石燕

【摘 要】本文分析了辦公室業(yè)務(wù)管理的內(nèi)涵和內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上研究了辦公室業(yè)務(wù)管理存在的弊端和問題，闡述了辦公室業(yè)務(wù)管理創(chuàng)新和變革的路徑和策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室業(yè)務(wù)；創(chuàng)新；發(fā)展

辦公室管理業(yè)務(wù)開展質(zhì)量是一個(gè)企業(yè)發(fā)展水平的直接體現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)在辦公室業(yè)務(wù)管理上大多延續(xù)傳統(tǒng)管理模式和方法，難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理需要和發(fā)展需求，并且已經(jīng)在一定程度上給企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理帶來阻礙。因此，對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理工作的變革和創(chuàng)新迫在眉睫，唯有如此，辦公室業(yè)務(wù)管理工作才能注入新的思維和新的活力。

一、辦公室業(yè)務(wù)管理概述

辦公室業(yè)務(wù)管理部門本質(zhì)上是一個(gè)辦理綜合事務(wù)的部門，一般來說其要受到黨政直接領(lǐng)導(dǎo)，一方面要對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)職能部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和任務(wù)布置；另一方面則要承擔(dān)起對(duì)外聯(lián)系、對(duì)外宣傳的職責(zé)，由此可見辦公室業(yè)務(wù)管理部門在企業(yè)發(fā)展中的重要樞紐作用，其工作質(zhì)量好壞直接影響內(nèi)部管理效益和企業(yè)聲譽(yù)、形象。

從目前的情況來看，我國(guó)辦公室業(yè)務(wù)管理工作主要囊括了如下內(nèi)容：第一，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù)資料等信息進(jìn)行收集和整理，協(xié)助企業(yè)完成數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)工作；第二，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人事檔案、綜合信息檔案、收發(fā)文存檔等檔案信息進(jìn)行分類、整理和保管；第三，進(jìn)行日常服務(wù)工作，辦公室業(yè)務(wù)管理部門作為企業(yè)的門面，還要肩負(fù)接待來訪人員、組織安排會(huì)議的任務(wù)。

辦公室業(yè)務(wù)管理工作本質(zhì)上是為了滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、獲得經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的，因此在開展相關(guān)的業(yè)務(wù)管理工作之前首先要進(jìn)行深入的調(diào)查和研究，要為生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、投資籌資等決策提供精確、科學(xué)的信息和數(shù)據(jù)。與此同時(shí)，辦公室業(yè)務(wù)管理工作需要根據(jù)收集到的信息為企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供建議和意見，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好地開展相應(yīng)的管理工作。

二、辦公室業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)之中，并且成為主要的管理技術(shù)和管理手段之一。傳統(tǒng)的辦公室業(yè)務(wù)管理模式和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)相比嚴(yán)重陳舊、滯后，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受到一定的阻礙和限制，現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)管理存在如下弊端：

第一，管理理念陳舊。傳統(tǒng)辦公室業(yè)務(wù)管理理念在多年的實(shí)踐之中已經(jīng)根深蒂固，難以在短時(shí)間內(nèi)得以轉(zhuǎn)變和變革?？偟膩碚f，現(xiàn)階段辦公室業(yè)務(wù)管理大多缺乏人文關(guān)懷，喪失人本思想，在管理以嚴(yán)厲的管理手段為主，過分地強(qiáng)調(diào)在形式上遵守管理規(guī)章制度和管理形式，管理模式呈現(xiàn)出僵化和固化的缺陷。傳統(tǒng)辦公室業(yè)務(wù)管理模式往往在無形之中消磨了工作人員的工作熱情和工作積極性，使得工作人員和管理人員之間無形之中形成心理上的隔閡，凝重的工作氛圍也降低了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。此外，受到傳統(tǒng)管理思維的影響，辦公室業(yè)務(wù)管理人員大多將工作重點(diǎn)聚焦在內(nèi)部管理上，忽視了對(duì)外宣傳的重要性，不能和外界建立良好的溝通渠道和機(jī)制，不能及時(shí)準(zhǔn)確地把握市場(chǎng)對(duì)企業(yè)提出的新的挑戰(zhàn)，進(jìn)而降低了服務(wù)質(zhì)量，影響了企業(yè)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的應(yīng)變能力。

第二，管理方法有失科學(xué)性。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云技術(shù)已經(jīng)在現(xiàn)代社會(huì)普遍應(yīng)用，人們查閱資料的方式已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化和信息化，但是現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)管理依然延續(xù)傳統(tǒng)管理方法，缺少對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，而辦公室是一個(gè)綜合服務(wù)部門，其主要任務(wù)是提供相應(yīng)服務(wù)，而不是行政管理，不科學(xué)的管理方法必然會(huì)阻礙辦公室業(yè)務(wù)管理工作的開展。

第三，管理團(tuán)隊(duì)匱乏。我國(guó)辦公室業(yè)務(wù)管理人員素質(zhì)普遍需要提升，大多數(shù)工作人員將自身工作職責(zé)定位在后勤工作上。但是，辦公室業(yè)務(wù)管理之中，后勤工作僅僅是其中的一部分，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理也是主要的工作內(nèi)容。但是由于辦公室業(yè)務(wù)管理人員專業(yè)素養(yǎng)相對(duì)較低，一般難以勝任信息數(shù)據(jù)的收集和整理工作，難以完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保管和利用。在信息技術(shù)和辦公室業(yè)務(wù)管理工作結(jié)合越來越緊密的背景之下，一些辦公室業(yè)務(wù)管理人員尚不能有效地掌握信息技術(shù)，影響了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、辦公室業(yè)務(wù)管理創(chuàng)新路徑和策略

