柳秋紅

摘要：本文分析了M茶業(yè)公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)存在的問題，并針對控制活動(dòng)運(yùn)行中存在的問題提出相應(yīng)的政策建議。

關(guān)鍵詞：采購與付款；內(nèi)部控制；控制活動(dòng)

一、M茶業(yè)公司采購與付款內(nèi)部控制活動(dòng)概況

M茶業(yè)公司采購與付款在其內(nèi)部實(shí)施過程中，操作流程顯得特別簡單而且比較粗糙，其操作方式是比較典型的家庭作坊的操作方式。董事長會(huì)指派各個(gè)采購市場的采購員，為各個(gè)地點(diǎn)的采購員配一名現(xiàn)金保管員，由于財(cái)務(wù)人員的數(shù)量有限，通?，F(xiàn)金保管員都是由董事長較為信賴的人擔(dān)任，除此之外，還會(huì)有相應(yīng)的貨運(yùn)司機(jī)，同時(shí)兼顧對已購茶青的看管。在組合好每一個(gè)采購團(tuán)隊(duì)之后，公司就會(huì)將其指派到特定的茶青交易市場或特定的茶青供應(yīng)商進(jìn)行交易事項(xiàng)。而在每天的交易中可能會(huì)發(fā)生的交易金額，都會(huì)設(shè)定一定的預(yù)算資金，都是由總公司的出納在每天交易前與各個(gè)采購團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)金保管員按照公司相應(yīng)的規(guī)章制度來進(jìn)行交接，如果出現(xiàn)交易資金不夠的情況，會(huì)由總公司派專人將現(xiàn)金送往交易地點(diǎn)，對于每天的結(jié)余，會(huì)在每天的茶業(yè)市場關(guān)閉之后進(jìn)行對賬，確保每筆資金都用到了實(shí)處，也保證了資金的安全。

二、M茶業(yè)公司采購與付款內(nèi)部控制活動(dòng)存在的問題

1.請購與審批方面

按照現(xiàn)代企業(yè)的管理模式，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核、歸類匯總并提出采購申請，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，交采購部門辦理采購手續(xù)。但是對于茶青的采購，都是跟隨著茶葉的成熟時(shí)期，季節(jié)分界明顯，主要集中在3月到5月，每到這個(gè)時(shí)候，公司都會(huì)提前準(zhǔn)備好巨大的資金量，以保證收購的順利進(jìn)行，除了與合作茶農(nóng)的收購是直接進(jìn)行以外，公司都會(huì)在茶青交易市場大量收購別的茶農(nóng)的茶，以保證對二線市場的交易份額，因此在請購與審批方面，M茶業(yè)公司還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有做到位，顯得并不規(guī)范。

2.采購過程方面

為了保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行，必須對采購過程進(jìn)行嚴(yán)密控制，采購過程的控制制度的建立，屬于起點(diǎn)。但M茶業(yè)公司在進(jìn)行采購過程的控制過程中，并未建立一套完善的采購過程制度，基本上只有一些口頭的話語和約定俗成的規(guī)定。在對茶青和茶農(nóng)的選擇時(shí)，除了核心生態(tài)茶園園區(qū)的茶農(nóng)與之簽訂了生產(chǎn)協(xié)議、采購協(xié)議以外，與其他茶農(nóng)并沒有任何協(xié)議來保證采購的安全，只能在事后通過質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)的檢測結(jié)果，來對質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的茶青供應(yīng)者進(jìn)行追究責(zé)任。而這一切，一旦在某一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生意外，則會(huì)影響公司原有的計(jì)劃，甚至使公司蒙受一些不必要的損失。

3.驗(yàn)收制度方面

為確保公司的正常生產(chǎn)，企業(yè)應(yīng)該保證所采購茶青符合生產(chǎn)需求，對此，企業(yè)當(dāng)建立嚴(yán)格、可行的采購驗(yàn)收制度。但M茶業(yè)公司只有對核心生態(tài)茶園的茶青和茶農(nóng)才有一套嚴(yán)格的茶青采購的驗(yàn)收制度，確定了檢驗(yàn)方式和標(biāo)準(zhǔn)，以保證采購的茶青符合公司加工生產(chǎn)經(jīng)營需要。在核心生態(tài)茶園以外的其他茶區(qū)，公司的掌控力度偏弱，甚至是無法在采購前對茶葉市場的散戶進(jìn)行控制，除了部分的合作茶農(nóng)以外，都只能事前記錄，事后追責(zé)，會(huì)額外地增加公司的成本，影響公司利益。

