于衛(wèi)衛(wèi) 王國永

摘要：高校根據(jù)日常運行情況，采購設(shè)施設(shè)備家具。近年來學(xué)校采購的資產(chǎn)在種類、數(shù)量、形態(tài)上都發(fā)生了巨大的變化，可以通過信息化系統(tǒng)規(guī)范學(xué)校采購行為，提高采購資金的使用效益，維護學(xué)校利益，基于對高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)的了解探究，并在此基礎(chǔ)上闡述其實現(xiàn)過程與應(yīng)用意義。

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù);管理信息系統(tǒng);設(shè)計

0 引言

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，國家對高等教育投入的力度不斷加大，各地高校在物資采購方面的投入也日益增長，采購任務(wù)急劇增加，傳統(tǒng)的高校物資采購模式已不能適應(yīng)當前我國高等教育事業(yè)內(nèi)涵發(fā)展的需要，探索高校物資采購信息化，以便更好地為高校教學(xué)、科研服務(wù)，已成為當前高校物資采購部門所面臨的一項重要且緊迫的實踐性課題。本文以此為背景，通過分析當前物資采購存在的問題，探討高校物資采購信息化建設(shè)的必要性，探索物資采購信息化建設(shè)的思路，旨在為當前高校物資采購信息化的實踐提供參考。

1 當前物資采購中存在的問題

1.1 管理制度有待完善，制度執(zhí)行有待加強

目前，一些學(xué)校在物資采購方面沒有構(gòu)建完善的物資采購管理制度體系，沒有形成規(guī)范高效、監(jiān)督有力的內(nèi)控體系，沒有制定“分類實施”的采購工作全流程規(guī)范;有些學(xué)校有相關(guān)的院物資采購管理辦法，制度涵蓋內(nèi)容很多、很全面、指導(dǎo)性較強，但實際執(zhí)行中尚需細化，需制定相關(guān)配套制度。

1.2 高成本

傳統(tǒng)物資采購模式的高成本主要體現(xiàn)在兩方面：一是在申購人的采購申報、技術(shù)參數(shù)的確定、標書制作、查詢發(fā)布，招標投標評標以及合同的洽談簽約結(jié)算等各個環(huán)節(jié)，高校物資采購部門要與校內(nèi)外不同的部門和單位（如校內(nèi)申購人、招標代理公司等）進行多輪次的協(xié)商溝通，耗費了大量的時間成本和人力成本;二是傳統(tǒng)物資采購模式下，高校物資采購部門難以對年度采購信息進行精確的統(tǒng)計與分析，很難掌握最新的產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息和市場行情，使后期物資采購計劃的制訂及采購預(yù)算的分配等無科學(xué)依據(jù)可依，領(lǐng)導(dǎo)決策費時費力。

1.3 管理層級程序增多，采購程序周期偏長

根據(jù)調(diào)查研究，一般高?，F(xiàn)行的采購程序是由使用部門提出請購申請，本單位負責人簽字～資產(chǎn)處簽字～分管院領(lǐng)導(dǎo)審批～分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批～大宗物資報集團公司領(lǐng)導(dǎo)審批，然后交給資產(chǎn)處，資產(chǎn)處進行市場調(diào)查或組織論證、招標等一系列程序后才能確定中標供應(yīng)商。繁冗的程序與環(huán)節(jié)導(dǎo)致學(xué)校物資采購的不及時，也一定程度上影響了物資采購的效率，最終影響教育經(jīng)費的使用效益。

2 高校物資采購信息化建設(shè)

