摘要：信息時(shí)代下，人事檔案管理工作既有機(jī)遇，也面臨挑戰(zhàn)，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理可以在極大程度上提高工作水平與效率。本文對(duì)信息時(shí)代下檔案信息化管理的若干問(wèn)題進(jìn)行如下分析，并提出相關(guān)解決策略，以期可以幫助各人事檔案管理部門(mén)在信息時(shí)代下抓住機(jī)遇，不斷提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；對(duì)策

一、制約人事檔案信息化管理發(fā)展的若干問(wèn)題

（1）缺乏必要的軟硬件設(shè)施支持。俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米炊”，信息時(shí)代下，人事檔案管理工作只有具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時(shí)俱進(jìn)，在信息時(shí)代促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。如今，我國(guó)的人事檔案管理工作相較于國(guó)外而言，軟硬件設(shè)施支持明顯不足，設(shè)施技術(shù)含量較低，使得人事檔案管理工作方式還較為傳統(tǒng)，人事檔案信息化管理程度不高。

（2）缺乏對(duì)人事檔案的系統(tǒng)管理。人事檔案的多少往往直接影響人事檔案管理工作的水平，如若人事檔案過(guò)少，則無(wú)法體現(xiàn)人事檔案管理工作的真正作用，如若人事檔案過(guò)多卻又缺乏系統(tǒng)的管理，故人事檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙人事檔案管理工作水平的提升。如今，我國(guó)的人事檔案相對(duì)豐富，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往殘缺不全，或是雜亂無(wú)章，無(wú)法滿(mǎn)足信息時(shí)代企業(yè)對(duì)工程信息的精細(xì)化要求，也在很大程度上阻礙了人事檔案信息化管理進(jìn)程。

（3）人事檔案管理隊(duì)伍人員不足，水平不高。某些企業(yè)、單位由于人事檔案管理資金有限，人事檔案管理等級(jí)較低等原因，對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍的管理工作并不太重視，這直接導(dǎo)致了人事檔案管理隊(duì)伍人員不足，水平不高的現(xiàn)狀。由于人事檔案管理隊(duì)伍人員不足、水平不高，目前，我國(guó)部分企業(yè)、單位普遍存在管理隊(duì)伍職責(zé)不明，兼職管理人員較多，管理結(jié)果無(wú)明顯反饋渠道等情況，這些都在很大程度上阻礙了我國(guó)人事檔案信息化管理進(jìn)程。

（4）人事檔案信息化管理工作缺乏明確的方向性，對(duì)人事檔案信息化認(rèn)識(shí)不深。由于我國(guó)人事檔案信息化管理發(fā)展程度并不高，相關(guān)的管理理論和管理技術(shù)還有待完善，所以目前我國(guó)人事檔案信息化管理工作缺乏明確的方向性，各人事檔案管理人員由于管理理念和管理經(jīng)驗(yàn)的不同，對(duì)人事檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)也不盡相同。

（5）人事檔案信息化意識(shí)薄弱。人事檔案信息化管理是一個(gè)逐漸以信息服務(wù)為工作方向的過(guò)程，即越來(lái)越強(qiáng)調(diào)人事檔案信息對(duì)實(shí)際工作的幫助，更加強(qiáng)調(diào)以人為本的人事檔案信息化管理策略。但是，基于我國(guó)人事檔案信息化服務(wù)還比較薄弱，對(duì)人事檔案信息的采集、整理、歸類(lèi)、校對(duì)、二次開(kāi)發(fā)等工作還停留在傳統(tǒng)的“為管理而管理”的思想層面，許多人事檔案信息冗余復(fù)雜但是并沒(méi)有多大的實(shí)際利用價(jià)值。

（6）人事檔案信息化管理工作的變革仍受到傳統(tǒng)工作理念影響嚴(yán)重。人事檔案信息化管理之路只有以現(xiàn)代化信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷創(chuàng)新，才能緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，追求人事檔案管理的高品質(zhì)、高效率。目前，我國(guó)人事檔案信息化管理工作變革過(guò)程中仍然會(huì)受到傳統(tǒng)人事檔案管理思想的限制，在“精神傳承，方法創(chuàng)新”的新時(shí)代，保留原有的管理方法是制約人事檔案信息化管理的重要因素。

