許清

摘 要：面對新形勢、新任務，對研究所檔案工作也提出了面臨著新的要求和挑戰(zhàn)。加強和改進新形勢下的檔案工作，統(tǒng)一領導、分級管理，建立分工明確的檔案工作責任體系。建立健全檔案制度，依法依規(guī)開展檔案工作。加大科研檔案的收集力度，重視科研檔案的歸檔價值。推進檔案數(shù)字化建設，檔案利用服務科技創(chuàng)新。

關鍵詞：檔案；研究所；新形勢；科研檔案；檔案制度

檔案作為黨和國家各項工作和、人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。隨著時代的發(fā)展，檔案工作越來越重要。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）。這是1994年以來中共中央辦 公廳、國務院辦公廳印發(fā)的第一個關于檔案工作的文件，是新中國歷史上黨中央、國務院全面系統(tǒng)指導檔案工作的又一個綱領性重要文獻，體現(xiàn)了黨中央、 國務院對檔案工作的高度重視和巨大支持。以中國科學院為代表的科研院所，為適應實施《“率先行動”計劃暨全面深化改革綱要》新要求，中科院印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（以下簡稱《實施意見》），就加強和改進新形勢下檔案工作提出具體意見和要求。

面對新形勢、新任務，對研究所檔案工作也提出了面臨著新的要求和挑戰(zhàn)。加強和改進新形勢下的檔案工作，對于支撐服務我中科院實施“率先行動”計劃，全面深化改革，具有重要意義。全所人員應充分認識做好檔案工作的重要性，進一步增強做好新形勢下檔案工作的責任感和使命感。

1 統(tǒng)一領導、分級管理，建立分工明確的檔案工作責任體系

研究所檔案管理體系是在科研支撐中心綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)劃下，依托各部門兼職檔案員，進行統(tǒng)一領導、分級管理的檔案工作體制?！秾嵤┮庖姟分幸蟆敖⒎止っ鞔_、各司其職的檔案工作責任體系。將檔案工作納入發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，列入工作考核范圍”?？蒲兄沃行木C合檔案室作為研究所檔案主管部門，主要負責制定、實施關于檔案工作的規(guī)范和管理制度，負責指導、組織、完成文件材料的立卷、移交和歸檔。

研究所檔案種類主要包括文書檔案、科研課題檔案、儀器設備檔案、基本建設檔案、聲像檔案、會計檔案、著名人物檔案、人事檔案、教育檔案等?！稒n案法》中明確規(guī)定“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”。各部門（項目）負責人為檔案的第一責任人，應及時布置建檔任務，指定兼職檔案員，組織立卷歸檔工作，并定期聽取兼職檔案員對檔案工作情況的匯報，協(xié)調(diào)和解決相關問題。兼職檔案員作為各部門檔案的管理者，應掌握檔案工作的基本技能，負責管理、接收本部門的檔案材料，認真做好檔案的收集、整理和立卷工作，符合檔案質(zhì)量、時間要求。

2 建立健全檔案制度，依法依規(guī)開展檔案工作

研究所將結(jié)合新時期檔案工作的特點，及時制訂、修訂檔案管理方面和業(yè)務方面的規(guī)章制度，適應新形勢新要求、覆蓋檔案收管用全過程的規(guī)章制度體系。加強《檔案法》和有關法律法規(guī)的宣傳與教育，將檔案內(nèi)容納入教育培訓范圍，切實增強全員檔案意識，形成各方面積極參與、共同支持的檔案工作環(huán)境。

研究所將按照國家《檔案法》和有關規(guī)定，開展檔案工作，強化法律意識，落實檔案工作責任。將檔案工作納入專、兼職檔案人員崗位職責，建立激勵與約束并重的工作考核機制，充分調(diào)動檔案人員工作的積極性。加強對檔案規(guī)章制度貫徹落實情況的監(jiān)督檢查，確保各項規(guī)章制度落到實處。

3 加大科研檔案的收集力度，重視科研檔案的歸檔價值

中科院作為科學技術(shù)方面的最高學術(shù)機構(gòu)，在各項科研活動中形成了大量珍貴的檔案，記載著廣大科技工作者的創(chuàng)新活動和成果，是歷史的傳承與發(fā)展?？蒲袡n案的建立與科研活動應同規(guī)劃、同部署、同落實，檔案收集工作始終貫穿科研工作全過程。細化各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應歸盡歸、應收盡收，重視對電子檔案的收集歸檔。凡是應歸檔的文件材料（包括電子文件及照片、錄音、錄像等），要按時向綜合檔案室移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

在部署新項目時，應及時建立檔案工作制度，指定專人負責檔案工作，確保建檔工作與科研活動同步進行。針對國家科技重大專項、國家重大科技基礎設施、戰(zhàn)略性先導科技專項、軍工固定資產(chǎn)投資項目、大中型基本建設項目等重大項目，研究所將加強檔案工作的過程監(jiān)督檢查和業(yè)務指導，嚴格執(zhí)行重大項目檔案驗收制度。

4 推進檔案數(shù)字化建設，檔案利用服務科技創(chuàng)新

加強數(shù)字檔案室軟硬件建設，建立檔案數(shù)字化工作的長效機制，開展存量檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。推進科研和管理活動中的原生電子文件和原始數(shù)據(jù)的移交接收常態(tài)化，確保收集齊全、真實有效。加快文件級檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，科學整合數(shù)字檔案資源。

依法做好檔案查閱工作，改進查閱方式，簡化利用手續(xù)，最大限度滿足利用者需求；充分利用網(wǎng)絡等途徑，提供多樣化、常態(tài)化的檔案服務。深入研究各方面檔案利用需求，尤其是科研人員的檔案利用需求，主動開發(fā)檔案資源，做好編研工作，加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，為研究所決策、科學研究等提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品。

“率先行動”計劃的實施將掀開中科院各項事業(yè)改革發(fā)展的新篇章，也將對全院檔案工作提出新的更高要求，提供新的更大機遇。研究所將嚴格按照國家《檔案法》和有關規(guī)定，緊密圍繞《“率先行動”計劃暨全面深化改革綱要》，認真貫徹落實《實施意見》，改進和完善檔案工作管理體系、責任到人，建立健全檔案制度、依法依規(guī)開展檔案工作，建立科研活動和管理工作全覆蓋的檔案資源體系，推進檔案數(shù)字化建設、服務科技創(chuàng)新，加強人員隊伍培訓，全面提升研究所檔案工作水平與服務能力。

參考文獻

[1]中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的通知.2014/02/27.

[2]中國科學院印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的通知.2015/05/08.

[6]楊虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].企業(yè)管理，2010（34）：126-127.endprint