魯新明+黃宇飛

摘 要：高校人事檔案是高校人事服務(wù)與管理的核心內(nèi)容，它關(guān)系到教師的考核、職稱晉升、獎懲情況等，甚至?xí)绊懙礁刹康穆殑?wù)晉升。本文結(jié)合當下高校人事檔案管理具體模式，以及必要性，對現(xiàn)在高校人事檔案管理存在的問題進行分析，找到其中存在的不足之處。然后根據(jù)這些問題提出針對性的解決方式，期望通過這些措施實行，可以給我國高校人事檔案管理提供一些理論參考，以便更進一步管理高校人事檔案。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；整理；利用

目前，隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展，人們對于高校人事檔案管理工作要求也越來越高，期望高校能夠根據(jù)當下社會發(fā)展情況，采取相應(yīng)的措施進行管理工作良好進行。但是在實際中，由于一個客觀因素存在，現(xiàn)在很多高校人事檔案管理存在如檔案管理制度不健全、整理不規(guī)范、歸檔不及時和管理人員技術(shù)水平問題有限等諸多問題，給高校實際人事檔案管理帶來了很大的限制。因此，為了實現(xiàn)高校人力資源良好管理，加強人事檔案管理是非常重要的。高校相關(guān)人員應(yīng)該重視這方面的問題，加大資源投入，促進高校人事檔案管理工作正常進行。

一、高校人事檔案整理與利用概述

（一）高校人事檔案整理與利用模式

目前在高校中，對于人事檔案管理普遍采用集中管理的模式，集中管理模式主要是指檔案信息由一個部門進行專門的管理，即檔案館（檔案室）或者人事部門。在平時工作中，采用這種方式進行管理可以提高檔案信息聯(lián)系程度，實現(xiàn)專門化管理，避免管理混亂現(xiàn)象發(fā)生。也有部分學(xué)校采用分散管理模式進行管理，分散管理模式一般是指人事檔案是由學(xué)校多個部門進行共同管理的。相對集中管理模式，這種模式雖然有責(zé)條塊清晰，各部門平衡發(fā)展的優(yōu)勢，但也存在著一定的不足，比如容易出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明確現(xiàn)象，從而給實際管理工作帶來很大的阻礙。因此，對于這兩種管理模式應(yīng)用，高校應(yīng)該根據(jù)自身實際情況進行選擇，保證自身人事管理工作良好進行[1]。

（二）高校人事檔案整理必要性

良好人事檔案管理對于高校管理具有重要的作用，其中具體的作用可以分為以下幾個方面。首先，人事檔案是人們一個身份重要的象征，因為在檔案里記錄著人們學(xué)歷水平、獲獎或處罰情況等，這些也是一個人身份的重要標志，因此加強這方面管理是非常重要的。其次，人事檔案管理也是高校人力資源管理的基礎(chǔ)，對于人才招聘、提升、處罰等都離不開檔案管理和記錄，所以要想實現(xiàn)高校人力資源良好管理就先要做好人事檔案管理工作。最后，高校人事檔案管理對于社會其他部門也能起到一個信息反饋的作用，通過良好的記錄來了解人員具體情況，從而決定人員的培養(yǎng)或者去留。

