徐海燕

隨著時(shí)代的進(jìn)步和人類辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，企業(yè)中的檔案信息量越來(lái)越復(fù)雜龐大，尤其是在大型的集團(tuán)化企業(yè)中，面對(duì)日趨紛繁復(fù)雜的檔案種類和數(shù)量，如何將集團(tuán)內(nèi)各單位各類檔案資源歸檔管理，科學(xué)分類，建立與之相適應(yīng)的檔案信息開發(fā)利用方式，及時(shí)提供檢索利用，使之更好地發(fā)揮作用，已成為一項(xiàng)非常重要的工作。因此，本文就集團(tuán)化企業(yè)中檔案資源的合理開發(fā)利用進(jìn)行探究。

1 集團(tuán)化企業(yè)檔案資源合理開發(fā)利用的必要性

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，集團(tuán)化經(jīng)營(yíng)即是以母公司為基礎(chǔ)，以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，通過(guò)合資、合作或股權(quán)投資等方式把多個(gè)獨(dú)立企業(yè)法人聯(lián)系在一起。集團(tuán)成員企業(yè)之間在研發(fā)、采購(gòu)、制造、銷售、管理等環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系在一起，協(xié)同運(yùn)作的方式叫集團(tuán)化運(yùn)作或集團(tuán)化經(jīng)營(yíng)模式。檔案的原始性，可以發(fā)揮憑證作用，可以成為一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具。集團(tuán)檔案是在集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的信息材料——包括文字、圖表、影片、照片、錄音、錄像等，是各企業(yè)在活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。另外，集團(tuán)檔案是集團(tuán)文化的重要部分，一方面它記述和反映了集團(tuán)文化建設(shè)的歷史，可為新時(shí)期集團(tuán)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。另一方面，對(duì)它加強(qiáng)管理的本身就是集團(tuán)文化建設(shè)的重要組成部分。所以，集團(tuán)化企業(yè)中檔案不是包袱，而是財(cái)富，作好檔案管理工作是集團(tuán)自身發(fā)展的客觀需要，也是長(zhǎng)期受益之事。所以說(shuō)合理開發(fā)利用檔案資源是集團(tuán)化企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的重要資源之一。

2 集團(tuán)化企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的合理模式

在集團(tuán)化管理企業(yè)中，檔案信息資源共建共享是與之相適應(yīng)的開發(fā)利用方式。檔案信息資源共建共享集團(tuán)各單位、各部門都要是集團(tuán)檔案輸出源，共同參與集團(tuán)檔案建設(shè)管理，然后共享檔案便利。在現(xiàn)代技術(shù)要求下，檔案科學(xué)先進(jìn)共享共建的途徑和模式就是要借助數(shù)字化的資源組織模式，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊等技術(shù)，將文字、圖像、聲音等各類檔案資源進(jìn)行甄別，真實(shí)可用、具有保存價(jià)值的檔案資源被提取出來(lái)，經(jīng)過(guò)信息整序，形成數(shù)字化信息再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案庫(kù)中，分類進(jìn)行存儲(chǔ)。查詢檔案時(shí)通過(guò)精準(zhǔn)檢索手段，可以及時(shí)查詢所需資料，獲取資料不受時(shí)間和空間的限制。

3 集團(tuán)化企業(yè)檔案資源共建共享存在的問(wèn)題

一是資源共建共享意識(shí)淡薄。在傳統(tǒng)管理模式和慣性思維的影響下，集團(tuán)化企業(yè)中各單位檔案人員的觀念還待更新，“條塊分割”、“重藏輕用”的思想依然作祟，希望檔案資源共享，但又不主動(dòng)參與檔案資源共建。有的僅注重本單位檔案資源管理，而忽視集團(tuán)其他公司檔案信息資源整合，沒(méi)有形成集團(tuán)檔案資源共建，導(dǎo)致集團(tuán)檔案資源不完整。還有相當(dāng)一部分集團(tuán)化企業(yè)中，檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案資源建設(shè)與服務(wù)上還沿用傳統(tǒng)的模式，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度不高。有的雖然加強(qiáng)了檔案資源網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入力度，卻忽視館藏檔案信息數(shù)字化整理轉(zhuǎn)化，館藏檔案資源數(shù)字化程度不高，導(dǎo)致集團(tuán)檔案資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)共享。

二是檔案資源缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一管理。集團(tuán)化企業(yè)各單位相對(duì)獨(dú)立，很多集團(tuán)對(duì)檔案資源管理沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致了各單位在檔案管理上各自為政、各行其是，主要表現(xiàn)在：管理人員素質(zhì)參差不齊，沒(méi)有經(jīng)過(guò)統(tǒng)一培訓(xùn)；管理要求不一，單位領(lǐng)導(dǎo)重視的，檔案管理正規(guī)些，反之，甚至無(wú)專人專管；硬件配備好壞不一，有條件的設(shè)備先進(jìn)些，沒(méi)條件的管理裝備簡(jiǎn)陋；收集、分類缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理不規(guī)范，分類混亂，查詢非常困難。在這些集團(tuán)化企業(yè)中檔案資源分散無(wú)序、重復(fù)浪費(fèi)，使有效的檔案資源閑置與短缺并存，整體效益難以發(fā)揮。