1.創(chuàng)新工作內(nèi)容

我們要從創(chuàng)新辦公室業(yè)務(wù)管理工作內(nèi)容為切入點(diǎn)來提升辦公室業(yè)務(wù)管理水平。過往，辦公室業(yè)務(wù)管理工作內(nèi)容集中在數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、檔案信息保管、后勤管理等業(yè)務(wù)之上，但是在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境發(fā)生變化的情況下，辦公室業(yè)務(wù)管理工作內(nèi)容也要與時(shí)俱進(jìn)、有所發(fā)展，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，這樣才能為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供良好的條件。這就要求辦公室業(yè)務(wù)管理人員在信息收集和整理的過程中還要做好信息數(shù)據(jù)的協(xié)調(diào)和傳遞工作，并且在檔案信息整理和保存的過程中主動(dòng)承擔(dān)起文書的起草、報(bào)送和反饋職責(zé)，使得辦公室業(yè)務(wù)管理工作內(nèi)容上能夠在合理的范圍得到拓展，使得相關(guān)人員能夠獲得更加優(yōu)質(zhì)和全面的服務(wù)。

2.完善辦公室業(yè)務(wù)管理機(jī)制

任何一項(xiàng)管理工作的開展都需要相應(yīng)的管理機(jī)制作為支撐，從制度的角度來看，管理機(jī)制能夠在很大程度上規(guī)范管理人員行為、提升辦公室業(yè)務(wù)管理效率。企業(yè)管理者需要對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理的范疇進(jìn)行明確，并詳細(xì)地設(shè)計(jì)相關(guān)工作崗位的職責(zé)和權(quán)限，積極落實(shí)崗位責(zé)任制，使得每一個(gè)工作人員都能夠明確自身的工作職責(zé)和工作范圍，在遇到問題的時(shí)候也便于進(jìn)行責(zé)任追責(zé)，在無形之中提升團(tuán)隊(duì)的工作效率和團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力。

此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者還要健全辦公室業(yè)務(wù)管理監(jiān)督機(jī)制，讓辦公室業(yè)務(wù)工作開展的各個(gè)方面處于動(dòng)態(tài)監(jiān)控之下。對(duì)此，我們可以從以下兩個(gè)方面著手加強(qiáng)：第一，要設(shè)置專門的監(jiān)督管理人員，對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理人員的工作行為進(jìn)行監(jiān)督；第二，要建立員工相互監(jiān)督機(jī)制，通過員工之間相互監(jiān)督、相互督促，可以在很大程度上節(jié)省監(jiān)督力度和水平，還能解決監(jiān)督人員不能時(shí)時(shí)刻刻監(jiān)督的缺陷和弊端。同時(shí)，企業(yè)管理者還要不斷地健全監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，對(duì)工作績(jī)效良好、工作能力強(qiáng)的辦公室員工給予物質(zhì)和精神上的雙重獎(jiǎng)勵(lì)，使得辦公室內(nèi)部形成良性競(jìng)爭(zhēng)工作氛圍，并讓員工發(fā)揮榜樣的力量，在潛移默化中促成良好的工作氛圍。

3.加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

辦公室業(yè)務(wù)管理工作人員的素質(zhì)直接決定了辦公室業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量，因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理人員的培訓(xùn)力度，為其提供提升專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的機(jī)會(huì)，使其能夠掌握最新的信息技術(shù)發(fā)展成果，掌握最新辦公室業(yè)務(wù)管理方法。企業(yè)還要為員工搭建相應(yīng)的溝通交流平臺(tái)，使其能夠在其上分享自己的工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)方法，讓員工之間可以暢所欲言、互相學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步。

此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者還要加強(qiáng)對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理人員的思想政治工作，持續(xù)不斷地提升其政治覺悟，培養(yǎng)起崗位責(zé)任心和職業(yè)道德素養(yǎng)，通過創(chuàng)新思想政治教育內(nèi)容和方法來感染員工心靈，使其心甘情愿為了企業(yè)管理和辦公室業(yè)務(wù)工作貢獻(xiàn)自己的才能。傳統(tǒng)的思想政治工作方法和新時(shí)期、新形勢(shì)的要求已經(jīng)格格不入，企業(yè)要探索建立在馬列主義、毛澤東思想、科學(xué)發(fā)展觀和新時(shí)代中國(guó)夢(mèng)思想基礎(chǔ)上的嶄新教育方式，關(guān)心辦公室業(yè)務(wù)管理人員在工作和生活中遇到的實(shí)際困難，在工作中注入更多的人文元素，使得員工能夠聽聞樂見地接受企業(yè)的思想政治教育工作，并逐步提升思想道德素養(yǎng)。在針對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理人員開展思想政治工作的時(shí)候，要體現(xiàn)針對(duì)性和突出性，要結(jié)合其工作實(shí)際狀況有效開展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其在工作上遇到的苦難和在思想上遇到的困境，及時(shí)地給予開解和指導(dǎo)，最終回歸到辦公室業(yè)務(wù)管理本職工作上來?？梢哉f思想政治工作是維持員工工作積極性、拉近員工和企業(yè)距離、提升辦公室業(yè)務(wù)管理效率的主要路徑。

四、結(jié)語

綜上而言，辦公室業(yè)務(wù)管理工作需要從工作內(nèi)容創(chuàng)新、管理機(jī)制完善、團(tuán)隊(duì)建設(shè)加強(qiáng)等角度逐步提升，在循序漸進(jìn)中提升辦公室業(yè)務(wù)管理的工作質(zhì)量，克服辦公室業(yè)務(wù)管理過程中的問題和弊端。

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