摘要：企業(yè)信息化建設的突飛猛進，建立科學適用的檔案管理系統(tǒng)，以適應企業(yè)信息化發(fā)展的要求勢在必行。通過對工程機械企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，提出檔案管理系統(tǒng)建設的目標，分析系統(tǒng)性能，著重明確檔案管理系統(tǒng)檔案基礎業(yè)務工作的功能需求，比較了三種系統(tǒng)架構(gòu)模式，面向工程機械企業(yè)的特點和發(fā)展前景，提出采用C/S和B/S混合模式的建設思路。

關鍵詞：工程機械企業(yè)；檔案管理系統(tǒng)；功能需求

一、研究的作用與意義

目前，我國的工程機械企業(yè)信息化建設發(fā)展迎來新的發(fā)展時期，要求相應的信息資源管理迅速跟上。檔案管理是工程機械企業(yè)日常管理的一個重要組成部分，檔案管理的手段和效率直接影響企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)，也是衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的重要尺度。但當前許多企業(yè)特別是工程機械骨干企業(yè)檔案的管理方式停留在初級發(fā)展階段，在信息化管理方面還遠遠不夠，更沒有專門針對工程機械企業(yè)檔案管理領域的信息管理系統(tǒng)，因此無法適應現(xiàn)代企業(yè)對現(xiàn)代化管理的需要。本文特別針對工程機械企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，提出系統(tǒng)性能和功能需求，并建議采用C/S和B/S混合模式系統(tǒng)架構(gòu)，能滿足這些性能和功能需求的軟件可對各類檔案進行高效管理。檔案管理系統(tǒng)作為企業(yè)統(tǒng)一的檔案資源中心，對企業(yè)業(yè)務活動順利開展，輔助決策將起到重要的作用，并助推檔案管理水平上新臺階。

二、現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理發(fā)展停滯

經(jīng)過多年的發(fā)展，工程機械企業(yè)的檔案管理已初具規(guī)模，但由于受制于行業(yè)低迷的影響，企業(yè)檔案管理也停留在了“留守”層面，無論是管理手段、管理方式都處于停滯狀態(tài)，僅維持現(xiàn)有基本收集、保管、利用業(yè)務的運行。尤其是檔案信息化方面的發(fā)展，沒有進展。其他業(yè)務系統(tǒng)都在迅猛發(fā)展投入使用，而檔案信息化方面未取得進步。檔案機構(gòu)設置采用的虛實結(jié)合的模式，沒有專門的科室機構(gòu)引領檔案業(yè)務發(fā)展和專業(yè)的檔案館，下設多數(shù)公司仍以庫房管理為基點，輻射其他檔案業(yè)務管理。檔案管理模式，設立公司檔案中心，各分公司下設檔案室，并根據(jù)各業(yè)務部門條線職能劃分檔案二級類目，分為文書類、科技類、財務類、人事類、經(jīng)營管理類、法律事務類、基本建設類、特殊載體類。然而，下設的分公司并沒有設立檔案室，而是只設檔案庫，檔案二級類目的劃分也不完全與公司統(tǒng)一，雖然有利于工作開展、檔案方便利用，但從長遠考慮，檔案管理模式的不統(tǒng)一終將影響整個公司的檔案事業(yè)長遠規(guī)范發(fā)展。檔案從業(yè)人員知識更新慢，停留在傳統(tǒng)的檔案管理階段，鮮少有機會接觸新的發(fā)展動態(tài)，能為檔案信息化發(fā)展提出建設性建議的更少。

（二）檔案安全方面仍有短板

由于行業(yè)去產(chǎn)能的要求，機構(gòu)大幅度調(diào)整，人員異動頻繁，導致存留在部門文件柜及個人文件柜有用的文件資料流失，檔案信息保全差，存在檔案信息保密安全隱患。盡管檔案庫房已初具規(guī)模，但核心的數(shù)據(jù)、信息資料，仍因檔案管理安全手段的缺失，不能得到核心信息產(chǎn)生部門的信任，因此未能成為規(guī)范化的檔案資料。

（三）檔案管理意識止步

企業(yè)領導對檔案管理的重要性止步于初級發(fā)展階段，認為守好庫便是做好了檔案管理，不重視檔案管理工作的進一步提升發(fā)展，還有很多分子公司視檔案工作可有可無，對檔案管理的要求不高，更舍不得花精力、人力投入檔案事業(yè)。仍有大部分檔案管理員是兼職人員，對檔案管理的認識不充分，忽視檔案的日常保管，當有其它工作時，往往將檔案工作排在最后，材料不及時歸檔，歸檔后檔案堆積如山懶于整理，以致雜亂無章。公司員工檔案意識淡漠，主要表現(xiàn)在：不注意積累與保護檔案、按時提交歸檔文件。意識的淡漠和認識上的不到位都會直接影響或者導致行動上的不到位，這會在很大程度上制約檔案工作的發(fā)展。

