廖駿杰

摘 要 隨著計算機(jī)技術(shù)的普及和推廣，在辦公中的使用范圍也在擴(kuò)大，辦公自動化逐漸在全面使用，對于日常辦公效率的提升具有非常重要的意義，因此在進(jìn)行計算機(jī)使用過程中需要對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行更加規(guī)范化的操作，掌握更加科學(xué)的對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，提升計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍，保證自動化技術(shù)在計算機(jī)方面的全面使用。本文主要針對辦公自動化中計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行研究，使得自動化技術(shù)可以得到更加全面的推廣和使用，為計算機(jī)技術(shù)的推廣提供更加全面的管理。

關(guān)鍵詞 辦公自動化；計算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用研究

中圖分類號 TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）199-0159-02

計算機(jī)技術(shù)的使用和推廣使得辦公得到更加快捷的提升，為人們的工作提供了更加便捷的條件，使得辦公效率得到全面的提升，但是在辦公方式轉(zhuǎn)變的過程中，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在進(jìn)行推廣的過程中，一些企業(yè)和個人對自動化的認(rèn)識存在不足，并且計算機(jī)維修人員在技術(shù)使用過程中無法掌握更加全面的技術(shù)和知識，造成計算機(jī)的優(yōu)越性無法實現(xiàn)，因此需要在使用中對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行更加全面的使用，掌握更加科學(xué)的方法，實現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的全面推廣和使用。

1 計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用優(yōu)勢

計算機(jī)技術(shù)強(qiáng)大的處理功能可以為辦公提供更加便捷的方式，簡化整個的辦公過程，提升辦公整體質(zhì)量，因此在計算機(jī)技術(shù)的使用對于辦公自動化來講具有較為明顯的優(yōu)勢，具體表現(xiàn)在以下方面。

1.1 加強(qiáng)內(nèi)部交流與合作

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中進(jìn)行使用，可以通過計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)相互之間的交流與合作，使得相互之間的聯(lián)系得到提升，企業(yè)人員可以通過辦公自動化進(jìn)行相互之間的管理，將辦公業(yè)務(wù)與人員之間的交流進(jìn)行密切的聯(lián)系，在辦公的同時加強(qiáng)相互之間的交流與溝通能力，使得企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的交流與溝通更加的和協(xié)調(diào)，相互之間的交流與溝通也更加的密切，避免了因為信息交流不到位造成的信息交流與溝通的不順暢，進(jìn)而更好的保證企業(yè)在內(nèi)部管理中的和諧，實現(xiàn)管理的整體進(jìn)步。

1.2 節(jié)約辦公成本

企業(yè)在進(jìn)行辦公成本的控制中，使用無紙化辦公可以節(jié)省紙張等辦公耗材的消耗，不需要將各個事項通過紙質(zhì)方式進(jìn)行留存，企業(yè)各個審批流程也可以直接的通過自動化系統(tǒng)盡心實現(xiàn)，這樣的方式可以將辦公中的打印機(jī)費(fèi)用、電話費(fèi)用等進(jìn)行減少，使得企業(yè)在發(fā)展中的費(fèi)用問題得到一定的解決，提升設(shè)備的使用時間，促進(jìn)辦公各項消耗的減少，為企業(yè)的成本節(jié)約提供可能。

1.3 提升辦公效率

企業(yè)的辦公效率是進(jìn)行企業(yè)管理的重要方面，在很大的程度上為企業(yè)的發(fā)展提供更加全面的管理方法，保證企業(yè)在管理中的辦公效率得到顯著的提升。以往的辦公過程中，因為辦公信息之間的交流主要是通過紙質(zhì)文件和電話進(jìn)行交流與溝通，這個過程中容易出現(xiàn)信息的延誤，信息時代的帶來這種管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，而采用計算機(jī)管理方式，可以改善信息交流方式較為落后的情況，實用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)相互之間的信息交流速度，進(jìn)而實現(xiàn)辦公效率的顯著提升。

2 辦公自動化管理中計算機(jī)技術(shù)的主要組成要素與功能分析

計算機(jī)技術(shù)使用到辦公自動化的管理中，實現(xiàn)了辦公各個方面的進(jìn)步，并且計算機(jī)的各個模塊的使用可以整體的提升管理質(zhì)量，需要全面的進(jìn)行分析和整理，需要從自動化構(gòu)成要素和構(gòu)成方式方面進(jìn)行整體的分析。

辦公自動化構(gòu)成要素需要從以下方面著手，首先是辦公人員，對于計算機(jī)基本要素的構(gòu)成，也是進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)操作的關(guān)鍵性組成部分，辦公人員在這個系統(tǒng)中是進(jìn)行實踐的環(huán)節(jié)，可以實現(xiàn)對辦公系統(tǒng)中各個環(huán)節(jié)的操作，各個人員在不同的辦公部門擔(dān)任的席位是不同的，具有執(zhí)行、決策和分析職能，是實現(xiàn)計算機(jī)從指令到技術(shù)操作的必要步驟，可以更好的將計算機(jī)中的各項功能進(jìn)行實踐。其次，辦公自動化中計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用還包括計算機(jī)運(yùn)行環(huán)境，計算機(jī)技術(shù)的使用需要在相應(yīng)的環(huán)境下進(jìn)行操作，需要在一定的網(wǎng)絡(luò)條件下進(jìn)行工作，因此網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境是保證辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行中計算機(jī)技術(shù)整體發(fā)展的保證，也是實現(xiàn)相互之間協(xié)助的基礎(chǔ)，對整個系統(tǒng)的整體管理起到非常重要的作用。最后，實踐是整個辦公自動化系統(tǒng)中的重要組成部分，對于實踐的管理事進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)工作的主要方式，主要是通過事件將整體的管理進(jìn)行檢驗，繼而實現(xiàn)整體管理的科學(xué)化，制定更加適宜的辦公化系統(tǒng)，為整體的發(fā)展提供更加科學(xué)的管理環(huán)境。

