高云 寧夏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院

應(yīng)用Word排版的經(jīng)驗(yàn)技巧

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筆者依據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)文獻(xiàn)資料的記載，針對(duì)Word排版的技巧進(jìn)行研究分析，希望可以在日后相關(guān)工作人員對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行分析的時(shí)候起到一定借鑒性作用，最終在我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中做出一定貢獻(xiàn)。

Word 排版 技巧 分析 現(xiàn)階段

1 問(wèn)題研究背景及意義

現(xiàn)階段很多期刊排版工作進(jìn)行的過(guò)程中會(huì)使用到方正排版軟件，但是方正排版軟件實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，因?yàn)槊嫦蛑形碾娮映霭嫦到y(tǒng)，所以自然會(huì)帶有一定局限性，因此使用范圍僅僅局限在專業(yè)性比較強(qiáng)的期刊雜志社當(dāng)中，微軟公司開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件word具有所見(jiàn)即所得，圖文混排以及操作簡(jiǎn)單等特征，因此會(huì)在排版領(lǐng)域當(dāng)中得到較為廣泛的應(yīng)用，Word可以直接在電子文稿、報(bào)刊以及公式排版領(lǐng)域當(dāng)中得到應(yīng)用，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中可以讓排版工作人員的工作量大幅度減少，也可以讓錯(cuò)誤率得到有效地控制，在此基礎(chǔ)上自然可以讓期刊的編排校對(duì)一體化目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)word在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，有利于網(wǎng)上審稿工作的順利開(kāi)展，排版完成的word文件是可以直接轉(zhuǎn)化為PDF文件，以便于可以讓期刊的網(wǎng)絡(luò)化工作得以順利開(kāi)展，筆者依據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)文獻(xiàn)資料的記載針對(duì)word排版工作進(jìn)行的過(guò)程中可以使用到的技巧進(jìn)行分析，希望可以在日后相關(guān)工作人員對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行分析的時(shí)候起到一定借鑒性作用，最終在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中做出一定貢獻(xiàn)。

2 排版設(shè)置工作分析

在排版工作進(jìn)行的過(guò)程中，首先應(yīng)當(dāng)依據(jù)刊物的實(shí)際要求開(kāi)展版式設(shè)置工作，將“文件”菜單當(dāng)中的頁(yè)面設(shè)置命令打開(kāi)，再在“頁(yè)邊距”這一項(xiàng)選項(xiàng)當(dāng)中，針對(duì)上下左右的空白邊界區(qū)域進(jìn)行設(shè)置，在“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)當(dāng)中可以針對(duì)每一頁(yè)當(dāng)中的行數(shù)以及每一行當(dāng)中的字?jǐn)?shù)進(jìn)行設(shè)置。假如說(shuō)希望雙排欄后面每一行22個(gè)字符，并且欄間距是2個(gè)字符的話那么在版式設(shè)置工作進(jìn)行的過(guò)程中是應(yīng)當(dāng)將每一行字符數(shù)設(shè)置為46個(gè)，上文中所說(shuō)的這些設(shè)置一定需要在正片文檔設(shè)置領(lǐng)域當(dāng)中全部應(yīng)用。

排版過(guò)程中，某些情況下會(huì)發(fā)現(xiàn)某一些段落的行距數(shù)值較小，這是段落設(shè)置問(wèn)題，將“格式”菜單欄當(dāng)中的“段落”命令打開(kāi)，假如已經(jīng)定義了文檔網(wǎng)格，則應(yīng)當(dāng)選中“自動(dòng)對(duì)其網(wǎng)格”，那么行距數(shù)值偏小問(wèn)題就可以得到解決。

論文當(dāng)中題目名稱、作者以及中英文摘要都有各自的格式，所以需要在格式集當(dāng)中預(yù)先將需要使用到的各個(gè)要素的格式設(shè)置好，最好是應(yīng)當(dāng)定義快捷鍵，將原文復(fù)制在模板當(dāng)中，而后再在對(duì)預(yù)先設(shè)定好的快捷鍵加以一定程度應(yīng)用的基礎(chǔ)上，就可以將原文格式轉(zhuǎn)換為目標(biāo)樣式。在樣式實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中也是可以自動(dòng)生成各種目錄以及索引。