2.1 申購系統(tǒng)設(shè)計

在高校的日常需求中，特別是科研型高校，設(shè)施設(shè)備、辦公和實驗室家具的需求都會有，因此需要能保證所有設(shè)施設(shè)備家具都應(yīng)用該系統(tǒng)進行申購。在具體的設(shè)計過程中，設(shè)計內(nèi)容包括整體界面和具體程序編寫兩方面，對于界面來說，在設(shè)計過程中需要保證界面的簡潔性，但是需要能夠讓申報人填寫相關(guān)信息，所以在設(shè)計過程中，將整個界面分為兩個部分，其一為日常辦公用品，通常情況下這些設(shè)備體積較小，并且費用較低，但是會對辦公效率產(chǎn)生重大影響，對于高校的財務(wù)系統(tǒng)來說，需要優(yōu)先對這些設(shè)備進行審核。該部分界面中包括4個文本框，內(nèi)容分別為申報內(nèi)容、申報原因、申報單位和申報人員，當申報人員填寫相關(guān)信息并提交后，有財務(wù)人員進行審批。對于辦公家具以及實驗設(shè)備等大型設(shè)備，優(yōu)先級可適當降低，但是要求申報原因方面需要進行細致填寫。在程序的設(shè)計過程中，最簡單的方式為應(yīng)用VB程序進行編寫，通過局域網(wǎng)進行信息傳遞。

2.2 信息化平臺主要功能模塊

信息化平臺包含項目計劃申報管理、信息發(fā)布管理、專家?guī)旃芾?、供?yīng)商管理、采購評審管理、統(tǒng)計查詢分析等主要功能模塊，基本涵蓋當前高校物資采購業(yè)務(wù)從項目申報到采購評審的主要業(yè)務(wù)流程。

采購項目的計劃申報管理對申購計劃已獲批準、經(jīng)費已落實、承辦部門或承辦人員已明確、按規(guī)定向政府部門或相關(guān)校內(nèi)職能部門履行審批審核及備案手續(xù)的采購項目才能按計劃進行采購。專家?guī)旃芾韺崿F(xiàn)對專家信息在線注冊、審核、維護，包括新增、修改、刪除等，并可根據(jù)相應(yīng)物資采購類別，自動篩選符合條件的專家。供應(yīng)商管理模塊可實現(xiàn)供應(yīng)商的在線注冊、準入審批，供應(yīng)商信息和黑名單查詢等功能。學(xué)校通過供應(yīng)商管理模塊，可了解到供應(yīng)商的基本信息、財務(wù)信息和資質(zhì)信息，以及供應(yīng)商的供貨（履約）能力、交易記錄等。

2.3 實現(xiàn)對各類設(shè)備信息的有效記錄

在高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)的運行過程中，為了降低采購員的重復(fù)工作量，可以在設(shè)備審批過程中按照設(shè)備的運行時間確定設(shè)備采購的必要性，這就要求在系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，需要能夠記錄各類設(shè)備的應(yīng)用時間。要達成這一要求，設(shè)備采購部門在采購了設(shè)備后，可應(yīng)用掃描儀、計算機終端進行設(shè)備信息錄入，由信息化系統(tǒng)進行信息記錄。從中可以看出，在信息化系統(tǒng)的建設(shè)中，需要對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫進行合理設(shè)計，原因在于數(shù)據(jù)庫需要能夠有效存儲兩種信息：（1）為采購過程中產(chǎn)生的電子單據(jù);（2）為各類設(shè)備的基本信息，在該系統(tǒng)的應(yīng)用中，財務(wù)管理部門能夠從數(shù)據(jù)庫中調(diào)用各類信息，以對設(shè)備采購的必要性進行探究。

3 結(jié)束語

綜上，物資采購信息化建設(shè)不僅可精簡傳統(tǒng)采購模式下冗雜的采購程序、優(yōu)化和完善采購流程、提高采購效率、降低采購成本，同時保障物資采購流程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)可回溯、可倒查，為學(xué)校采購監(jiān)督部門實施事前、事中和事后監(jiān)督提供了便利，也為物資采購監(jiān)督的精準化提供了科學(xué)依據(jù)，從而確保物資采購各關(guān)鍵環(huán)節(jié)黨風廉政風險防控責任的落實，在當下“全面從嚴治黨”的時代背景下具有十分重要的現(xiàn)實意義。期望本文能為當前高校物資采購信息化的實踐提供參考。