【摘要】：隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，人們對高等學校財務檔案管理工作也提出了新的要求。傳統(tǒng)的財務檔案管理方式已經(jīng)沒有辦法滿足高等學校財務管理工作的要求，為此，需要加強財務電子檔案管理工作的開展，這對高等學校財務檔案管理效率的提升具有非常大的積極作用。為此，文章對高等學校電子檔案的管理工作展開了討論，了解電子檔案的特點，分析各高等學校財務電子檔案應用的現(xiàn)狀，并加強有效措施的采取，促進高等學校電子檔管理水平的提升，為高等學校財務檔案管理人員減輕工作負荷量。

【關(guān)鍵詞】：高等學校財務；電子檔案；管理分析

1.引言

在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的影響下，數(shù)字信息化技術(shù)在我們生活中的應用越來越普遍，通過數(shù)字信息化技術(shù)在高等學校財務電子檔案管理工作中的應用，有效實現(xiàn)了檔案管理效率的提升。就目前而言，高等學校財務電子檔案管理工作中還存在著一些問題需要加強分析，并給與解決。

2.電子檔案出現(xiàn)的重要性分析

高等院校的學生人數(shù)眾多，不同的院系有著不同的收費標準，收費時間也很難統(tǒng)一。在財務的收費管理這塊學校需要投入大量的人力、物力。即使是投入了大量的人力，也很難實現(xiàn)管理的統(tǒng)一，學校的支出和收入，財務的記賬混亂，學校師生的數(shù)量多也會加大財務記賬的難度，過于復雜的財務記錄也會造成學校的財務管理工作很難有效開展。

傳統(tǒng)的財務管理工作配備了專門的人員，紙質(zhì)的檔案管理工作也是由會計人員負責的，他們沒有經(jīng)驗，在實際的工作中，會存在有很多的問題。財務檔案的保留方式大多是紙質(zhì)的，按照時間順序做好記錄和存檔，一方面人員的時間消耗了，另一方面保存的效果不佳，紙質(zhì)的文件會因為慢慢的受損。

電子檔案的出現(xiàn)主要是為了能夠有效的解決紙質(zhì)的檔案存在的問題，電子檔案的財務記錄和管理的快捷與高效，得到了管理人員的普遍認可。工作效率得以提高，人力資源也縮小到最低值，而且最終的檔案也方便了保管。

3.高等學校在實行電子檔案過程中的問題分析

3.1財務電子化管理的制度不夠健全完善

高校的財務在試行電子化的檔案管理，使得財務管理工作的開展更為便捷，但是但從制度這塊來看，還有很多不完善的地方。高校的財務檔案管理沒有設置專門的管理人員，多數(shù)是會計兼任管理的崗位，自然會計并不真正的了解檔案管理的工作，尤其是很多的電子檔案，需要做好安全和保密工作。管理制度落實不到位，自然管理的流程也就不健全，后期的工作存在有各式的問題，管理混亂和檔案丟失的情況會經(jīng)常出現(xiàn)。

3.2檔案的安全性和保密性未落實到位

高校的財務檔案管理會牽涉到很多方面，如果學校的經(jīng)濟情況外泄出去，會影響到財務工作的正常開展，甚至于其他部門工作的順利進行。學校的財務電子檔案管理缺少安全的防范意識，不重視財務信息的保管。電子信息的提供載體更加的多元化，在財務的信息儲存這塊要做好及時的備份，但是之前備份工作的保管力度不夠。缺少防范病毒的意識，會造成數(shù)據(jù)的丟失和被竊取，會給學校帶來不可估量的損失。

3.3檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低

電子檔案的管理者很多都不是專業(yè)的檔案管理人員，在到崗之前沒有及時的培訓，專業(yè)素養(yǎng)也不夠。學校沒有對電子檔案的管理工作加以足夠的重視，此外，技術(shù)不夠、缺少管理制度等，都會給高校的檔案管理工作帶來一定的壓力。電子檔案的管理人員沒有對之前的電子檔案進行實時的整理和歸納，很多資源嚴重浪費，某種程度也造成高校的財務檔案管理工作上的浪費。

4.高校加強財務電子檔案管理的重要舉措

4.1建立健全完善的電子檔案的管理制度

要想積極的推進高校的財務電子檔案的管理工作，就需要有一套完善的管理制度作為保障。財務的會計人員及時的整理財務信息，做好電子歸檔，配備專門的管理人員，實現(xiàn)財務的電子化管理。由于高校的財務會牽涉到學校的信息，而且種類繁多，需要有專門的財務人員做好資料的整理工作，分工明確，過程中需要有完善的法律法規(guī)做好約束，所有員工必須嚴格的遵守，只有這樣才能積極的推進高校的財務電子檔案制度的有效落實，財務的信息更加的公平和公正。

4.2重視財務電子檔案管理保密性的加強

在高校的信息管理中，財務檔案的管理是非常重要的，關(guān)系到高校內(nèi)部很多非常機密的信息，在電子檔案的作用下，使得信息安全存在著非常大的威脅，因此，需要加強電子檔案安全保密工作的重視。在網(wǎng)絡信息技術(shù)的使用下，使得高校財務檔案管理工作的效率有了很大的提升，同時也增強了管理的公開透明程度。雖然電子信息化技術(shù)的使用具有非常大的好處，但是網(wǎng)絡的不安全性給財務電子檔案的管理工作帶來了難度。一旦有黑客侵入了學校的財務電腦，會使得學校的很多重要信息都被泄露出去，這對學校的發(fā)展來說是非常大的威脅。因此，需要加強財務電子檔案加密工作，積極防范所有存在的網(wǎng)絡攻擊，促進財務電子檔案管理工作效率的提升。在網(wǎng)絡背景下，企業(yè)財務信息電子化處理需要重視軟件設施設備建設工作的加強。此外，還需要做好軟件的及時更新工作。電子檔案還需要做好相應的備份工作，并加密保存。

4.3重視財務電子檔案管理工作人員素質(zhì)的提高

在高校財務電子檔案管理工作中，電子檔案管理人員自身水平的高低直接影響著檔案管理水平。財務電子檔案應用到了數(shù)字信息技術(shù)，如果高校財務電子檔案管理人員對信息化技術(shù)完全不了解將沒有辦法進行電子檔案的管理工作。為此，高校需要加強電子檔案管理人員素質(zhì)水平的提高。高校在選擇電子檔案管理人員的時候，需要考察管理人員的專業(yè)水平，同時還需要配合高校財務工作人員的工作內(nèi)容，進行高校財務電子檔案管理工作的開展。首先，電子檔案管理人員需要加強自身專業(yè)化水平的提升，積極學習電子信息化的技術(shù)。其次，需要積極參與高校開展的信息技術(shù)培訓活動，提高信息技術(shù)使用效果。最后，需要加強自身責任心的增強，積極做好財務檔案的收集和管理工作，并做好相應的備份工作防止出現(xiàn)信息的遺失。

5.結(jié)束語

總的來講，加強電子技術(shù)在高等學校檔案管理工作中的應用，能夠有效提高高等學校財務電子檔案管理水平。就目前而言，電子信息技術(shù)在我們?nèi)粘Ｉ钪械膽靡呀?jīng)進入了非常普遍的狀態(tài)，財務電子檔案管理工作的開展，能夠有效縮減財務檔案的體積，節(jié)省存放的空間，同時還提高了維護和查找的效率。高等學校財務檔案管理工作在未來的發(fā)展趨勢將會更趨向于電子化，這是檔案管理工作中一項不可或缺的技術(shù)。

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