4.付款管理制度方面

為確保公司的資金安全了，整個(gè)公司內(nèi)部應(yīng)建立一套完善的、科學(xué)的付款管理制度。但在實(shí)際過程中，M茶業(yè)公司采購茶青的付款環(huán)節(jié)，作為茶葉交易市場中的散戶，在其進(jìn)行交易過程時(shí)，大部分的茶農(nóng)都是隨行就市，而不是選擇固定的收購商。在價(jià)格一致的情況下，大部分散戶茶農(nóng)都會(huì)選擇到交易量少的采購商那里進(jìn)行交易。使得公司為了能夠增大采購量，除了多增設(shè)采購點(diǎn)以外，只能讓采購人員減少交易步驟，以最快的方式進(jìn)行采購、付款兩個(gè)程序。這種情況的出現(xiàn)，就會(huì)使得在對付款環(huán)節(jié)實(shí)施相互監(jiān)督和牽制時(shí)有一定的困難，對于防范舞弊行為的難度也增加了。

三、改進(jìn)M茶業(yè)公司采購與付款控制活動(dòng)的建議

1.強(qiáng)化采購計(jì)劃的管理，強(qiáng)化采購價(jià)格控制管理

M茶業(yè)公司編制茶青采購計(jì)劃時(shí)需要對當(dāng)?shù)刂苓叚h(huán)境和天氣季節(jié)進(jìn)行綜合考慮，還要清楚的了解茶青庫存以及使用情況，對最后的采購計(jì)劃進(jìn)行確認(rèn)。公司在進(jìn)行茶青的收購工作時(shí)，一定要嚴(yán)格關(guān)注市場價(jià)格，避免與其他公司進(jìn)行價(jià)格戰(zhàn)或者陷入價(jià)格陷阱。如果發(fā)現(xiàn)收購價(jià)格異常，應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，找出原因，相關(guān)部門做好相應(yīng)的措施來應(yīng)對。

2.加強(qiáng)茶青的質(zhì)量控制，加強(qiáng)驗(yàn)收控制

公司就必須加強(qiáng)對茶青的質(zhì)量控制，參與茶青的成長環(huán)境與茶農(nóng)的工作環(huán)境，與茶農(nóng)形成良好的關(guān)系，及時(shí)了解茶青的情況。M茶業(yè)公司需分兩個(gè)階段進(jìn)行驗(yàn)收，第一次是在收購時(shí)由采購人員憑借自身的專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗(yàn)來驗(yàn)收，第二次是由公司將茶青的樣品送往質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)出具質(zhì)量檢測報(bào)告，只有當(dāng)檢測合格采購部門負(fù)責(zé)人簽字后才能辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。

3.完善購銷協(xié)議管理，加強(qiáng)采購協(xié)議簽訂與跟蹤控制

由于M茶業(yè)公司和自己生態(tài)園區(qū)的茶農(nóng)都已達(dá)成協(xié)議，那么這里就不做補(bǔ)充。現(xiàn)在主要面對的是市場散戶以及同行業(yè)的茶青供應(yīng)商，公司在進(jìn)行交易的時(shí)候，應(yīng)與散戶及其他供應(yīng)商簽訂購銷結(jié)算協(xié)議。采購協(xié)議由公司統(tǒng)一編制，一式三份。對于協(xié)議的履行情況，公司應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督與追蹤管理，確保采購行為得以圓滿完成。

4.建立輪崗制度，建立績效考評體系

M茶業(yè)公司要對采購與付款部門的員工建立輪崗制度，杜絕舞弊現(xiàn)象，促進(jìn)采購人員提升綜合素養(yǎng)。為此，公司在該部門可以要求采購人員進(jìn)行內(nèi)部的輪崗制度，將負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的采購人員相互調(diào)換，這能加強(qiáng)對采購人員的行為進(jìn)行監(jiān)督與控制，防止員舞弊行為的發(fā)生。M茶業(yè)公司應(yīng)該對采購部門的各個(gè)采購小組進(jìn)行績效考評，通過對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、成本、效率等因素的考慮，對其進(jìn)行評分。將員工的薪酬與績效聯(lián)系在一起，激發(fā)員工的工作熱情和積極性。

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