（四）檔案信息化提升需要的資源短缺

目前，企業(yè)基本配備符合《檔案庫房建筑規(guī)范》的庫房。但隨著時間的推移，不同載體的長久保存手段未跟上，光盤刻錄設備、大存貯電子信息管理系統(tǒng)及相應的數(shù)字化設備缺乏，都直接影響檔案管理的長遠發(fā)展。

三、工程機械企業(yè)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務功能需求

（一）系統(tǒng)性能

為了保障系統(tǒng)的成功建設和快速投入使用，選擇或開發(fā)工程機械企業(yè)檔案管理系統(tǒng)時應考慮系統(tǒng)具備良好的性能，滿足檔案業(yè)務工作和檔案事業(yè)發(fā)展的需求。其系統(tǒng)性能主要從：①功能兼容性；②格式開放性；③運行可靠性；④系統(tǒng)安全性；⑤系統(tǒng)擴展性；⑥自主管理性等方面進行考量。系統(tǒng)的設計要便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運行。在保證用戶基本操作的前提下，給檔案館管理員有更多的自主管理功能。

（二）功能模塊劃分

國家檔案局2001年6月頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》。該規(guī)定明確了檔案管理軟件應該具備數(shù)據(jù)管理功能、整理編目功能、檢索查詢功能、輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴其他相應的功能。就系統(tǒng)維護、檔案整理、檔案著錄、檔案利用、檔案鑒定與銷毀、檔案編研、檔案統(tǒng)計、安全保密等基本功能提出具體要求，并要求輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴其他相應功能。

①系統(tǒng)維護。系統(tǒng)維護功能主要包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、數(shù)據(jù)裝載、系統(tǒng)登錄、系統(tǒng)幫助等一些支持系統(tǒng)運行的基本功能。②檔案整理。功能需求：檔案管理信息系統(tǒng)模塊應具備檔案整理、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并滿足下列主要要求：能為用戶自行設置實體分類方案預留空間，并能滿足自動按照分類類目時宜行分類和排序；能自動生成檔案管理所需的各種排列序號，并能由用戶自主修改和重排序，保存時有防重號檢驗功能，能生成相應報表；具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統(tǒng)計報表、備考表等。③檔案著錄。功能需求：包括手工著錄數(shù)據(jù)、導入數(shù)據(jù)、辦公自動化系統(tǒng)接口傳入數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供符合國家檔案標準的著錄界面和用戶自定義著錄項目兩種方式，滿足用戶對不同類別檔案的數(shù)據(jù)著錄的要求。④檔案利用。檔案利用模塊分為檔案查詢、檔案檢索、檔案借閱管理三個功能模塊。⑤檔案鑒定與銷毀。為優(yōu)化館藏，要對庫存檔案進行鑒定銷毀工作。檔案鑒定與銷毀都需具備流程審批功能。檔案銷毀時也需要由銷毀人發(fā)起相應的申請，有相關領導審批同意后才能進行操作。⑥檔案編研。系統(tǒng)可以提供定制好的年鑒類目，如大事記、綜述、生產(chǎn)、管理、科學技術、項目管理、行政管理、教育培訓、黨群、后勤保障、人物、附錄、表錄、圖錄、索引等。檔案人員在線編輯完成后可直接發(fā)布在檔案網(wǎng)站中供利用者查看。⑦檔案統(tǒng)計。統(tǒng)計功能模塊針對統(tǒng)計結(jié)果可自動或手動生成報表，滿足不同檔案類型不同的報表要求。⑧輔助實體管

（下轉(zhuǎn)第98頁）

（上接第89頁）

理。輔助實體管理模塊還應實現(xiàn)系統(tǒng)中直接采用圖示的方法查看檔案庫存情況的功能，直接在庫房圖表上查看庫房內(nèi)檔案的存量，并層層查看庫房內(nèi)的具體檔案情況。⑨安全性需求。完善嚴密的授權(quán)保密體系，保證檔案的安全管理。

（三）系統(tǒng)架構(gòu)的選擇

檔案信息管理系統(tǒng)按構(gòu)架可分為客戶端/服務器（C/S）模式、瀏覽器/服務器（B/S）模式以及C/S和B/S混合模式。

1.C/S模式

C/S模式的優(yōu)點主要是具有強大的數(shù)據(jù)操縱和事務處理能力，以及數(shù)據(jù)的安全性和完整性約束，技術成熟，安全穩(wěn)定，速度快，交互性好，有利于文檔部門龐大復雜的數(shù)據(jù)信息的管理，特別適于檔案部門使用。

