近年來(lái)檔案管理工作呈現(xiàn)出較快的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理現(xiàn)代化的水平也在這個(gè)過(guò)程中得到了進(jìn)一步的提升。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來(lái)了高度的便利性，但是與此同時(shí)也對(duì)檔案管理提出了更高水平的要求。當(dāng)前很多單位的檔案管理方法和手段與新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求之間存在相悖之處。因此，各個(gè)單位需要采取措施來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，并逐步向世界先進(jìn)水平靠攏。在信息技術(shù)不斷更新的時(shí)代背景下，信息化的管理手段對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的理論方式和技術(shù)手段產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，使得檔案管理工作產(chǎn)生了新的內(nèi)涵和意義。在這種情況下，我們必須對(duì)新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新要求和發(fā)展新趨勢(shì)有客觀正確的認(rèn)識(shí)，用與時(shí)俱進(jìn)、實(shí)事求是的態(tài)度來(lái)思考新方法和新思路的可行性，全面推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化和信息化工作的進(jìn)程，為檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作缺陷分析

在經(jīng)濟(jì)全球化和一體化的時(shí)代背景下，新經(jīng)濟(jì)時(shí)代已經(jīng)悄然到來(lái)，知識(shí)、服務(wù)和理念為特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)體系已經(jīng)漸漸成型。檔案管理在信息技術(shù)的推動(dòng)下也產(chǎn)生了現(xiàn)代化的需求和要求，但是鑒于國(guó)內(nèi)檔案管理工作硬件條件限制和一些檔案管理思路的限制，我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程依然面臨著艱巨的任務(wù)和漫長(zhǎng)的歷程。筆者就自身在檔案管理工作中總結(jié)的工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析：檔案管理是一項(xiàng)集專業(yè)性、機(jī)密性和政治性為一體的綜合性工作，檔案資料的保管也需要專人維護(hù)，但是另一方面檔案管理工作涉及到的工作量大、管理人員編制相對(duì)匱乏，且有很多檔案管理人員來(lái)自于非檔案管理專業(yè)，一些單位還沒(méi)有為檔案管理設(shè)置單獨(dú)的檔案管理軟件和計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案檢索和編輯工作還停留在手工階段，上述因素導(dǎo)致檔案資料難以及時(shí)歸檔、檔案完整性得不到保障，檔案管理工作依然需要進(jìn)一步完善。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理現(xiàn)代化缺陷如下：

第一，沒(méi)有將檔案管理信息化放在戰(zhàn)略高度上。檔案管理信息化建設(shè)中遇到的最主要的問(wèn)題就在于缺乏對(duì)其有足夠的重要性認(rèn)識(shí)。檔案管理信息化和傳統(tǒng)的檔案管理在管理理念和管理方式上存在著較大的差異，如果在傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理過(guò)程中，管理人員不能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，不能夠正視檔案管理信息化的重要現(xiàn)實(shí)意義，那么勢(shì)必會(huì)影響到檔案管理信息化的順利開(kāi)展；另外，檔案管理信息化建設(shè)需要足夠的資金支持，如果檔案管理人員認(rèn)為信息化的意義不大的話，那么檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐勢(shì)必會(huì)受到嚴(yán)重的影響。

第二，檔案管理信息化建設(shè)中專業(yè)人才匱乏。檔案管理信息化建設(shè)之所以舉步艱難，其主要原因在于專業(yè)人才的匱乏。檔案管理信息化建立在現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，因此對(duì)從事檔案信息化管理的人員提出了更高的要求，那就是我們不僅僅需要具有檔案管理工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，還要具備相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用和技術(shù)管理的能力。但是目前具備全面素質(zhì)和能力的綜合性人才是相當(dāng)匱乏的。另外，檔案管理人員除了綜合素質(zhì)較低之外，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定也成為現(xiàn)代化檔案管理的弊端之一，很多檔案管理人員在剛剛了解工作性質(zhì)和工作內(nèi)容之后就離開(kāi)了工作崗位，這導(dǎo)致了檔案管理信息化工作隊(duì)伍一直難以滿足檔案管理工作的基本需求。

（二）做好檔案管理工作的意義

檔案管理工作的規(guī)范性直接反應(yīng)著一個(gè)單位管理水平的科學(xué)性，單位的檔案記載著一個(gè)單位的過(guò)往歷史和優(yōu)秀發(fā)展成果，使得對(duì)本單位的科學(xué)管理研究和科學(xué)發(fā)展研究變得更具科學(xué)性和針對(duì)性，對(duì)各個(gè)單位揚(yáng)長(zhǎng)避短、科學(xué)制定發(fā)展戰(zhàn)略具有積極的推動(dòng)作用。做好檔案管理工作，一方面可以讓單位內(nèi)部人員充分了解到單位的運(yùn)行狀況，判斷發(fā)展戰(zhàn)略和管理策略的科學(xué)性，為進(jìn)一步的管理策略調(diào)整提供及時(shí)、準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)；另一方面則為社會(huì)各界判斷本單位的各項(xiàng)成績(jī)提供客觀的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，為本單位與社會(huì)各界的接觸打造良好的基礎(chǔ)條件。所以檔案管理工作的優(yōu)劣在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展、提升單位市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力上具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、現(xiàn)代化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)分析