二、解決人事檔案信息化管理問(wèn)題的相關(guān)建議

（1）利用信息化手段豐富人事檔案資料。首先，利用信息化手段，深入分析現(xiàn)有的知識(shí)資源，深入挖掘現(xiàn)有知識(shí)資源背后的價(jià)值。其次，利用信息化手段，在互聯(lián)網(wǎng)上大面積的搜索和采集有用的知識(shí)信息，并與現(xiàn)有的知識(shí)資源相融合，豐富和擴(kuò)充人事檔案信息。

（2）對(duì)人事檔案分門(mén)別類(lèi)，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化和有序性管理。利用信息化手段，做好人事檔案的整理工作，及時(shí)的剔除不完整的人事檔案信息。人事檔案管理的規(guī)范化和有序性是提高人事檔案管理工作的重要前提，也是充分挖掘知識(shí)信息背后價(jià)值的有力保障。

（3）保證對(duì)人事檔案歸檔信息的及時(shí)更新。人事檔案歸檔信息應(yīng)包括人事檔案編號(hào)、分屬類(lèi)目、人事檔案保密等級(jí)等多種屬性。實(shí)際的人事檔案管理工作中，人事檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動(dòng)最頻繁的，因此，信息時(shí)代下，人事檔案管理工作要運(yùn)用相關(guān)的信息管理軟件，及時(shí)更新人事檔案歸檔信息，從而保障人事檔案的完整性。

（4）提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平應(yīng)包含三方面的內(nèi)容：第一，人事檔案管理水平，包括熟知人事檔案管理準(zhǔn)則、認(rèn)真落實(shí)相關(guān)的人事檔案管理工作、制定更加合理的人事檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以SQL語(yǔ)句精確查找人事檔案信息等。第三，相關(guān)硬件設(shè)備的管理水平，包括可以解決一些低級(jí)的硬件問(wèn)題，做到定時(shí)定量的養(yǎng)護(hù)硬件設(shè)備等。

（5）提升人事檔案管理人員的信息服務(wù)意識(shí)。培養(yǎng)人事檔案管理員的信息服務(wù)意識(shí)，是提高人事檔案管理工作水平的重要策略。因此，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)積極的組織各種信息服務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高他們的信息服務(wù)水平，在以科學(xué)、高效的人事檔案管理方式之上不斷創(chuàng)新，以人性化的人事檔案管理方式為奮斗目標(biāo)。

（6）提升人事檔案管理人員的信息安全意識(shí)。信息安全工作往往是人事檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時(shí)效性、共享性等諸多特點(diǎn)，還因?yàn)楦哔|(zhì)量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的維權(quán)意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)個(gè)人信息的保密工作也越來(lái)越重視。人事檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)涉及到大量的員工信息和組織信息，一旦出現(xiàn)大范圍的信息泄露，造成的經(jīng)濟(jì)損失將不可估量，引發(fā)的社會(huì)矛盾也將難以調(diào)和。因此，提高人事檔案管理人員的信息安全意識(shí)也是提高人事檔案信息化管理水平的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代下，人事檔案管理工作的制約因素和發(fā)展機(jī)遇的區(qū)別在于對(duì)信息的利用和管理是否合理。我們相信，只要人事檔案管理工作可以不斷推陳出新，做到與時(shí)俱進(jìn)，以加強(qiáng)人事檔案信息化管理為主要方向，就一定可以在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)代中大跨步的向前發(fā)展，上述中所提到的各項(xiàng)人事檔案信息化管理問(wèn)題和相關(guān)解決策略只是筆者的淺見(jiàn)，人事檔案信息化管理作為信息時(shí)代下推動(dòng)人事檔案管理科學(xué)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要工程，需要每一位人事檔案管理者不斷探究。

參考文獻(xiàn)：

〔1〕趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案，2008（06）.

〔2〕趙鵬，李光.檔案工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵———實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變[J].山東檔案，2005（05）.

作者簡(jiǎn)介：

榮梓宏，（1970.9—）女，民族：漢，山東省煙臺(tái)人，大學(xué)，研究方向：檔案管理endprint