二、高校人事檔案整理與利用現(xiàn)狀分析

（一）對人事檔案管理認識不足

對于高校人事檔案管理，長期以往，人們都存在很大的認識誤差，沒有認識到人事檔案管理重要性。在實際中，高校相關(guān)人員對于人事檔案管理認識不足具體表現(xiàn)可以從以下幾個方面體現(xiàn)出來。首先，現(xiàn)在很多高校人事檔案管理人員對于這方面沒有形成一定的重視性，認為檔案管理只是對檔案進行簡單的存儲，只要不出現(xiàn)相應(yīng)的丟失或者損壞情況就可以了。而且很多管理人員認為人事檔案管理只是一個簡單的輔助工作，沒有什么重要的，對于學(xué)校日常管理也沒有什么影響作用。在這種情況下，管理人員在進行工作時，往往會出現(xiàn)應(yīng)付敷衍的態(tài)度，從而給實際檔案管理帶來不利影響。其次，現(xiàn)在高校在人事檔案管理方面的基礎(chǔ)設(shè)施也是非常薄弱的，很多高校沒有實現(xiàn)三室分開，即沒有把庫房、辦公地點和查閱室分開，也沒有配備專職的管理人員，甚至有時候都會出現(xiàn)無人管理情況，這些都充分表明了管理人員在人事檔案認識方面存在一定欠缺[2]。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度可以保證管理工作有序進行，提高管理工作的效率。但是現(xiàn)在很多高校在這方面并沒有一套完善的管理制度，這也使得工作人員在管理時，出現(xiàn)了無章可循情況，從而給工作落實帶來了很大影響。在實際中，很多管理人員對于自身的責(zé)任和權(quán)力不能夠進行明確的劃分，從而導(dǎo)致在平時工作中出現(xiàn)管理混亂現(xiàn)象，降低檔案管理效率。另一方面，現(xiàn)在很多高校在進行人事檔案管理時，還是沿用傳統(tǒng)管理方式，即通過手工記錄方式進行。相對于使用計算機進行檔案管理來說，這不僅會影響到工作效率，同時還很容易出現(xiàn)丟失情況，進而影響實際的人事檔案管理工作。此外，對于人事檔案管理也缺乏相應(yīng)的復(fù)核制度，沒有對人事檔案進行相應(yīng)的核實、鑒別，也沒有對已經(jīng)發(fā)生的事情進行記錄，從而導(dǎo)致人事檔案失去客觀性。

（三）管理人員技術(shù)水平有待提高

除了以上兩種情況外，高校在人事檔案整理和利用方面還存在著技術(shù)人員水平低的情況。近年來，隨著高校教職人員數(shù)量不斷的增加，在人事檔案方面的工作量也相應(yīng)的增加了，給實際管理工作帶來了很大的障礙。同時很多高校由于學(xué)領(lǐng)導(dǎo)重視不足，使得學(xué)校人事檔案管理方面的人員比較不足，或者沒有配備專業(yè)的人事檔案管理人員，這也給高校檔案管理帶來了不利的影響。另一方面，很多學(xué)校也沒有進行相應(yīng)的培訓(xùn)，對檔案管理人員進行培訓(xùn)和教育，也極少派出負責(zé)人事檔案的人員去學(xué)習(xí)、交流和培訓(xùn)，從而給管理人員技術(shù)水平提升帶來了很大的限制，不利于管理工作正常開展。此外，在時間方面，很多兼職的檔案管理人員因為身兼數(shù)職缺乏充足的時間和精力進行管理工作開展，從而導(dǎo)致工作落實不到位現(xiàn)象。

（四）人事檔案管理系統(tǒng)落后

近年來，隨著教職員工人數(shù)增多，人事檔案管理工作量也變得更加的繁重，但是現(xiàn)在很多高校在這方面卻沒有進行相應(yīng)該改善，還是采用原先的管理方式，即書面記錄方式。在實際管理過程中，這種管理方式與人事檔案管理繁多的工作量存在著巨大的矛盾，無法保證工作正常進行。同時現(xiàn)在學(xué)校人事檔案管理在信息化發(fā)展方面也比較落后，沒有相應(yīng)的信息化人才，以及相應(yīng)的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，如檔案管理系統(tǒng)等，這些也給日常檔案管理工作效率帶來了很大影響。另一方面，對于管理信息及時溝通、交流，以及信息的共享也無法得到充分滿足，使得管理工作出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，影響實際檔案工作管理。此外，在信息化管理發(fā)展過程中，也沒有制定有效的管理標準，這也使得管理人員在管理過程中會出現(xiàn)無章可循情況，從而導(dǎo)致管理工作落實不到位[3]。

三、提高高校人事檔案整理與利用措施

（一）提高人事檔案管理重視程度

在實際中，為了保證高校人事檔案管理工作正常進行，檔案管理人員應(yīng)該對這方面加以重視。在平時工作中，管理人員應(yīng)該提高自身對于這方面正確認識，知道檔案管理工作在高校日常管理中是非常重要的，直接影響著高校人力資源管理情況。管理人員需要利用自身空余時間，加強這方面學(xué)習(xí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)計算機、圖書館等渠道來提高自身在這方面認識，實現(xiàn)自身在這方面良好工作。同時管理人員應(yīng)該提高自身的責(zé)任意識，對于自身的工作要認真負責(zé)，對于現(xiàn)有的檔案資源進行相應(yīng)的整理和利用，從而保證管理工作有效落實。