信息化和現(xiàn)代化檔案管理工作和傳統(tǒng)檔案管理工作相比具有較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)：首先，現(xiàn)代化檔案保存壽命比較長(zhǎng)，一般情況下不易損壞。傳統(tǒng)檔案管理中，紙質(zhì)檔案大量的堆疊在檔案室之中，如果遇到惡劣天氣或者存放時(shí)間較長(zhǎng)的話，容易出現(xiàn)檔案丟失或者檔案受損的情況。其次，現(xiàn)代化檔案在提檔上具有優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理存放年代久遠(yuǎn)，目錄內(nèi)容龐大，設(shè)置不健全、目錄丟失情況比比皆是，電子檔案則在建立之初就進(jìn)行了查詢目錄的設(shè)置，檔案查詢只需要通過(guò)點(diǎn)點(diǎn)按鈕查詢即可，在某種程度上促進(jìn)了檔案管理效率的提升；最后，電子檔案具有全面、高度靈活性的優(yōu)勢(shì)。電子設(shè)備為檔案儲(chǔ)存提供了良好的存儲(chǔ)空間，擺脫了紙張存儲(chǔ)空間有限的束縛，還能動(dòng)態(tài)更新、即時(shí)補(bǔ)充檔案信息。因此，電子檔案更具全面性和完整性。

三、檔案管理工作現(xiàn)代化的方法和手段

第一，要實(shí)現(xiàn)檔案工作技術(shù)和管理的現(xiàn)代化。具體來(lái)講，檔案管理工作現(xiàn)代化在很大程度上是指通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案記錄、整理、存儲(chǔ)、查找、傳遞和交流的工作，檔案管理工作構(gòu)成了檔案工作的重要組成部分。檔案管理方法的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，因此檔案管理過(guò)程中應(yīng)用的理論、使用的方法和技術(shù)手段都成為判斷其現(xiàn)代化水平的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。個(gè)人認(rèn)為在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，首先需要在管理學(xué)的理論和方法的指導(dǎo)下構(gòu)建一套科學(xué)有效的檔案管理理論，使得理論和實(shí)際相切合；其次需要在檔案管理工作中引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和手段，為檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化提供基礎(chǔ)和營(yíng)造良好的環(huán)境。這樣檔案管理現(xiàn)代化在理論上具有了科學(xué)的指導(dǎo)，在管理上具有了完善的原理，在手段上具有了先進(jìn)的技術(shù)，從而使得檔案管理工作逐漸走向完善。

第二，要實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化。現(xiàn)代化檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)在于信息化，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新應(yīng)用將成為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然方向。在信息通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸之后，檔案管理資源和其他相關(guān)資源能夠得到合理的配置和有序的利用，使得檔案信息資源在應(yīng)用領(lǐng)域發(fā)揮更大的作用。檔案管理的信息化為檔案工作的有效利用提供了重要的平臺(tái)和技術(shù)的支撐。因此，各個(gè)單位首先應(yīng)該做好檔案基礎(chǔ)平臺(tái)的建設(shè)，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化提供便利條件，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)將成為必然；其次，各個(gè)單位還要做好檔案信息資源建設(shè)，也就是說(shuō)以數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段作為支撐，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。

第三，要實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)的現(xiàn)代化。在現(xiàn)代信息處理技術(shù)得到廣泛應(yīng)用、新型存儲(chǔ)介質(zhì)不斷出現(xiàn)的時(shí)代背景下，一些新型檔案載體正在如火如荼的應(yīng)用之中，這為檔案載體的護(hù)理和保管提供了現(xiàn)代化的手段和方法。新型的檔案保管載體和傳統(tǒng)的檔案保管載體在存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)介質(zhì)上都有著本質(zhì)的區(qū)別，表現(xiàn)出不同的特點(diǎn)和需求。所以，新型檔案載體在有效保護(hù)檔案內(nèi)容和保管檔案載體方法上提供了更加寬廣的空間，為檔案信息內(nèi)容的保密性和安全性提供了更多的保障。

第四，要做好檔案利用工作。檔案管理的根本目的在于檔案的利用，檔案只有在利用之后才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。檔案管理現(xiàn)代化中只有做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用才能實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值，在當(dāng)今社會(huì)中檔案資源的利用和開(kāi)發(fā)已經(jīng)成為不可或缺的一項(xiàng)技術(shù)和資源。檔案管理員一方面要在檔案整理、收集、保管和鑒定上下足功夫，另一方面則要做好檔案的檢索、編研工作，用良好的檢索工具為檔案利用做好準(zhǔn)備工作，各個(gè)單位應(yīng)將檔案管理工作的重點(diǎn)放在檔案匯編和檔案檢索體系的建立上，讓檔案管理工作為檔案利用工作成為及時(shí)可靠的條件和基礎(chǔ)。另外，單位要做好檔案庫(kù)房的建設(shè)，減少外界條件給檔案管理工作帶來(lái)?yè)p害的可能性。

（作者單位：山東省濱州市無(wú)棣縣小泊頭鎮(zhèn)人民政府）