顯性化，需要向工作人員提供平板電腦以及筆記本，讓其能夠隨時(shí)記錄發(fā)現(xiàn)的各類隱性知識；對于軟件系統(tǒng)，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來建設(shè)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。另外，還可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)所涵蓋知識的深入發(fā)掘，從而發(fā)現(xiàn)檔案中存在的各類知識。集團(tuán)企業(yè)還可以建設(shè)專用的檔案管理平臺和數(shù)據(jù)分析平臺，以實(shí)現(xiàn)各類知識的高效發(fā)掘和分析，充分發(fā)揮檔案的用途，助力企業(yè)更好地發(fā)展。

轉(zhuǎn)變檔案管理思想

對于當(dāng)前大多數(shù)集團(tuán)企業(yè)來說，檔案管理還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理思維，這種思維顯然與知識管理體系下的檔案管理工作或知識管理工作的要求不符，所以企業(yè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想。需要轉(zhuǎn)變的思想如下。

檔案管理的重要性

要達(dá)成這一要求，工作人員需要能夠深入發(fā)掘檔案中攜帶的信息，并將這些信息提交到管理層，當(dāng)管理層發(fā)現(xiàn)檔案信息的重要性時(shí)，能夠讓其意識到檔案管理的重要性，從而加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度。

與企業(yè)內(nèi)涵的融合

企業(yè)的內(nèi)涵包括企業(yè)文化和企業(yè)運(yùn)營策略，當(dāng)檔案管理體系能夠與這兩方面有效地融合時(shí)，能夠主動修正檔案管理流程，并讓工作人員主動發(fā)掘各類隱性知識，提高檔案管理效率。

強(qiáng)化知識管理觀念

對于企業(yè)檔案管理工作來說，一個(gè)硬性要求是強(qiáng)化工作人員的知識管理觀念，從而讓其能夠在工作過程中主動應(yīng)用知識管理理念，提高整個(gè)集團(tuán)企業(yè)的檔案管理效率。企業(yè)可以采用以下措施達(dá)成目的。

建設(shè)綜合學(xué)習(xí)的平臺

在該平臺中，不但要包括知識管理的各項(xiàng)理論知識，也要含有具體的知識管理案例，讓工作人員能夠更好地進(jìn)行學(xué)習(xí)。

建設(shè)知識共享渠道

對于檔案管理工作來說，需要各流程中的工作人員能夠加強(qiáng)交流，提升檔案管理效率。所以，企業(yè)需要按照運(yùn)行情況來建設(shè)相應(yīng)的知識共享渠道，讓工作人員能夠分享各類知識。

結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國的集團(tuán)企業(yè)檔案管理中存在隨意性、精簡性等各類問題，這些問題會降低檔案管理效率和效果。要想在知識管理的背景下進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要提高工作人員素質(zhì)、強(qiáng)化知識管理、轉(zhuǎn)變檔案管理思想和加強(qiáng)硬軟件建設(shè)，最終讓檔案管理系統(tǒng)更好地運(yùn)行。

（作者單位：紫金礦業(yè)集團(tuán)股份有限公司）

【參考文獻(xiàn)】

[1]張淯. 知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌大學(xué)，2014.

[2]王麗慧. 論“企業(yè)檔案知識管理者”的角色意識與實(shí)現(xiàn)[D].湖北大學(xué)，2011.

[3]師迅東. 企業(yè)檔案信息化的評估標(biāo)準(zhǔn)研究[D].湘潭大學(xué)，2008.