2.B/S模式

基本Intranet的B/S模式分為客戶機、應用服務器和數(shù)據(jù)服務器的三層結(jié)構(gòu)。它具有實質(zhì)性的優(yōu)勢：第一，它是有計算機技術以來最穩(wěn)定的技術平臺。第二，它本質(zhì)上是一種客戶機技術，這對大中型企事業(yè)內(nèi)部機構(gòu)分散的文檔管理工作特別合適。Intranet原則上取消了所有在客戶機側(cè)的維護工作。此外，它提供了異種機、異種網(wǎng)、異種應用服務的聯(lián)機、聯(lián)網(wǎng)、統(tǒng)一服務的最現(xiàn)實的開放性基礎。但此類模式仍存在：傳輸量大，影響數(shù)據(jù)的傳輸效率，不適合大中型數(shù)據(jù)的管理；交互性操作不便、對大容量數(shù)據(jù)進行深層次分析、匯總、批量輸入輸出、批量更改等處理上難以滿足實際業(yè)務的要求等問題。

3.混合模式

目前已有企事業(yè)單位開發(fā)出C/S和B/S混合模式，它可以充分發(fā)揮C/S和B/S相結(jié)合的混合模式的優(yōu)勢，實現(xiàn)系統(tǒng)的最佳性能，顯示出C/S模式事務處理能力強的特點和B/S模式網(wǎng)絡易擴式和分布式的特點。這種混合模式有效提高內(nèi)部信息共享程度和獲取便利程序，同時滿足對保密和信息提取方式的多樣性要求，且便于企事業(yè)單位文檔信息的訪問與互動，具有傳輸效率高、安全性好和界面風格統(tǒng)一等特點，特別適合具有分布式特點的文檔管理而得到應用。

綜合以上三種檔案管理系統(tǒng)模式，結(jié)合工程機械企業(yè)呈多流程業(yè)務和分布式管理的實際情況，建議采用C/S和B/S混合模式，對內(nèi)發(fā)揮C/S模式的專用性、安全性和有效性優(yōu)勢，對外發(fā)揮B/S模式的開放性、通用性、統(tǒng)一性優(yōu)勢。考慮到企業(yè)檔案信息化建設基礎薄弱，檔案經(jīng)費緊張，結(jié)合企業(yè)檔案事業(yè)的長遠規(guī)劃和中長期發(fā)展，在某些企業(yè)研發(fā)C/S和B/S混合模式具有不可實現(xiàn)性，引進B/S的檔案管理信息系統(tǒng)是最優(yōu)選擇，因其適應工程機械企業(yè)多地域分公司的情況，文檔管理呈分布式的特點，且具有開放性、通用性，而有利于企業(yè)檔案信息資源整合和檔案事業(yè)的發(fā)展。

工程機械企業(yè)檔案是企業(yè)的重要信息資源，是寶貴的企業(yè)信息財富。通過系統(tǒng)功能需求分析能給檔案系統(tǒng)的構(gòu)建、檔案軟件的選擇帶來指導作用，并引導企業(yè)建立科學適用的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，相信企業(yè)的明天會發(fā)展的更好。

（作者單位：中聯(lián)重科股份有限公司）

作者簡介：陳立香，女，職員。

本文系2015年度湖南省檔案局科技項目“企業(yè)檔案信息系統(tǒng)安全防護等級策略研究”（編號：2015-H-19）的階段性成果

參考文獻

[1]工程機械行業(yè)[J].建筑機械，2006（1）：22.

[2]薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應用系統(tǒng)建設[M].北京：機械工業(yè)出版社，2006.240-241.

[3]李亞平，劉清平，鄂卓茂.工程機械行業(yè)信息化架構(gòu)研究[J].中國工程機械學報，2005，32（2）：245-249.

[4]高梅.工程檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].工程建設與設計，2006（11）：48-50.

[5]薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應用系統(tǒng)建設[M].北京：機械工業(yè)出版社，2006.64-66.

[6]韓秀成.檔案信息化建設中MIS軟件的設計與實現(xiàn)[J].武漢理工大學學報，2005，27（1）：107-110.

[7]辛青清，肖金生，鄒玉生等.基于C/S和B/S混合模式的檔案信息化系統(tǒng)[J].武漢理工大學學報，2007，29（6）：57-61.