【摘要】：如今的社會(huì)對大學(xué)生的要求越來越高，大型校園文化活動(dòng)是大學(xué)生提升自己綜合素質(zhì)的主要途徑，大學(xué)生也是大型活動(dòng)中的主力軍。為了改變傳統(tǒng)的高校大型活動(dòng)的落后的管理模式，提高高校大型活動(dòng)的實(shí)效性，服務(wù)于“五位一體”學(xué)生工作體系。本文就高校文藝晚會(huì)為例討論了項(xiàng)目控制管理如何應(yīng)用在高校大型活動(dòng)來提高管理效率。

【關(guān)鍵詞】：項(xiàng)目管理；高校；大型活動(dòng)；素質(zhì)提升

現(xiàn)如今，時(shí)代的變遷和社會(huì)的發(fā)展對高校學(xué)生的綜合素質(zhì)及能力提出了更高的要求。在大學(xué)校園里，大學(xué)生提高自己的綜合素質(zhì)除了課堂教學(xué)之外，最重要的就是通過參加和組織各式各樣的校園文化活動(dòng)，在實(shí)踐中來檢驗(yàn)、提升自己的實(shí)踐能力和綜合素質(zhì)。目前高校大型活動(dòng)主要是高校教師牽頭策劃組織，大學(xué)生為主力軍的組織模式。因此，大學(xué)生能夠在校園大型活動(dòng)得到大量鍛煉的機(jī)會(huì)。

然而，在新形勢、新常態(tài)下，傳統(tǒng)的高校大型活動(dòng)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的需求。傳統(tǒng)的高校大型活動(dòng)的管理通常是由學(xué)校、各院系、各社團(tuán)這三級(jí)來構(gòu)成，通常這種模式在管理方面會(huì)出現(xiàn)交叉重復(fù)的現(xiàn)象，不利于高校大型活動(dòng)的有效管理和大學(xué)生的成長以及素質(zhì)提升。為了更好的服務(wù)于“五位一體（思想引領(lǐng)，學(xué)業(yè)指導(dǎo)，助學(xué)助困，素質(zhì)提升，職業(yè)發(fā)展）”學(xué)生服務(wù)體系，在這樣的形勢和挑戰(zhàn)下，高校大型活動(dòng)實(shí)踐者發(fā)現(xiàn)企業(yè)中的項(xiàng)目管理和高校大型活動(dòng)之間有很多的想通之處，本文講述的就是校園大型活動(dòng)管理與項(xiàng)目管理模式結(jié)合起來，能夠提高高校管理水平、提高高校文化建設(shè)的實(shí)效性、增強(qiáng)大學(xué)生在實(shí)踐活動(dòng)中的學(xué)習(xí)效率[1]。

何謂項(xiàng)目管理

所謂的項(xiàng)目管理，就是指項(xiàng)目的管理者按照客觀的要求，在有限的資源環(huán)境下運(yùn)用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)、理論和方法，對項(xiàng)目所涉及的全部工作來進(jìn)行科學(xué)的管理，就是從項(xiàng)目的決策開始到項(xiàng)目的實(shí)施的全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和總結(jié)評(píng)價(jià)，以來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目完成的目標(biāo)。

高校大型活動(dòng)項(xiàng)目管理過程

總的來說高校大型活動(dòng)項(xiàng)目管理有如圖1所示的結(jié)構(gòu)過程[2]。

1 、高校大型活動(dòng)的項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目規(guī)劃

所有的管理活動(dòng)的基礎(chǔ)與根本是達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，有了目標(biāo)才有制定項(xiàng)目計(jì)劃的根本依據(jù)。以高校文藝晚會(huì)為例，就是為了能夠讓晚會(huì)順利的進(jìn)行，各個(gè)節(jié)目井然有序的表演下去，從而展示出學(xué)校師生的才華與精神風(fēng)貌，增強(qiáng)全校師生的凝聚力。所以其根本還是在晚會(huì)的順利進(jìn)行，只有這樣才能夠達(dá)成其他層次的目標(biāo)，確定了整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)之后即項(xiàng)目啟動(dòng)，首先要考慮整體的組織環(huán)境，通過SWOT分析法（優(yōu)勢—Strength、劣勢—Weakness、機(jī)會(huì)--Opportunity、威脅—Threat）來分析出自身能力和條件。