（二）建立完善的檔案管理制度

除了要提高對人事檔案管理重視程度外，高校管理人員還需要對自身檔案管理制度進行完善，保證管理工作正常進行。在實際中，檔案管理人員可以從以下幾個方面進行相應(yīng)的完善。首先，管理人員需要建立崗位責(zé)任制度來明確員工的權(quán)力和責(zé)任。通過清晰的告訴員工平時工作范圍，以及需要承擔(dān)的責(zé)任，才能確保管理工作有效落實。同時制定嚴格的獎懲機制，對于檔案管理良好的行為進行物質(zhì)或者精神方面的獎勵，而對于不按規(guī)章制度完成管理的人員要進行相應(yīng)的處罰，從而確保檔案管理工作正常進行。其次，高校應(yīng)該在檔案管理方面建立一個復(fù)核制度，對于人事檔案資源進行多次整理和審核，確保人事檔案記錄真實性，從而實現(xiàn)校園人力資源良好管理。

（三）加強專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)

人才作為人事檔案管理的核心，對于管理工作正常進行，以及效率都具有非常大的影響，因此加強專業(yè)人才的培養(yǎng)是非常有必要的。在實際中，學(xué)校應(yīng)該對檔案管理人員加大培訓(xùn)力度。在具體操作過程中，學(xué)校負責(zé)人員可以對檔案管理人員進行集中統(tǒng)一的培訓(xùn)，規(guī)定在一定時間內(nèi)來參加培訓(xùn)教育。同時學(xué)校也應(yīng)該加強檔案信息化管理人才培養(yǎng)，結(jié)合當下信息化技術(shù)實現(xiàn)專業(yè)管理人才培養(yǎng)。另一方面，學(xué)?？梢圆捎媒M織參觀學(xué)習(xí)方式，組織管理人員去人事檔案管理良好的學(xué)?；蛘邫C構(gòu)進行學(xué)習(xí)，從觀察中發(fā)現(xiàn)自身的不足，然后再采取針對性的措施進行優(yōu)化，實現(xiàn)自身管理水平提升。此外，學(xué)校應(yīng)該鼓勵檔案管理人員進行自我技能水平提升，可以制定定期考核方式，對檔案管理人員水平進行考察，從而提高管理人員自主學(xué)習(xí)積極性[4]。

（四）建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)是非常重要的，可以充分提高管理效率，實現(xiàn)檔案信息和資源有效利用。在實際中，要想建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，學(xué)校負責(zé)人員可以從以下幾個方面采取有效的措施。首先，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給學(xué)校配置相應(yīng)的計算機設(shè)備、信息化人才等，通過這些方面良好建設(shè)來實現(xiàn)檔案信息化管理，提高管理工作效率。同時學(xué)校應(yīng)該建立自身數(shù)據(jù)庫，通過這方面建設(shè)來實現(xiàn)檔案資源充分開發(fā)和利用，避免檔案資源浪費現(xiàn)象發(fā)生。其次，學(xué)校應(yīng)該加大資金投入，對信息化建設(shè)進行專門的資金供應(yīng)和管理，充分保障人事檔案信息化建設(shè)資金充足性。

四、總結(jié)

在新環(huán)境下，加強高校人事檔案管理是非常重要的，每個高校的負責(zé)人都應(yīng)該重視這方面發(fā)展，對人事檔案管理和利用重要性進行大力宣傳，對檔案管理制度存在不足進行改善，加強崗位責(zé)任制和復(fù)核制度建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理制度完善性。另外，學(xué)校需要對管理人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)，通過良好教育來提升管理人員技術(shù)水平。最后，學(xué)校員需要加大資金投入，對信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施進行建設(shè)，配備相應(yīng)的信息化管理準備，從而提高檔案管理的信息化程度。

參考文獻：

[1]王敏芝.淺析大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校人事檔案的管理與利用[J].人才資源開發(fā)，2017（08）：27-28.

[2]任莉新，曲紹燕.社會化背景下高校后勤檔案管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺世界，2017（10）：35-37.

[3]鄭秀梅.淺談人事檔案信息管理現(xiàn)狀和改進措施[J].信息記錄材料，2017，18（04）：174-175.

[4]屈俊華.新形勢下高校人事檔案管理問題與對策[J].山西檔案，2017（01）：58-60.