張婷

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術在職業(yè)院校的財務工作中的應用，職業(yè)院校利用計算機軟件和相關設施來提升財務管理水平，但職業(yè)院校對財務檔案管理工作的重視程度不高，在財務檔案管理上存在問題。鑒于此，本文對職業(yè)院校財務檔案管理存在的問題進行分析，通過分析財務檔案管理中存在的問題，提出了規(guī)范職業(yè)院校財務檔案管理，提高財務經(jīng)濟管理水平的具體措施。此次研究的主要目的是為了更好地規(guī)范職院財務檔案管理，提高財務經(jīng)濟管理水平。

【關鍵詞】財務檔案 財務經(jīng)濟 檔案管理

一、前言

職業(yè)院校的財務管理檔案是指職業(yè)院校財務管理室在執(zhí)行財務監(jiān)督和財務調(diào)查任務時，收集、制作的各種文字、圖表等相關材料，主要包括：財務項目檔案、其他財務資料檔案、備查資料檔案等。從長遠的發(fā)展趨勢上看，職業(yè)院校的財務管理檔案的服務范圍不斷擴大，由單一型的財務收支狀況轉(zhuǎn)變?yōu)樾б尕攧铡⒔?jīng)濟責任財務、固定資產(chǎn)財務等多種財務，并延續(xù)了財務工作。

二、職業(yè)院校財務檔案管理存在的問題

（一）財務檔案管理制度不健全，管理方式守舊

在財務檔案的歸檔過程中，沒有專業(yè)的審計人員在審核財務之后轉(zhuǎn)交給檔案人員。由于檔案管理人員沒有系統(tǒng)學習過會計知識，對會計知識掌握不全面，不能及時發(fā)現(xiàn)財務管理檔案中存在的問題，無法保證財務管理質(zhì)量。并且，在職業(yè)院校財務檔案管理過程中存在紙質(zhì)檔案[1]。一些職業(yè)院校的財務檔案都是紙質(zhì)資料，用書寫的方式記錄財務數(shù)據(jù)，長時間下，財務數(shù)據(jù)的字跡容易模糊，使財務檔案在查詢過程中容易出現(xiàn)差錯，加大了財務檔案管理的風險。

（二）財務檔案管理技術落后，鑒定銷毀難度較高

在職業(yè)院校的財務檔案管理過程中，一些職業(yè)院校存在財務檔案管理技術落后的狀況。大多數(shù)財務檔案管理的方式都是紙質(zhì)檔案管理，沒有充分利用先進的計算機技術[2]。但大部分會計的電算化管理已較為成熟，在截取財務管理數(shù)據(jù)時，由于財務管理的紙質(zhì)檔案不夠全面，不利于財務經(jīng)濟管理水平的提高。財務檔案的鑒定銷毀難度較高，是財務檔案管理的重要環(huán)節(jié)，但在具體工作中存在沒有工作人員的現(xiàn)象，導致大量財務檔案沒有及時進行銷毀，加大了財務管理工作的工作量，使財務檔案鑒定銷毀工作不能順利實施，影響財務經(jīng)濟管理水平的提高

（三）財務檔案管理人員較少、素質(zhì)較低

職業(yè)院校財務管理方面存在缺少專業(yè)的財務檔案管理人員的現(xiàn)象，許多重要的財務資料都是由個人保管，沒有進行統(tǒng)一管理。長此以往，許多重要的財務檔案資料就會丟失。職業(yè)院校財務檔案管理人員的素質(zhì)較低[3]。在一些職業(yè)院校財務管理過程中，一部分財務管理工作人員沒有接收系統(tǒng)的財務檔案管理的培訓，缺乏財務檔案管理的專業(yè)知識，不能牢牢掌握財務檔案管理規(guī)則和管理范圍，使這些財務檔案管理人員在工作過程中容易出現(xiàn)裝訂不規(guī)范的現(xiàn)象。