3 分欄的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意到的問(wèn)題

期刊排版一般會(huì)使用雙排欄格式，假如一篇文章當(dāng)中圖表的數(shù)量比較多，可以將整篇文檔一次性的劃分為兩欄，但是在一次性將文檔劃分為兩欄之后，容易出現(xiàn)圖表位置混亂等問(wèn)題，因此需要使用到“通欄排版”將圖表劃分為幾個(gè)板塊，而后再在每一個(gè)板塊當(dāng)中劃分兩欄。在分欄工作完成之后，假如發(fā)現(xiàn)文字混亂問(wèn)題，將發(fā)生錯(cuò)亂問(wèn)題的文字當(dāng)中的全部空格刪除，并將其合成一個(gè)段落，在分欄工作結(jié)束之后，如果需要進(jìn)行分段，再依據(jù)實(shí)際情況來(lái)分段。

表格，期刊當(dāng)中包含的表格依據(jù)編排規(guī)范當(dāng)中提出的要求應(yīng)當(dāng)劃分為三線表格，頂線和底線應(yīng)當(dāng)選擇的是1磅，中間線相較于兩端來(lái)說(shuō)應(yīng)當(dāng)稍微細(xì)一些，選擇為0．5磅。單元格的高度應(yīng)當(dāng)是一個(gè)固定數(shù)值，單元格的寬度隨著內(nèi)容而發(fā)生一定變化，在字?jǐn)?shù)比較多的情況下可以將一個(gè)單元格當(dāng)中的文字排列為兩行或者多行，在實(shí)際排版需求的影響之下，某些情況下可以將單元格左右邊距設(shè)置為0磅，以便于可以在一個(gè)單元格當(dāng)中承載更多的內(nèi)容。

表格一般情況下是需要將小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊，單擊“視圖”菜單，并將“標(biāo)尺”調(diào)取出來(lái)，而后再在標(biāo)尺選項(xiàng)當(dāng)中雙擊鼠標(biāo)左鍵，彈出制表位置這樣一個(gè)對(duì)話框，再在“對(duì)齊方式”當(dāng)中選擇“小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊選項(xiàng)”；而后在標(biāo)尺當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)一個(gè) T形狀的“小數(shù)點(diǎn)對(duì)其制表符”，拖動(dòng)到預(yù)定位置當(dāng)中之后單元格當(dāng)中的數(shù)字就會(huì)依據(jù)這一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊方式進(jìn)行排列。

圖片，期刊當(dāng)中一般情況下都會(huì)包含數(shù)量眾多的線條圖片以及照片圖片，作者提供的圖片的大小、圖片之上的文字以及圖片的清晰度都會(huì)對(duì)期刊排版實(shí)際要求之間有一定差距，期刊排版工作進(jìn)行的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)使用word當(dāng)中的繪圖軟件來(lái)將圖片排版工作妥善完成。在對(duì)word當(dāng)中的繪圖工具加以一定程度應(yīng)用的基礎(chǔ)上可以較為輕松的讓圖片縮放以及裁剪等目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，彩色線條，比方說(shuō)黃色以及綠色在經(jīng)過(guò)黑白雙色印刷之后，顏色會(huì)顯得非常淺，因此想要辨識(shí)出來(lái)自然是一件非常困難的事情，在此情況下就可以使用到顏色按鈕，將色彩定義為黑白雙色，也可以針對(duì)圖片的對(duì)比度與亮度進(jìn)行相互比較，在此基礎(chǔ)上就可以讓線條變得更加清晰和美觀一些。如果想要讓圖片當(dāng)中的注釋、文字以及線條得到改善的話，可以分為兩種情況，針對(duì)可以將組合取消掉的圖片，首先應(yīng)當(dāng)將組合取消，轉(zhuǎn)化為mircrosoft office圖形，而后點(diǎn)擊圖片當(dāng)中需要得到改善的線條或者文本框，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，就可以讓線條的顏色和尺寸得到改善，在對(duì)文本框當(dāng)中的字體以及字號(hào)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整的過(guò)程當(dāng)中，也可以將不需要使用到的線條以及文本框去除掉。首先應(yīng)當(dāng)將原圖的組合取消，并去除底紋。針對(duì)難以將組合取消的圖片，首先可以使用裁剪工具將需要修改的文字進(jìn)行裁剪，針對(duì)某些沒(méi)有辦法裁剪的，可以使用繪圖工具當(dāng)中的文本以及矩形框等進(jìn)行覆蓋，而后再在插入的文本框當(dāng)中重新置入文字。最終將圖片以及各個(gè)圖形框和文本框組合在一起，以免出現(xiàn)圖片和圖題分離這樣的問(wèn)題，圖題也應(yīng)當(dāng)使用文本框開(kāi)展制作工作，以便于可以將其全部組合在一起。在排版工作進(jìn)行的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)將圖片的格式設(shè)置為“浮于文字上方”，在此基礎(chǔ)上，當(dāng)需要在文檔當(dāng)中的某處插入圖片的情況下，首先應(yīng)當(dāng)在那里插入空白行，將圖片放置在空白位置上。也有一些作者提供的圖片是沒(méi)有辦法移動(dòng)的，也沒(méi)有辦法開(kāi)展版式設(shè)置工作，在此情況下可以將圖片放置在一個(gè)圖文框架當(dāng)中，再針對(duì)圖文框架開(kāi)展版式設(shè)置工作，就可以針對(duì)圖片施行移動(dòng)等操作。

