◎嚴(yán)文枝

檔案管理在現(xiàn)代文秘工作中的重要作用

◎嚴(yán)文枝

文秘工作是文書(shū)和秘書(shū)工作的總稱，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分。承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右、參謀輔助是現(xiàn)代秘書(shū)工作的重要作用。檔案管理是現(xiàn)代文秘工作的重要工作內(nèi)容，二者是相輔相成、相互支持的關(guān)系：文秘工作人員為領(lǐng)導(dǎo)或管理部門(mén)及時(shí)呈報(bào)公文、材料，并隨時(shí)跟蹤審閱結(jié)果，將公文、材料及審閱結(jié)果分類歸檔，不僅提高了整體工作效率，也提升了文秘工作的服務(wù)質(zhì)量，因此，加強(qiáng)檔案管理對(duì)現(xiàn)代文秘工作極為重要。

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代文秘工作中發(fā)揮了先進(jìn)的科學(xué)優(yōu)勢(shì)，從公文生成制發(fā)、跟蹤結(jié)果到最后分類歸檔，整個(gè)運(yùn)行過(guò)程借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)一次輸入、多次輸出，實(shí)現(xiàn)了文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化，進(jìn)而保證了檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高整體工作效率。“文檔一體化”既提高了文秘工作的質(zhì)量，又促進(jìn)了檔案管理更加規(guī)范科學(xué)。

檔案管理與現(xiàn)代文秘工作的關(guān)系

檔案管理與現(xiàn)代文秘工作相輔相成，但工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)又有所不同。文秘工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文秘工作的延伸和發(fā)展，公文是二者緊密銜接的主體，“文檔一體化”利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用公文處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門(mén)的重復(fù)勞動(dòng)，使文秘工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門(mén)也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。只有檔案管理與現(xiàn)代文秘工作有效的結(jié)合起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。

影響現(xiàn)代文秘工作與檔案管理順暢銜接的主要因素

公文是現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的銜接主體，但在銜接過(guò)程中，公文處理不規(guī)范、檔案管理流程不科學(xué)等現(xiàn)象導(dǎo)致現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作無(wú)法到順暢銜接，具體表現(xiàn)為：

公文用紙不規(guī)范。國(guó)務(wù)院辦公廳最新發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“辦法”）中明確指出，現(xiàn)行公文紙張為：公文用紙一般使用紙張定量為60～80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。但在實(shí)際應(yīng)用中，很少注意公文用紙的的克度、耐折度、酸堿度等標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案在保存過(guò)程中出現(xiàn)了嚴(yán)重的變色、折損、腐蝕，導(dǎo)致一些重要文件、參考文獻(xiàn)、圖紙等原始數(shù)據(jù)缺失，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，

公文印刷裝訂不規(guī)范。公文印刷裝訂不規(guī)范直接影響公文的嚴(yán)謹(jǐn)性和美觀性?！稗k法”中明確規(guī)定：公文頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼），版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3～5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。但在實(shí)際印刷裝訂時(shí)，顏色不規(guī)范、壓字、掉頁(yè)、漏頁(yè)、裝訂不齊等問(wèn)題普遍存在，直接導(dǎo)致檔案信息不完整，嚴(yán)重影響文秘呈報(bào)審批工作。

公文文種使用不規(guī)范。我國(guó)行政系統(tǒng)通用公文文種體系中包括有：條例、規(guī)定、辦法、決定、命令、指示、批復(fù)、通知、通報(bào)、公告、通告、議案、請(qǐng)示、報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等，性質(zhì)不同，適用范圍也有所不同。文種選擇時(shí)首先看選擇作者與主要受文者間的工作關(guān)系；其次看作者的法定權(quán)限；最后看行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。但在實(shí)際應(yīng)用時(shí)“通知”與“通告”混淆，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”不分，導(dǎo)致文秘工作人員無(wú)法將公文及時(shí)呈報(bào)或下達(dá)，致使檔案管理工作和文秘工作嚴(yán)重“脫節(jié)”。

公文附件不規(guī)范?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中指出：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。但在公文制發(fā)中常常出現(xiàn)將附件理解為附注、附件位置標(biāo)注錯(cuò)誤、附件序號(hào)標(biāo)注不正確或附件序號(hào)與裝訂序號(hào)不符，甚至錯(cuò)將主件當(dāng)附件。由此可見(jiàn)，公文質(zhì)量的高低直接影響了檔案管理工作和現(xiàn)代文秘工作有效銜接。

抓好文秘工作中公文立卷環(huán)節(jié)

文立卷就是按照公文的特征和聯(lián)系將若干具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的公文組合成有機(jī)聯(lián)系的集合體的活動(dòng)。從公文的組成結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的為所有公文都共有的共同點(diǎn)，如作者、內(nèi)容、地區(qū)等，是立卷工作的依據(jù)。公文分類和公文組卷是立卷工作的兩項(xiàng)主要內(nèi)容。公文立卷是文秘工作的結(jié)束，檔案管理工作的開(kāi)始，是檔案管理工作和文秘工作重要銜接點(diǎn)。所有審批完畢的公文材料，由文秘工作人員統(tǒng)一整理保管，依照公文立卷方法和原則完成公文立卷，并使公文立卷日?；?，為日后查閱提供參考依據(jù)。

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作對(duì)現(xiàn)代文秘工作有著非常重要的影響，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案管理工作，強(qiáng)化文秘工作人員檔案管理意識(shí)，盡快在實(shí)際工作中真正實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”。

四平市山門(mén)水庫(kù)管理處）