趙志軍

【摘要】：機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)不可或缺的重要基礎(chǔ)性工作。檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)就是檔案的信息化建設(shè)管理，也是推動(dòng)現(xiàn)階段檔案管理狀況的必然選擇。大力發(fā)展檔案信息化管理建設(shè)，可以最大程度的減少人力資源投入，在同等工作需求之下，可以大大提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作能效。

【關(guān)鍵詞】：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；對(duì)策

【引言】：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息成為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)對(duì)各類(lèi)信息資源開(kāi)發(fā)利用的能力就顯得至關(guān)重要。檔案，作為企業(yè)各類(lèi)信息資源的載體，其潛在利用價(jià)值不容忽視，因此大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案的管理工作也提出了更高的要求。

1、檔案信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀

近年來(lái)，各類(lèi)企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面取得了顯著成績(jī)，主要表現(xiàn)在：（1）廣泛開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的探索和實(shí)踐。近幾年，信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式亟待改革，各單位紛紛對(duì)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行了規(guī)劃、部署和實(shí)施。隨著檔案管理系統(tǒng)的搭建，很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部資源共享，大多單位建立了與公司內(nèi)部OA等系統(tǒng)的接口管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文檔的實(shí)時(shí)捕獲；（2）檔案信息化環(huán)境得到改善。隨著國(guó)家對(duì)檔案工作建設(shè)力度的強(qiáng)化，大數(shù)據(jù)概念的引入，各單位檔案信息化建設(shè)的意識(shí)得以加強(qiáng)，在檔案信息化建設(shè)方面的投入不斷加大，檔案收集范圍更加廣泛，檔案信息資源結(jié)構(gòu)進(jìn)一步優(yōu)化，檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)得到鞏固。

2、目前檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

2.1信息檔案殘余風(fēng)險(xiǎn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的普及發(fā)展，我們已經(jīng)步入信息化社會(huì)。對(duì)于一些企業(yè)或市政府的檔案信息管理逐漸地朝著數(shù)字化發(fā)展。這種管理更加簡(jiǎn)單方便，但也存在著很大的威脅?？萍己馨l(fā)達(dá)，但也不能消除這些危險(xiǎn)因素。檔案的信息化數(shù)字化既帶來(lái)了方便也存在安全隱患。很多時(shí)候我們已經(jīng)采取的保護(hù)措施，但不能避免危險(xiǎn)情況的發(fā)生。但是，對(duì)于檔案信息的管理還是要朝著數(shù)字化前行，要在這個(gè)過(guò)程中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。

2.2檔案信息系統(tǒng)缺乏標(biāo)準(zhǔn)

檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候，在選擇信息系統(tǒng)時(shí)受到了部門(mén)和資金的限制，各單位目前的檔案管理原件格式五花八門(mén)，因業(yè)務(wù)的不同，文秘水平的差異以及對(duì)檔案文書(shū)理解上的不一致，導(dǎo)致同類(lèi)的檔案格式也不能整齊劃一，所以軟件的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)方向上無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一處理。因此錄入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)很難擺脫所在軟件的限制進(jìn)行資源的整合，這就直接地影響了信息的交互，數(shù)據(jù)的共享。與此同時(shí)，各單位之間對(duì)檔案信息的安保措施不同，導(dǎo)致各單位之間信息資源沒(méi)有辦法進(jìn)行統(tǒng)一的管理。各單位檔案部門(mén)之間想要進(jìn)行信息的疊加和歸檔也就存在著很多的問(wèn)題，造成了檔案信息化管理建設(shè)難上加難的局面。

2.3基礎(chǔ)設(shè)施不齊全

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提是基礎(chǔ)設(shè)施的完善，并加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的資金、人力、物力等各方面的投入力度，進(jìn)而確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。雖然現(xiàn)代化信息設(shè)備和技術(shù)有其自身的優(yōu)勢(shì)，但是同樣存在一些問(wèn)題。比如計(jì)算機(jī)一旦出現(xiàn)病毒，或者沒(méi)有提前將檔案信息進(jìn)行備份，硬盤(pán)損壞之后，就會(huì)直接造成檔案信息的丟失。另外，部分高校檔案管理人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)缺乏正確的認(rèn)知，沒(méi)有及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件展開(kāi)維護(hù)與升級(jí)，這樣不僅會(huì)影響檔案信息的完整性，還會(huì)造成檔案信息的泄露，進(jìn)而影響其安全性。