3 計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的具體應(yīng)用

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用是非常多樣化的，需要結(jié)合具體的問題進(jìn)行更加全面的分析，具體包括以下方面。

3.1 快捷的文字處理能力

計算機(jī)技術(shù)在進(jìn)行辦公過程中對于文字的處理能力是非常強(qiáng)的，以往的辦公文字的傳輸主要是依靠紙質(zhì)的問題，通過手寫的方法對問題進(jìn)行處理和整合，這樣的方式效率較慢，因此通過計算機(jī)技術(shù)，將文字從具體進(jìn)行虛擬化的處理，通過便捷的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，將文字進(jìn)行整體的輸出。文字的處理是辦公自動化系統(tǒng)中非?；A(chǔ)的工作，也是重要的途徑，作為整個自動化系統(tǒng)的根基，實現(xiàn)了工作的全面進(jìn)步，例如在進(jìn)行辦公中使用較為廣泛的Word文檔編輯，就是通過便捷化的計算機(jī)處理系統(tǒng)，對文字進(jìn)行整理，使得文字在傳輸過程中可以更加的協(xié)調(diào)，進(jìn)而實現(xiàn)整體管理技術(shù)的創(chuàng)新，實現(xiàn)文字的便攜化操作，促進(jìn)文字處理能力在辦公中的提升。

3.2 提升數(shù)據(jù)處理能力

在日常辦公中牽涉到非常多的數(shù)據(jù)處理問題，因此對于數(shù)據(jù)的處理也是辦公自動化中通過計算機(jī)進(jìn)行工作的主要方式，對于數(shù)據(jù)的處理，主要是通過辦公軟件中的各項基礎(chǔ)功能實現(xiàn)的，例如，在Office中使用的Excel，可以對大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更加全面的整理和分析，將大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，借助軟件強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整理技術(shù)，對辦公中一些數(shù)據(jù)的計算、排序等進(jìn)行計算，并且將得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯輸出，減少人工在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理中的一些困難，實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理能力的全面提升。例如在使用Excel表格的過程中，需要對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時，可以先將需要計算的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入，在輸入結(jié)束會之后，Excel表格提供了大量的數(shù)據(jù)處理功能，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行加減乘除計算，結(jié)合實際情況輸入公式即可。endprint

3.3 多媒體技術(shù)

多媒體技術(shù)主要是通過PPT等技術(shù)軟件實現(xiàn)的，現(xiàn)代化的辦公方式需要通過圖片與文字的結(jié)合對一些辦公過程進(jìn)行處理，這樣就需要借助計算機(jī)的多媒體技術(shù)，將圖片、視頻、語音等各種信息進(jìn)行全面的整合，實現(xiàn)辦公技術(shù)的整體提升。多媒體主要是借助計算機(jī)技術(shù)將一些語音信息、視頻信息、圖片信息和文字信息進(jìn)行全面的整合，并且可以通過編輯的形式將各種形式的文字、圖片、視頻進(jìn)行組織，實現(xiàn)人機(jī)之間的相互交互，進(jìn)而實現(xiàn)多媒體技術(shù)的整體創(chuàng)新，使得多媒體技術(shù)可以更好的得到使用，為辦公提供更加便捷的工作方式。

3.4 提升部門間的交流速度

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及使得我國各個部門之間的交流與聯(lián)系得到進(jìn)一步的加強(qiáng)，主要體現(xiàn)在兩個方面，首先是實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)的網(wǎng)上交流與溝通，通過相互之間的交流加強(qiáng)各個部門之間的交流與溝通速度，進(jìn)而實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f，這個過程中主要是使用計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)，一般企業(yè)而言都存在自身的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，工作過程中可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相互之間的工作聯(lián)系，對工作信息進(jìn)行及時的交流。而外部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)則是通過一些郵件的形式，將一些工作中的信息進(jìn)行傳遞，實現(xiàn)信息之間的相互交流與溝通，在工作區(qū)域之外實現(xiàn)信息的管理和控制。其次，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，使得一些視頻會議和電話會議得到更加全面的普及和推廣，這樣可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行距離較遠(yuǎn)得會議，縮小因為距離造成的企業(yè)的發(fā)展局限，提升企業(yè)在會議中因為人員無法到場造成的信息傳遞不流暢，使得全球化的電話會議得以發(fā)展，在工作方面企業(yè)的應(yīng)對能力更強(qiáng)。

4 結(jié)論

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各個單位中的辦公事務(wù)也隨之增加，需要處理的信息也越來越多、越來越復(fù)雜，為提高工作效率和工作的準(zhǔn)確性，計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中被廣泛應(yīng)用，并且取得較好的效果，值的推廣。

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