陳理

【摘 要】本文結合LNG接收站建設項目的采購實踐，對采辦目標和功能做出定位，并相應對運營期的采辦提出執(zhí)行管理設想，以供參考。

【關鍵詞】采辦定位；采辦管理

一、采辦工作的定位

凡是工作，皆需定位，方可有的放矢。一千個人心中有一千個哈姆雷特，有人會覺得合同采辦就如超市，可以隨要隨??；有人會覺得合同采辦如一個巨大的庫房，應該提前備所有所需……百度對采辦的解釋為“在項目采購管理中采辦的內容包括：接受采購申請、確定供應商、編制詢價文件、詢價、報價評審、定標、簽訂采購合同或訂單等內容”。

結合自身的工作經歷和相關對合同采辦的官方解釋，我對合同采辦從三方面定位：

1.目的：重在執(zhí)行，支持建設和生產

首先對合同采辦要有目標定位，明確角色職責。合同采辦是為了項目的建設或者公司的生產而服務，為滿足需求而開展采辦，有明確的目標性，一切脫離項目建設和公司生產的采辦都是不實之功。

2.準則：合法依規(guī)

確立了目標之后，要了解規(guī)則，即是對合同采辦的執(zhí)行準則定位：國家、地方、行業(yè)、單位對合同采辦都有相應的法律法規(guī)制度的約束。合同采辦有著固定的程序，每一步工作的開展和方式的選擇都有明確的紅線標準。合法依規(guī)的采辦才是有效可受保護的，違規(guī)的工作將有可能導致采辦無效，甚至導致法律責任。

3.價值：經濟按質

按照法律法規(guī)并以滿足項目建設和正常生產為目標而開展的采辦工作只能說是合規(guī)的采辦。合同采辦的價值定位就在于滿足采辦標的和采辦工作質量要求的前提下體現(xiàn)經濟性。這也是采辦方式雖然多樣，但是每種方式都有適用范圍的原因。在推行市場競爭，追求降低采購成本的同時，還要注意平等競爭，正視采辦需求的特殊要求，謹慎選擇采辦方式。

二、采辦工作的問題和難點

合同采辦工作是被動的程序工作，根據(jù)需方的要求和供方的反應在規(guī)定的程序下開展。采辦開始的時間從接到采辦需求起算，至合同簽訂止，需方的要求和供貨的合理時間是剛性不可調的，可以調整的唯有采辦策略和實施方式。

合同采辦是一個矛盾集中體，采辦的過程就是持續(xù)解決矛盾的過程，主要包括：經濟和質量的矛盾，需求時間要求和供貨矛盾，需方和供方各自的利益博弈，采辦程序和實際情況（市場情況、執(zhí)行情況）的矛盾等等。

合同采辦一直都是審計關注的重點，每個節(jié)點都存在管理風險，風險控制不到位的話就可能導致?lián)p失，包括經濟上、時間上、質量上等等。

這些都是影響采辦成效的存在問題。

三、采辦工作的管理思路和提升設想

所有工作都是由機構、崗位、具體到人這些單位來完成；所謂管理，就是把整項工作按一定的邏輯和條理細分到執(zhí)行單位，再按照設定的程序開展。

以下幾個方面加以改善，可提高采辦成效：

1.標準化推行

（1）標準化文本

各部委、行業(yè)、招標代理的專業(yè)采辦文件在不斷更新；經過建設階段、生產階段的實踐檢驗，采辦模板的不足和紕漏逐步顯露；生產維保期的采辦標的種類繁多，采辦需求數(shù)量相對大金額相對小，合同模式多樣等。特別是生產期的采辦需求大種類多，人員經驗不一的情況下，建立標準化文本庫，結合實際修訂，分類采用，是避免風險又提高效率的必要做法。

（2）標準化工序

采辦流程大同小異，實際執(zhí)行又各有千秋。要回避操作風險，就可以將每個流程的操作點細化，將工序標準化，動作標準化。

（3）標準化時間

首先，合規(guī)保質的采辦工作是有合理的時間要求，不能隨意地縮短或跳過一些節(jié)點；其次被動的采辦工作也是可以發(fā)揮主動性的，將采辦工作按權限、潛在投標人的資格審查情況、采辦方式等方面細化分類，將可控的工作設立標準化時間，在一定程度上對采辦效率實行量化控制。

2.采辦效率的提高

（1）對現(xiàn)有流程進行梳理。盡量在保證合規(guī)的前提下，按照識別的風險簡化報批，存在雙重報批情況的合并處理。

（2）加強計劃性。在確定采辦需求之后，根據(jù)采辦標的、需求時間、對類似工作進行合并，按照需求時間、采辦標準化時間倒排計劃，從立項、發(fā)標、收標等節(jié)點做時間要求，及時跟蹤和調整。

（3）投標人和合同模式的選擇。根據(jù)運營期采辦的標的和需求特點拓新思路，以年度采辦需求為目標開發(fā)潛在供應商庫，對可招標項目分類分項確定短名單庫，相同或相似類型招標項目潛在投標人從名單中選取。

為進一步發(fā)揮各需求單位的主觀能動性，調動采辦積極性，建議對生產期采辦采取分類管理，并盡可能地運用年度協(xié)議或框架協(xié)議以滿足生產期常規(guī)物料和服務的補給和應急。例如，可窗口辦理的檢驗檢測計量采辦由需求部門自行完成工作；對于散料采辦，形成框架協(xié)議推薦短名單，獲批后，與其簽訂合作框架協(xié)議，約定供貨范圍、結算形式，每次需求以訂單方式解決。

3.團隊建設

（1）以人為本。工作需要人來實現(xiàn)，對合同采辦的管理就是對實施合同采辦的人的管理。合同采辦之所以全過程存在風險，是因為全過程都涉及利益關系，因此，采辦人員的職業(yè)操守培訓和培養(yǎng)是團隊建設的根本。

（2）建立大采辦觀的概念。有一種觀念是“我不管采辦方式，不管供應商資質，只管提出需求，采辦的結果滿足要求即可“，殊不知，合同采辦工作是一個整體，不能簡單分割，只是分工和責任不同，需求的完整性、合理性對后續(xù)的采辦方式、采辦周期、采辦成本有直接影響。

（3）責任心和工作熱忱的培養(yǎng)。合同采辦是默默無聞又煩瑣無比的工作，不能制造出有型的成果，反而是終日埋頭于細節(jié)中斤斤計較，只有對工作有熱忱的人才能耐得住無聞堅持下去。采辦工作涉及利益，又有準則的約束，一進一退全在一念間，只有講原則，對工作對公司有很強責任心的人才能勝任。

（4）工作技能的培養(yǎng)。外行人看采辦，覺得采辦是程序性的文字工作，其實不然。協(xié)調能力、邏輯思維、專業(yè)知識、談判技巧、縝密心思，缺一不可。endprint