三、規(guī)范職院財務檔案管理，提高財務經(jīng)濟管理水平

（一）健全職業(yè)院校財務檔案管理制度、重視會計電子檔案的管理

職業(yè)學校要規(guī)范財務檔案管理工作應該健全職業(yè)院校財務檔案管理制度。健全職業(yè)院校財務檔案管理制度首先應該健全財務檔案歸檔制度，應該標明歸檔范圍、保管具體的時間期限、整理檔案的方法和歸檔的具體要求；其次，職業(yè)院校應該建立財務檔案的安保制度，運用先進的技術手段保證財務檔案的安全，保證財務檔案不丟失[4]。職業(yè)院校也應該定期對財務檔案進行檢查，對財務管理工作進行總結(jié)，對做得好的財務工作人員進行獎勵，對做得不好的工作人員合理性批評。職業(yè)院校也應該注重會計電子檔案的管理，會計電算化的過程中，對財務管理的數(shù)據(jù)進行備份，這些數(shù)據(jù)的備份，有利于財務檔案管理工作的順利進行。在備份過程中應該將備份時間、備份人員及時進行記錄，分別存放在不同位置，避免因為意外事件造成財務檔案的丟失。

（二）改進財務管理方法、執(zhí)行檔案銷毀制度

職業(yè)院校提高經(jīng)濟管理水平，應該改進職業(yè)院校財務檔案管理的方法。隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡和辦公室自動化也逐漸被應用在職業(yè)院校的財務管理工作中。職業(yè)院校應該積極運用計算機在檔案管理方面高效進行搜集、整理、信息等優(yōu)勢作用。目前許多職業(yè)院校在財務檔案管理方面采用的是兩種管理方法：一種是電子管理，另一種是紙質(zhì)管理。隨著計算機技術的不斷成熟，電子管理檔案文件數(shù)目不斷增加，電子管理的方式有可能取代紙質(zhì)管理。職業(yè)院校也應該嚴格執(zhí)行檔案銷毀制度[5]。財務檔案管理工作中，工作人員除了保留中必要的原始數(shù)據(jù)和未完成的財務檔案財務。檔案管理人員應該對保存的檔案資料進行單獨裝訂，需要銷毀的檔案應及時上報管理領導，領導進行審核簽字后及時對其他財務檔案進行銷毀，在銷毀過程中，財務檔案管理工作人員應該按照相關的法律法規(guī)進行銷毀。

（三）提高職業(yè)院校財務檔案管理人員的工作技能和素質(zhì)

職業(yè)院校規(guī)范財務檔案管理工作，應該提高職業(yè)院校財務檔案管理人員的工作技能和素質(zhì)。財務檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，做好財務檔案管理工作首先應該提高財務專業(yè)技能，要求財務檔案管理工作人員對財務知識有一定的了解，對于財務檔案管理人員，職業(yè)學校應該展開專業(yè)的財務知識和技能培訓活動，使財務檔案管理工作人員及時了解財務檔案管理知識和技能，財務檔案管理人員應該學會用計算機進行檔案管理，符合財務檔案管理發(fā)展的需要。財務檔案管理人員一方面要參加職業(yè)院校的培訓課程，也可以自主學習相關的財務檔案管理知識。

四、結(jié)語

在此次研究中，主要分析了職業(yè)院校財務檔案管理存在的問題，主要包括財務檔案管理制度不健全、管理方式守舊，財務檔案管理技術落后、鑒定銷毀難度較高，財務檔案管理人員較少、素質(zhì)較低，提出了健全職業(yè)院校財務檔案管理制度、重視會計電子檔案的管理，改進財務管理方法、執(zhí)行檔案銷毀制度，提高職業(yè)院校財務檔案管理人員的工作技能和素質(zhì)等具體規(guī)范職院財務檔案管理，提高財務經(jīng)濟管理水平的方法，這對職院提高財務經(jīng)濟管理水平有重要的指引作用，望此次研究對職院財務檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

參考文獻

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