【摘要】：本文通過(guò)分析高校學(xué)院辦公室管理工作的特點(diǎn)，提出辦公室從轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，提高人員素養(yǎng)，強(qiáng)化工作能力，加強(qiáng)制度建設(shè)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)效能等幾個(gè)方面著手， 全面提升辦公室工作水平和服務(wù)質(zhì)量， 保證學(xué)校和學(xué)院各項(xiàng)事業(yè)的順利發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】：高校；學(xué)院辦公室；建設(shè)

高校的學(xué)院辦公室在整個(gè)學(xué)校工作中是按照專(zhuān)業(yè)性質(zhì)設(shè)置的教學(xué)行政管理組織，是院系聯(lián)系的紐帶，是基層教學(xué)單位的工作樞紐和信息中心，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的中樞作用，承擔(dān)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查等職能。它對(duì)上是執(zhí)行落實(shí)機(jī)構(gòu)，對(duì)下是布置督促機(jī)構(gòu)，對(duì)內(nèi)是管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)外是接待外聯(lián)機(jī)構(gòu)。在當(dāng)前教育改革不斷深化的形勢(shì)下，如何準(zhǔn)確把握辦公室工作的特點(diǎn)和內(nèi)在規(guī)律，轉(zhuǎn)變辦公室管理職能，加強(qiáng)辦公室建設(shè)，不斷提升工作水平，有著重要的意義。

一、轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

服務(wù)是辦公室的宗旨，辦公室工作層次和水平的提升應(yīng)在服務(wù)上加以具體體現(xiàn)。長(zhǎng)期以來(lái)，工作人員習(xí)慣墨守成規(guī)，常常被繁雜瑣事?tīng)恐亲愚D(zhuǎn)，服務(wù)層次難以提高。長(zhǎng)此以往，極易養(yǎng)成謹(jǐn)小慎微、但求無(wú)過(guò)、被動(dòng)從屬的思維定式。隨著高校體制機(jī)制改革的不斷深化，許多新情況、新問(wèn)題不斷涌現(xiàn)，以往傳統(tǒng)的思維方式和工作方法，難以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。因此，辦公室人員必須與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，增強(qiáng)創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。

辦公室的作用主要體現(xiàn)在工作作風(fēng)和態(tài)度以及辦事效率和質(zhì)量上。辦公室工作無(wú)小事，稍有不慎就會(huì)“捅婁子”，影響學(xué)院整體形象。因而在日常服務(wù)中，要樹(shù)立全局意識(shí)，凡事要從大局出發(fā)考慮問(wèn)題。辦公室工作事多而急，既要講程序、講規(guī)矩，又需要態(tài)度熱情、誠(chéng)懇友善，同時(shí)需要說(shuō)話(huà)辦事講效率，能辦的事情不拖沓，一時(shí)不能辦的事情想辦法，辦不了的事情耐心解釋清楚，自己能辦的事情勿候他人。對(duì)群眾的意見(jiàn)和建議不回避，并能及時(shí)準(zhǔn)確地反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。只有“重實(shí)際、說(shuō)實(shí)話(huà)、辦實(shí)事、講實(shí)效”，服務(wù)才能贏(yíng)得廣大師生員工的滿(mǎn)意。

二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素養(yǎng)

辦公室作為學(xué)院對(duì)內(nèi)對(duì)外的一個(gè)門(mén)面和窗口，工作人員的說(shuō)話(huà)辦事、言行舉止、待人接物等各種行為，從某種意義上說(shuō)，都代表著本單位的形象。建設(shè)一支政治上靠得住、工作上有本事、作風(fēng)上過(guò)得硬的高素質(zhì)的辦公室人員隊(duì)伍，提高工作人員的整體素養(yǎng)，是新時(shí)期做好辦公室工作的前提條件。

高校是培養(yǎng)中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)建設(shè)者和接班人的主要陣地。辦公室工作政策性強(qiáng)、責(zé)任大等特點(diǎn)，決定了辦公室人員首先必須具備較高的思想政治水平，方能在大是大非面前頭腦清醒、立場(chǎng)堅(jiān)定，應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜局面，抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)受各種考驗(yàn)。因此，辦公室人員必須努力加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高思想政治素質(zhì)。

此外，辦公室工作人員須注意加強(qiáng)自身道德修養(yǎng)：一是堅(jiān)持實(shí)事求是。實(shí)事求是是辦公室人員必須具備的職業(yè)道德。處理任何工作，都必須要做到全面準(zhǔn)確，不欺上瞞下，不添枝加葉，不謊報(bào)成績(jī)、掩蓋問(wèn)題，力求實(shí)事求是。二是做到愛(ài)崗敬業(yè)。愛(ài)崗敬業(yè)是做好各項(xiàng)工作的前提。工作人員要牢固樹(shù)立為人民服務(wù)的宗旨，懷著強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，誠(chéng)實(shí)誠(chéng)懇、廉潔自律、克已奉公、遵紀(jì)守法。三是甘于吃苦奉獻(xiàn)。辦公室工作十分繁雜而具體，時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高，而且加班加點(diǎn)是家常便飯。這種工作的特殊性就要求我們要有吃苦奉獻(xiàn)的精神，重事業(yè)、輕得失，有甘于奉獻(xiàn)、淡泊名利，甘當(dāng)無(wú)名英雄的高尚思想境界。