頁(yè)眉頁(yè)腳在論文撰寫(xiě)過(guò)程當(dāng)中發(fā)揮出來(lái)的作用極為重要，既可以在形式上顯得比較美觀，也可以讓作者與讀者迅速的對(duì)文章進(jìn)行定位，在此基礎(chǔ)上也就可以對(duì)文章的整體結(jié)構(gòu)形成較為深入的認(rèn)識(shí)。設(shè)置出來(lái)較為簡(jiǎn)單的自動(dòng)顯示頁(yè)碼，在文檔當(dāng)中首先定位出來(lái)需要顯示的頁(yè)碼的位置，在點(diǎn)擊“插入”、“頁(yè)碼”等選項(xiàng)開(kāi)展設(shè)置工作就可以。設(shè)置稍微復(fù)雜一些的頁(yè)眉頁(yè)腳。奇偶數(shù)頁(yè)碼或者首頁(yè)不同的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)依次點(diǎn)擊的是“頁(yè)面設(shè)置”、“奇偶頁(yè)不同”或者“首頁(yè)不同”等選項(xiàng)之后在奇數(shù)頁(yè)面當(dāng)中，設(shè)置出不同類型頁(yè)眉頁(yè)腳，在論文編纂工作進(jìn)行的過(guò)程中，在文檔中間部分有可能依據(jù)實(shí)際需求，需要設(shè)置出來(lái)和之前不同類型的頁(yè)眉頁(yè)腳，也有可能需要將內(nèi)容中斷開(kāi)來(lái)，在此情況下就需要施行下文中所說(shuō)的這些操作：“點(diǎn)擊設(shè)置并插入分隔符，并在選項(xiàng)當(dāng)中點(diǎn)擊下一頁(yè)才會(huì)出現(xiàn)后續(xù)的內(nèi)容設(shè)置選項(xiàng)”。

編號(hào)是可以讓一篇優(yōu)秀的文章變得更加出彩一些，辦公軟件當(dāng)中word具備一定的自動(dòng)編號(hào)功能，不單單可以讓論文當(dāng)中各種問(wèn)題的列舉、論文當(dāng)中圖表的自動(dòng)編號(hào)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，也可以讓編寫(xiě)人員的工作變得更加方便一些，當(dāng)使用word開(kāi)展論文編排工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將實(shí)際情況作為依據(jù)，并遵循一定的格式要求，開(kāi)展自動(dòng)編號(hào)設(shè)置工作。

圖形的自動(dòng)編號(hào)工作。在論文當(dāng)中是可以會(huì)包含圖形就是為了可以將問(wèn)題更加明確的呈現(xiàn)在人們的眼前，不管是在論文的結(jié)構(gòu)當(dāng)中還是內(nèi)容當(dāng)中都可以發(fā)揮出來(lái)極為重要的作用。Word當(dāng)中圖表的編號(hào)具備自動(dòng)維護(hù)功能，因此可以在圖形數(shù)量或者表格數(shù)量出現(xiàn)變化的情況下自動(dòng)生成編寫(xiě)者需要使用到的編號(hào)，不需要輸入新編號(hào)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行修改，因此可以為論文的編寫(xiě)人員提供非常大的方便。