做好了前期分析之后就是要對晚會(huì)做出規(guī)劃，也就是在晚會(huì)舉辦之前先確定做什么、何時(shí)做、怎么做和誰來做的問題，為了對晚會(huì)的不同階段的工作任務(wù)和要求一目了然，責(zé)任分明，通常使用WBS（Work Breakdown Structure）工作分解結(jié)構(gòu)來將工作進(jìn)行詳細(xì)的分解，例如本次晚會(huì)的具體工作分解結(jié)構(gòu)，可以將整個(gè)文藝晚會(huì)的工作分為三個(gè)大部分：準(zhǔn)備工作、文藝晚會(huì)進(jìn)行和后期處理。整個(gè)策劃具體解決做什么—what、在哪里做—where、怎么做—how、何時(shí)做—when、誰去做—who、花費(fèi)多少—how much這四個(gè)W和兩個(gè)H的問題。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，只有一個(gè)好的策劃才能保證大型的活動(dòng)能夠順利進(jìn)行，才能讓計(jì)劃之外的意外在可控范圍以內(nèi)。

2 、高校大型活動(dòng)的項(xiàng)目實(shí)施和控制

2.1 項(xiàng)目的信息溝通管理

信息溝通是進(jìn)行活動(dòng)項(xiàng)目各個(gè)方面的管理的紐帶，有效的項(xiàng)目溝通是確保我們在合適的時(shí)間以低代價(jià)的方式是正確的信息準(zhǔn)確的被適當(dāng)?shù)娜怂@得，以便于更好的組織、協(xié)調(diào)、控制項(xiàng)目的實(shí)施過程。

同樣是在高校文藝晚會(huì)中，溝通機(jī)制就顯得尤為的重要。首先是關(guān)鍵會(huì)議的安排，會(huì)議是能夠讓主要的組織管理者了解文藝晚會(huì)進(jìn)程和工作安排的最有效的方式，因此組織會(huì)議應(yīng)該注重效率和效果，每一次的會(huì)議應(yīng)該是能夠解決具體問題的，是的文藝晚會(huì)有一個(gè)突破性進(jìn)展的。其次，各級(jí)管理組織者都能夠通過這種方式將信息暢通無阻的傳達(dá)下去，因此建立正確有效的信息傳達(dá)溝通機(jī)制是一場文藝晚會(huì)和高校大型活動(dòng)的重中之重。

2.2高校大型活動(dòng)的成本管理和控制

首先要對高校大型活動(dòng)的各項(xiàng)任務(wù)的成本進(jìn)行近似估算，為了能夠準(zhǔn)確的做出項(xiàng)目預(yù)算，避免在活動(dòng)進(jìn)行的過程中因?yàn)橘Y金問題而出現(xiàn)障礙，通常會(huì)采用自上而下估算和自下而上相結(jié)合的估算方法。自上而下的估算就是在沒有將晚會(huì)的基本詳細(xì)單元列出來時(shí)的粗略估算，是在有經(jīng)驗(yàn)的組織管理者通過經(jīng)驗(yàn)判斷和可以獲得的類似往年的文藝晚會(huì)的歷史數(shù)據(jù)來得到的預(yù)算；自下而上的估算是確定了詳細(xì)的分解結(jié)構(gòu)之后，將各個(gè)分解工作的預(yù)算結(jié)果匯總，將兩種估算方式合理的綜合，將預(yù)算工作和預(yù)算準(zhǔn)確度統(tǒng)一結(jié)合起來。

高校文藝晚會(huì)的成本主要是整個(gè)活動(dòng)周期內(nèi)的耗材消耗、人工費(fèi)、設(shè)備費(fèi)等，而文藝晚會(huì)的成本控制主要目的是控制預(yù)算成本在實(shí)際活動(dòng)執(zhí)行過程中的變更，文藝晚會(huì)中可能變更主要是耗材的重復(fù)使用以及人員的不穩(wěn)定性。

