退耕還林工程檔案是退耕還林工程建設(shè)中直接形成的歷史記錄，其內(nèi)容主要是一些歸檔保存以備查考的原始性的信息資料，為退耕還林工程建設(shè)提供了基礎(chǔ)性的資料和數(shù)據(jù)，是工程進(jìn)一步提高和發(fā)展的基礎(chǔ)和依據(jù)。因退耕還林工程涉及面廣、管理復(fù)雜、政策性強(qiáng)且兌現(xiàn)時(shí)限長(zhǎng)，所以必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、高效的檔案資料才能保證工程建設(shè)的質(zhì)量與成效。

一、傳統(tǒng)林業(yè)檔案的局限性

傳統(tǒng)的林業(yè)檔案是以“白紙黑字”為基礎(chǔ)的檔案處理及檔案載體的卷宗式管理方式，它曾在林業(yè)建設(shè)中曾經(jīng)發(fā)揮重要作用，但隨著林業(yè)六大工程建設(shè)的啟動(dòng)，林業(yè)檔案數(shù)量和規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案因其模式單一、管理方法滯后、資源分散，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前現(xiàn)代林業(yè)工作的需要。

（一）林業(yè)檔案的分散性

森林生長(zhǎng)的區(qū)域性及工程實(shí)施的分散性決定了作為真實(shí)記錄和客觀反映的林業(yè)檔案的分散性。一個(gè)生態(tài)工程項(xiàng)目的啟動(dòng)、運(yùn)作及驗(yàn)收涉及到很多地區(qū)，而檔案也相應(yīng)地分散在當(dāng)?shù)氐氖?、市、（縣）區(qū)林業(yè)部門。如工程的規(guī)劃、驗(yàn)收保管在各地林業(yè)主管部門，而諸如工程作業(yè)設(shè)計(jì)、工程承包說(shuō)明書則保存在縣、鄉(xiāng)兩級(jí)林業(yè)部門。利用者要想?yún)⒖家粋€(gè)成套的系統(tǒng)的檔案材料，則需要在項(xiàng)目所涉的所有的主管林業(yè)部門和縣、鄉(xiāng)兩級(jí)林業(yè)部門查找，這樣既增加了檔案丟失的危險(xiǎn)性又降低了工作效率。

（二）沒(méi)有專門的管理機(jī)構(gòu)

林業(yè)部門中由于資金、人員缺乏，一般注重行政檔案和資金檔案的管理，林業(yè)檔案管理比較松散，許多情況下隨單位行政檔案一塊管理，這樣就導(dǎo)致一些使用率高、保存價(jià)值大、科技含量高的林業(yè)檔案如：工程作業(yè)設(shè)計(jì)、工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖表、數(shù)字、項(xiàng)目文書長(zhǎng)期散落在不同地域的科技人員手中。

二、現(xiàn)代林業(yè)檔案信息化的優(yōu)越性

（一）信息錄入方便，存貯量大，信息處理能力強(qiáng)

林業(yè)工程實(shí)施中不再依靠單一手工錄入方法，包括數(shù)碼像機(jī)、攝像機(jī)、錄音設(shè)備等多種錄入信息途徑，大大提高了工作效率，而且現(xiàn)代技術(shù)如微縮技術(shù)、光盤技術(shù)、計(jì)算機(jī)存諸能力的進(jìn)步，改變了過(guò)去檔案貯存量小、占據(jù)空間大且不宜貯存的方式，大大提高了林業(yè)檔案的信息貯存量。林業(yè)檔案信息化主要依靠電腦的應(yīng)用。電腦具有貯藏、計(jì)算、歸類、統(tǒng)計(jì)等高效的信息處理能力，大大提高了傳統(tǒng)的手工技術(shù)，減少人為差錯(cuò)，提高了工作效率。

（二）電腦實(shí)時(shí)系統(tǒng)的應(yīng)用，提高了信息的準(zhǔn)確性

在退耕還林工程實(shí)施過(guò)程中，政策變化、土地面積及人口等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的變化可隨時(shí)通過(guò)電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行修改，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及工程的嚴(yán)謹(jǐn)性。