設(shè)置表格編號(hào)自動(dòng)維護(hù)。再在文檔當(dāng)中插入表格這一個(gè)選項(xiàng)之后，依次施行下文中所說(shuō)的這些操作，點(diǎn)擊“插入”以及“題注”構(gòu)建出來(lái)將阿拉伯?dāng)?shù)字作為編號(hào)的標(biāo)簽，而后再點(diǎn)擊確定，在文檔當(dāng)中已經(jīng)插入標(biāo)簽的文字以及序號(hào)當(dāng)中的序號(hào)插入說(shuō)明。再次開(kāi)展題注工作的時(shí)候也可以使用上文中所說(shuō)的這些方法，根本不用重新構(gòu)建標(biāo)簽，word會(huì)自動(dòng)開(kāi)展編號(hào)工作。

針對(duì)公式的自我維護(hù)進(jìn)行設(shè)置，將嵌入式版式作為依據(jù)將公式放置在一個(gè)單獨(dú)的段落位置當(dāng)中，并應(yīng)用光標(biāo)定位公式的后面，依據(jù)上文中所說(shuō)的這些操作就可以將標(biāo)簽文字和序號(hào)自動(dòng)的插入相應(yīng)位置。

4 長(zhǎng)文檔處理技巧

當(dāng)使用Word軟件排版長(zhǎng)文檔的過(guò)程當(dāng)中，涉及到的最重要的問(wèn)題是正文文檔編排工作，正文當(dāng)中一般情況下都有很多個(gè)章節(jié)的內(nèi)容，各個(gè)章節(jié)使用到的排版風(fēng)格應(yīng)該是統(tǒng)一的，所以在正文文檔排版工作進(jìn)行的過(guò)程中，可以使用統(tǒng)一的樣式，以便于可以得到比較好的結(jié)果，一般情況下，在正文文檔排版工作進(jìn)行的過(guò)程中，會(huì)劃分為章節(jié)標(biāo)題、一二三級(jí)標(biāo)題以及正文內(nèi)容等模塊，超過(guò)三級(jí)標(biāo)題的情況非常少，將文檔排版實(shí)際情況作為依據(jù)，就可以將正確的樣式找尋出來(lái)，而后開(kāi)展樣式設(shè)置工作。

實(shí)際操作方法，在開(kāi)始選項(xiàng)下拉樣式欄當(dāng)中，單擊“樣式”按鈕，調(diào)取出來(lái)的樣式任務(wù)窗口當(dāng)中將需要新建的樣式選擇出來(lái)，將文檔排版實(shí)際要求作為依據(jù)，設(shè)置出來(lái)與之相對(duì)應(yīng)的樣式，在各個(gè)模塊當(dāng)中應(yīng)用適應(yīng)性比較強(qiáng)的樣式。在各個(gè)級(jí)別樣式設(shè)置工作進(jìn)行的過(guò)程中，需要注意到的問(wèn)題是，樣式下拉窗口當(dāng)中也有“格式”選項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)文檔排版實(shí)際要求，在這個(gè)選項(xiàng)當(dāng)中開(kāi)展字體以及段落等格式設(shè)置工作。

在樣式設(shè)置工作完成之后，假如說(shuō)長(zhǎng)文檔的錄入工作已經(jīng)完成，那么就可以將多級(jí)符號(hào)設(shè)置這一個(gè)環(huán)節(jié)省略下來(lái)，即便實(shí)際量多級(jí)符號(hào)設(shè)置出來(lái)，在已經(jīng)錄入完成的長(zhǎng)文檔當(dāng)中，也難以發(fā)揮出來(lái)任何形式的作用，假如說(shuō)文檔錄入工作還沒(méi)有完成，那么在樣式設(shè)置完畢之后，可以開(kāi)展多級(jí)符號(hào)設(shè)置工作，之所以會(huì)設(shè)置多級(jí)符號(hào)，是因?yàn)榭梢栽诤罄m(xù)修改的過(guò)程當(dāng)中起到一定促進(jìn)性作用，而已讓修改工作變得較為簡(jiǎn)單。

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