三是標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)化程度不高，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。由于歷史原因，檔案信息資源共建共享的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，缺乏集團(tuán)內(nèi)統(tǒng)一的檔案信息資源共建共享平臺(tái)，集團(tuán)內(nèi)各單位間的數(shù)據(jù)不能有效地銜接，網(wǎng)絡(luò)交流受到限制，集團(tuán)內(nèi)各單位無(wú)法參與檔案資源共建，集團(tuán)檔案資源不完整。有的從檔案管理到檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，限制了集團(tuán)檔案資源的共建共享。還有的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案資源服務(wù)方式仍然主要以內(nèi)容介紹、目錄查詢等為主，檔案內(nèi)容的數(shù)字化網(wǎng)上傳遞沒(méi)有開展，無(wú)法體現(xiàn)檔案資源共享便利。

4 集團(tuán)化企業(yè)檔案資源開發(fā)利用改進(jìn)方向與對(duì)策

一是要形成全面有效的信息資源共享體系。在集團(tuán)化企業(yè)中，集團(tuán)成員之間只有協(xié)同運(yùn)作、資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，不僅節(jié)省成本和費(fèi)用，還能提升企業(yè)的運(yùn)作和管理效率，提高企業(yè)創(chuàng)新能力和綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。同樣，在檔案管理上也要能形成信息資源共建共享，才能發(fā)揮檔案的最大作用。集團(tuán)化內(nèi)各單位、各部門應(yīng)該同心協(xié)力，共建集團(tuán)檔案庫(kù)，無(wú)論單位、部門大小都要重視集團(tuán)檔案資源共建，承擔(dān)檔案信息數(shù)字化建設(shè)任務(wù)并向共享網(wǎng)絡(luò)提供自己的檔案資源。這樣各種信息、數(shù)據(jù)可以源源不斷匯集到檔案信息庫(kù)中，再經(jīng)過(guò)專職檔案管理員的整合，最終形成全面有效的檔案信息庫(kù)。

二是要加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化科學(xué)化建設(shè)。集團(tuán)化企業(yè)中的檔案記錄了整個(gè)集團(tuán)相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，還記錄了集團(tuán)工作人員的基本情況和相關(guān)個(gè)人資料，這些資料為整個(gè)集團(tuán)工作的順利進(jìn)行提供了有力保障。在集團(tuán)化管理下，檔案信息內(nèi)容多而雜，在檔案管理中要嚴(yán)格執(zhí)行檔案整理歸檔要求及標(biāo)準(zhǔn)，做到全面收集、嚴(yán)審細(xì)甄、規(guī)范管理，并進(jìn)行科學(xué)分類、裝訂、整理，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及規(guī)范，這樣才能提高檔案資料的質(zhì)量，今后使用時(shí)才能發(fā)揮最大價(jià)值。另外，在目前技術(shù)要求下，資源共享要求檔案網(wǎng)絡(luò)化程度提高，那么檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化就成了網(wǎng)絡(luò)化和資源共享化的必備條件。檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化體系應(yīng)包括目錄格式、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、信息資源傳遞方式和方法、硬件設(shè)備建設(shè)等。集團(tuán)各單位要嚴(yán)格按照指定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)施檔案收集、整理、傳輸?shù)雀黜?xiàng)工作，以保證信息和系統(tǒng)能夠良好地互相兼容、識(shí)別和傳遞，實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙共享。

三是要建立自動(dòng)化現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前檔案資料不再僅僅是單一的紙質(zhì)材料，隨著科技的發(fā)展，越來(lái)越多的電子文件、圖片及音像等多媒體資料成為重要的檔案資料，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的要求。另外，以往檔案管理工作存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，其實(shí)管理是必要的手段，利用才是真正的目的。所以，面對(duì)復(fù)雜繁多的檔案信息必須要通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)手段，打造一個(gè)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，通過(guò)建立便捷的檔案查詢系統(tǒng)，讓檔案不再沉封在檔案柜里，在集團(tuán)內(nèi)能形成有效的信息資源共享，讓檔案能夠便利地為集團(tuán)所有單位、人員服務(wù)，真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值。另外，快節(jié)奏的生活、工作讓檔案利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此建立電子化的檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的發(fā)展方向。通過(guò)廣泛運(yùn)用的自動(dòng)化辦公平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)。利用現(xiàn)代科技手段實(shí)現(xiàn)建檔的規(guī)范化和科學(xué)化，同時(shí)又方便使用者及時(shí)查找到所需的檔案資料，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率。

總之，集團(tuán)化管理的企業(yè)中檔案管理具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，它是集團(tuán)的共享資源，更是企業(yè)文化的重要反映。只有不斷促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，要不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。才能為用戶提供更加有效和快捷的檔案信息資源服務(wù)，滿足用戶對(duì)檔案信息資源的共享需求。endprint