（三）突破了地域局限性，實(shí)現(xiàn)資源共享

林業(yè)科技檔案是一種具有極大林業(yè)經(jīng)濟(jì)價(jià)值的科技資源，只有使林業(yè)科技檔案與林業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐相結(jié)合，知識(shí)形態(tài)的林業(yè)檔案才會(huì)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。林業(yè)檔案信息化可以利用電腦進(jìn)行編目、檢索、查看，進(jìn)行網(wǎng)上借閱，突破了地域局限性，實(shí)現(xiàn)資源共享，使借閱者足不出戶便可以得到第一手的資料，大大提高了林業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)能力和利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的最佳效益。

三、檔案信息化在退耕還林工程中的應(yīng)用

退耕還林工程中檔案主要包括：各類文件：國(guó)家政策、制度、業(yè)務(wù)總結(jié)、責(zé)任書、林權(quán)證書；圖文音像資料：地形圖、設(shè)計(jì)圖、數(shù)碼照片、磁盤、光盤資料。為了實(shí)現(xiàn)資源共享和高效目的，林業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該包括：

（一）退耕還林基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)

包括當(dāng)?shù)貧夂?、土壤類型、人口、地型、各類土地面積及分布情況，以及林業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施、工程建設(shè)進(jìn)展等具體情況。

（二）退耕還林文件查詢、匯總管理系統(tǒng)

包括綜合性材料：如國(guó)家有關(guān)退耕還林的方針、政策、地方性的法規(guī)、各種規(guī)章制度、當(dāng)?shù)卣掳l(fā)的相關(guān)文件；專業(yè)性材料：土地調(diào)查、工程實(shí)施規(guī)劃、方案及作業(yè)設(shè)計(jì)材料。

（三）退耕還林信息實(shí)時(shí)管理系統(tǒng)

主要涉及分戶退耕還林?jǐn)?shù)據(jù)查詢、面積計(jì)算、育苗、檢查驗(yàn)收、工程監(jiān)理、錢糧兌現(xiàn)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、上級(jí)核查等方面的歷史及現(xiàn)狀動(dòng)態(tài)資料。

四、林業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)抓的幾項(xiàng)工作

（一）加強(qiáng)硬件建設(shè)

充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在林業(yè)檔案中的應(yīng)用中方便、查詢快捷、一次輸入多次使用的特點(diǎn)。除了配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備外，還要配備相應(yīng)的輸入輸出設(shè)備如高速文本掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)等。

（二）開(kāi)發(fā)或購(gòu)買網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

林業(yè)檔案信息化除了要有必要的硬件設(shè)施外，還要有一套便利、實(shí)用、高效的應(yīng)用軟件，應(yīng)用人員要與編程人員配合，從實(shí)用的角度出發(fā)，開(kāi)發(fā)出或購(gòu)買最大限度滿足林業(yè)工作需要的應(yīng)用軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才

能否順利實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案信息化的關(guān)鍵是是否擁有一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，要根據(jù)新時(shí)期林業(yè)檔案工作的需要，培養(yǎng)一批熟練掌握林業(yè)生態(tài)工程網(wǎng)絡(luò)化管理的現(xiàn)代林業(yè)檔案工作人員。林業(yè)檔案信息化要求從事檔案工作人員除了要精通檔案管理還要有過(guò)硬的林業(yè)專業(yè)技術(shù)知識(shí)和熟練掌握計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用知識(shí)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)之上，現(xiàn)代化程度越高，就越需要標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)從硬件設(shè)備的型號(hào)和配置，到具體的數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化作了統(tǒng)一的規(guī)定，可以杜絕各地為政、不協(xié)調(diào)、不銜接、不配套的混亂局面，在檔案信息化建設(shè)上達(dá)到統(tǒng)一，有利于實(shí)現(xiàn)全省甚至全國(guó)的林業(yè)檔案資源共享。

（作者單位：甘肅省天水市秦州區(qū)林業(yè)局）

參考文獻(xiàn)

[1]茍繼菊，羅鏹.林業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].甘肅林業(yè)科技，2003，28（2）：71-73.