三、強(qiáng)化工作能力，提高人員水平

（一）文字表達(dá)能力。文字表達(dá)是辦公室人員的一項(xiàng)基本功。辦公室的基本職能之一就是上傳下達(dá)，這與文字的應(yīng)用息息相關(guān)。因此，掌握好文字表達(dá)的基本功，對(duì)辦公室人員來(lái)說(shuō)，是非常必要的。辦公室人員應(yīng)有意識(shí)地通過(guò)豐富自身寫(xiě)作知識(shí)，積極調(diào)查研究，掌握第一手資料，勤學(xué)苦練，進(jìn)一步提高文字表達(dá)能力。

（二）綜合協(xié)調(diào)能力。做好協(xié)調(diào)工作，首先必須堅(jiān)持立足全局、公平公正的原則，從全局角度把握分析問(wèn)題，以整體利益為重，同時(shí)盡量全面周到，照顧好各方利益。其次，要換位思考，真誠(chéng)待人，以理服人，以情動(dòng)人。再次，不拘泥于既有的工作方式，根據(jù)不同問(wèn)題積極探索新的協(xié)調(diào)方法和手段。

（三）高效工作能力。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，繁雜瑣碎，只有在工作中形成高效優(yōu)質(zhì)的作風(fēng)，才能更好地統(tǒng)籌和完成好手頭的工作。提高工作效率，首先必須明確工作職責(zé)，熟知工作內(nèi)容流程等多方面情況，這樣才能做到得心應(yīng)手，游刃有余。其次，要學(xué)會(huì)管理時(shí)間，工作有側(cè)重、有計(jì)劃，并善于利用零碎時(shí)間。（四）管理創(chuàng)新能力。辦公室工作如果一味地遵循舊的工作思想和方式，往往會(huì)使人原地踏步甚至落后。因此，在辦公室工作中保持創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化管理創(chuàng)新能力，是非常重要的。辦公室人員應(yīng)抱著積極學(xué)習(xí)的態(tài)度，廣泛涉獵，拓寬知識(shí)面，提高素質(zhì)。同時(shí)又要不斷在工作實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

四、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范各項(xiàng)工作

任何高水平的管理，都必須以科學(xué)的制度為先導(dǎo)。辦公室工作涉及面廣、頭緒多，建立健全科學(xué)完善而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，是辦公室高效運(yùn)行的基本要求。因此，加強(qiáng)辦公室制度建設(shè)，將辦公室工作納入管理規(guī)范之中，使辦公室工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、科學(xué)化，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

（一）建立崗位責(zé)任制。明確各個(gè)崗位職責(zé)權(quán)限，并使每項(xiàng)工作任務(wù)都落實(shí)到專(zhuān)人身上。這樣既可避免權(quán)責(zé)不清，又可避免推諉、撞車(chē)等現(xiàn)象發(fā)生，同時(shí)又能做到術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，使辦公室人員更高效率、更高質(zhì)量地完成各自的任務(wù)。

（二）建立操作性強(qiáng)、便于督查、切實(shí)可行的考核評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。對(duì)各個(gè)崗位任務(wù)的完成情況，進(jìn)行全面客觀(guān)的考查。對(duì)于完成好的，給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于完成不好的，給予警告和懲罰。這樣才能充分調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性。

五、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)效能

團(tuán)隊(duì)是指愿意為共同目標(biāo)而相互協(xié)作的個(gè)體所組成的工作團(tuán)體。團(tuán)隊(duì)以任務(wù)為導(dǎo)向，擁有共同的目標(biāo)和有效的交流合作。學(xué)院辦公室是高校系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，是一個(gè)緊密合作的團(tuán)體，各個(gè)崗位雖分工明確，但又協(xié)同合作，加強(qiáng)學(xué)院辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)關(guān)系到學(xué)校的整體辦學(xué)質(zhì)量，具有十分重要的意義。

團(tuán)隊(duì)首先是一個(gè)組織，組織就具有結(jié)構(gòu)。團(tuán)隊(duì)建設(shè)的任務(wù)之一就是優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。學(xué)院辦公室團(tuán)隊(duì)是人的組織，其崗位結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、個(gè)性結(jié)構(gòu)等，都可以根據(jù)學(xué)院辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)的目標(biāo)加以?xún)?yōu)化，隨著事業(yè)發(fā)展、改革進(jìn)程等因素進(jìn)行必要的改變。

學(xué)院辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)一要本著以人為本原則。人的素質(zhì)是團(tuán)隊(duì)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是團(tuán)隊(duì)效率的基礎(chǔ)因素。所以，要重視人、培養(yǎng)人，重視辦公室人員的基本權(quán)利和需要，培養(yǎng)提高辦公室人員的綜合素質(zhì)。學(xué)院辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)二要本著從實(shí)際出發(fā)的原則。在提出總體建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)的同時(shí)，注重每名成員的各自特點(diǎn)，區(qū)別各人的不同情況，在對(duì)學(xué)院辦公室成員各方面能力進(jìn)行認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，因人而異設(shè)置崗位，既能保證履行學(xué)院辦公室的職責(zé)，又能發(fā)揮辦公室人員各自的特長(zhǎng)。