3、信息化建設(shè)路徑

3.1創(chuàng)新檔案管理制度

檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合本單位檔案資源利用的實(shí)際情況和大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，準(zhǔn)確把握本企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的脈搏，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的精神，運(yùn)用創(chuàng)新思維，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度，進(jìn)一步健全完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，以確保電子文件和電子檔案的安全性與完整性；同時(shí)應(yīng)在遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，建立內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，如：檔案管理軟、硬件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)整理、保管、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，為檔案信息化建設(shè)的有序化操作、檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理和檔案服務(wù)做支撐。

3.2要做好檔案信息系統(tǒng)的管理調(diào)研

檔案信息管理的工作要符合信息化管理的規(guī)范。有很多地方的檔案管理制度已經(jīng)不適合信息化的管理，對(duì)于管理制度要隨著時(shí)代的變化而改進(jìn)。擬定新的制度需要考慮到多個(gè)方面，涉及到部門(mén)很多，以及人員內(nèi)部的管理，分屬不同的部門(mén)，由于信息比較分散，所以給新制度的擬定帶來(lái)很大的困難。有時(shí)原本的管理制度已經(jīng)深入人心，想要改變更加困難。管理檔案的人員把側(cè)重點(diǎn)放在紙制的檔案上，所以很多時(shí)候改動(dòng)文書(shū)檔案不會(huì)在電子檔案中有記錄，這樣制度管理就沒(méi)有改進(jìn)的意義。這個(gè)問(wèn)題得不到解決，這會(huì)影響整體的文件處理。所以在制定新的管理規(guī)范時(shí)，要把這一點(diǎn)重視起來(lái)，無(wú)論是電子還是紙制的檔案都要符合信息化的管理規(guī)范。

3.3完善檔案信息化建設(shè)技術(shù)支持和資金保證

要完成檔案信息化建設(shè)從根本上來(lái)說(shuō)，對(duì)技術(shù)設(shè)備以及相關(guān)軟件和硬件的要求較高。工作進(jìn)展的深度越深，對(duì)資金的儲(chǔ)備要求也就越高，只有充足的資金儲(chǔ)備才能保證技術(shù)的順利執(zhí)行，才能保障單位檔案信息化進(jìn)程中所需設(shè)備的正常運(yùn)行，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的完整性。第一步，提高檔案管理工作的技術(shù)含量，信息化所需的技術(shù)設(shè)備在數(shù)量和質(zhì)量上要有保障。解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位設(shè)備落后所造成的信息化建設(shè)管理進(jìn)程緩慢的問(wèn)題，開(kāi)設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金用于信息化檔案建設(shè)管理設(shè)備配置。第二步，完善和建設(shè)基礎(chǔ)檔案信息化管理設(shè)施，并及時(shí)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，保證系統(tǒng)的平穩(wěn)使用。第三步，增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)。檔案管理從傳統(tǒng)到數(shù)字化的改變，其所存在的安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之得到了極大上升，所以單位需要對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行充分必要的安全防護(hù)，強(qiáng)化檔案信息的安防措施，提高檔案信息的安防等級(jí)，降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案中的數(shù)據(jù)信息萬(wàn)無(wú)一失。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們可以知道，信息化社會(huì)有利也有弊，給檔案的管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，積極地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)，認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。還要加強(qiáng)信息管理，減少安全隱患。無(wú)論是政府和企業(yè)，在進(jìn)行信息管理之前，都應(yīng)該有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，深入了解內(nèi)部存在的問(wèn)題，這樣才能讓我們國(guó)家的檔案信息化管理，更加的安全，并可持續(xù)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】：

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