2.3高校大型活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)管理

任何的項(xiàng)目的實(shí)施都會(huì)存在著不可預(yù)知的不確定性的突發(fā)性事件的發(fā)生，高校文藝晚會(huì)在進(jìn)行之前會(huì)有數(shù)次的彩排等，但是依然不可避免的會(huì)有突發(fā)性事件的出現(xiàn)，因此在高校文藝晚會(huì)的執(zhí)行過程中，有效的風(fēng)險(xiǎn)管理直接影響到晚會(huì)的順利進(jìn)行。

在文藝晚會(huì)的啟動(dòng)策劃過程中，就應(yīng)該最大程度的預(yù)想到可能出現(xiàn)的各種情況，并作出一套風(fēng)險(xiǎn)管理的計(jì)劃，在晚會(huì)執(zhí)行的過程中嚴(yán)格按照預(yù)定計(jì)劃來執(zhí)行，只有這樣才能將風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性降到最低。在準(zhǔn)備工作中將所有的情況都做應(yīng)急計(jì)劃，例如準(zhǔn)備一套緊急發(fā)電裝置、備用話筒的準(zhǔn)備等等；在晚會(huì)的進(jìn)行過程中，一旦了發(fā)覺了風(fēng)險(xiǎn)有可能發(fā)生，現(xiàn)場組織者應(yīng)該及時(shí)作出反應(yīng)，將風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃中或者將風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生所引發(fā)的后果控制降低到可以承受的范圍之內(nèi)；如果在晚會(huì)的進(jìn)行過程中突然出現(xiàn)了意外狀況，為了保證晚會(huì)的節(jié)目效果，可以讓主持人來爭取時(shí)間處理狀況。

3 、高校大型活動(dòng)的收尾

高校文藝晚會(huì)的結(jié)束不等于整個(gè)活動(dòng)的結(jié)束，我們在那個(gè)時(shí)候往往會(huì)有大功告成的感覺，會(huì)忽略掉活動(dòng)后續(xù)的工作，往往總結(jié)對于一個(gè)活動(dòng)來說是至關(guān)重要的一環(huán)，活動(dòng)的總結(jié)即是對現(xiàn)狀的一個(gè)評(píng)估，也是對未來改革和發(fā)展的一種促進(jìn)，在晚會(huì)結(jié)束之后，應(yīng)該在各個(gè)管理層進(jìn)行系統(tǒng)性、綜合性和客觀性的總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后的大型活動(dòng)提供可以借鑒的實(shí)例。

雖然高校大型活動(dòng)的形式和其內(nèi)容的差異性非常大，活動(dòng)的組織方式也因人而異，但是高校組織者通常會(huì)在整個(gè)活動(dòng)的過程中貫穿著項(xiàng)目控制管理的理論知識(shí)，只有科學(xué)的理論知識(shí)才能指導(dǎo)活動(dòng)的順利進(jìn)行，但是我們在實(shí)際活動(dòng)中對項(xiàng)目控制管理知識(shí)的使用存在著欠缺，我們要在不斷的實(shí)踐活動(dòng)活動(dòng)中不斷尋求項(xiàng)目控制管理和高校大型活動(dòng)的完美融合，并在以后的活動(dòng)中不斷追求創(chuàng)新、尋求突破，使得高校大型活動(dòng)的組織策劃實(shí)施更加科學(xué)合理，具有實(shí)效性，在活動(dòng)高效的舉辦的同時(shí)，讓我們的大學(xué)生在參與活動(dòng)中能夠在活動(dòng)中得到鍛煉，完善自己的實(shí)踐知識(shí)體系，在步入社會(huì)之后成為有用的人才。

參考文獻(xiàn)：

[1]王任.關(guān)于高校校園文化活動(dòng)建設(shè)的思考.皖西學(xué)院學(xué)報(bào).2006，（12）.

[2]陳明森，蔡立強(qiáng).項(xiàng)目化管理在高校學(xué)生會(huì)工作中的應(yīng)用.法制與社會(huì).2008，09：265.