吳偉麗

[摘要]隨著當(dāng)代計(jì)算機(jī)科學(xué)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)完全滲入所有檔案整理的日常工作中。檔案整理工作應(yīng)該趨向于實(shí)現(xiàn)“一體化、全程化”的信息管理平臺(tái)。通過(guò)形成“全程化、一體化”信息管理平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)信息的快速查詢與同步信息更改，從而有效的保證檔案的真實(shí)性和可靠性。

[關(guān)鍵詞]檔案 數(shù)字化 安全保密

檔案管理在社會(huì)信息系統(tǒng)中占據(jù)著很關(guān)鍵的位置，通過(guò)檔案管理將系統(tǒng)的信息得到匯總和整合，對(duì)進(jìn)一步工作的開(kāi)展有很重要的作用。在現(xiàn)今的信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理手段可能面臨著新的挑戰(zhàn)，以順應(yīng)歷史發(fā)展的潮流。目前，新時(shí)期下數(shù)字信息化已經(jīng)滲透到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的方方面面。檔案的信息化管理是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展過(guò)程中的必由之路，更是促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)信息進(jìn)一步發(fā)揮作用，產(chǎn)生新信息的前提條件。在社會(huì)保險(xiǎn)工作中，檔案管理發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)信息化能夠使信息管理獲得最大化效率，符合我國(guó)新時(shí)代發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵一招。

檔案數(shù)字化是在21世紀(jì)全面進(jìn)入飛速發(fā)張的階段，最初只是進(jìn)行的對(duì)案卷目錄，文件卷內(nèi)目錄的錄入中計(jì)算機(jī)起輔助作用，現(xiàn)在很多檔案館都開(kāi)展了信息化的電子管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的電子信息化，很多檔案可以供查閱者進(jìn)行遠(yuǎn)程電子查閱，這樣方便與檔案信息的遠(yuǎn)程化交流與共享，可以有效的提高檔案資源的交流與共享，使檔案工作更加的精細(xì)化和合理化。

一、檔案管理的價(jià)值和意義

在工作中，人員的信息記錄非常重要，它是人事管理、工作安排的重要部分，其工作信息量比較大，涉及的面較廣，并且對(duì)資源管理工作的開(kāi)展有著很重要的參考價(jià)值。如在社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理工作中，其需要全面記錄社會(huì)保障工作者的相關(guān)資料，并據(jù)此提供相應(yīng)的幫助。

（一）使管理工作更為有序

通過(guò)對(duì)檔案的管理，能夠?qū)⑷藛T的管理工作更加有序。比如在辦理一些手續(xù)或業(yè)務(wù)時(shí)，信息化的檔案管理可以為其提供一個(gè)較為完善的數(shù)據(jù)信息資料。并且還可以將以往的記錄登記在冊(cè)，有不良記錄或優(yōu)秀記錄都可以有明確的標(biāo)識(shí)，將功和過(guò)都有記錄之后，會(huì)為今后的工作開(kāi)展提供很大的便利，也使得工作更加有序。

（二）使得信息更加真實(shí)可靠

通過(guò)對(duì)檔案的管理，能夠?qū)⒏嗾鎸?shí)可靠的信息得到整合，為各方面工作的開(kāi)展調(diào)動(dòng)等提供非常有用的參考價(jià)值。比如，信息對(duì)象的個(gè)人經(jīng)歷包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作態(tài)度、思想水平、個(gè)人特長(zhǎng)等方面的情況，在一定程度上會(huì)對(duì)人員信息的真實(shí)性、可靠性有一定的保證。同時(shí)也可以通過(guò)對(duì)檔案資源的整合，做出更加公正、全面、客觀的對(duì)策。

二、控制檔案數(shù)字化質(zhì)量

信息化平臺(tái)的逐步建立，使得各種自動(dòng)化辦公出現(xiàn)并迅速遍及各個(gè)領(lǐng)域。信息化平臺(tái)的利用在檔案管理工作方面也有著不小的影響，整體水平有不小的提高。但原始的工作方式還是存在于日常生活辦公中，資料堆積，閱檔室分工不夠明確等問(wèn)題還是存在的。

為了達(dá)到檔案管理工作共數(shù)字化檔案質(zhì)量要求，所以在檔案工作數(shù)字化中所采取的作業(yè)技術(shù)是很關(guān)鍵的，為了監(jiān)督質(zhì)量形成的過(guò)程，消除在質(zhì)量環(huán)節(jié)上可能存在的一些弊端，所以數(shù)字化檔案工作中一定要嚴(yán)格把握質(zhì)量控制。

（一）質(zhì)量控制的內(nèi)容

一定要選擇合理有效的數(shù)字化方案，檔案數(shù)字化方案中要包括所運(yùn)用的檔案數(shù)字化原則和詳細(xì)的技術(shù)支持，流程操作和具體方法步驟。要選用合適有效的數(shù)字化軟件，現(xiàn)有的數(shù)字化軟件種類繁多，各具特色，檔案館工作人員在徐澤數(shù)字化管理軟件是要結(jié)合管內(nèi)自身的特點(diǎn)和管內(nèi)所收藏的檔案選擇最優(yōu)選的數(shù)字化管理軟件，只有合適的數(shù)字化管理軟件才能起到事半功倍的效果。其次，數(shù)字化管理工作的人員徐澤和培訓(xùn)也是很關(guān)鍵的因素，在數(shù)字化管理工作共要選擇擁有一定計(jì)算機(jī)背景知識(shí)和檔案管理知識(shí)的人員，這些人員應(yīng)該具備一定的責(zé)任心，工作態(tài)度要端正，同時(shí)也要培訓(xùn)相關(guān)人員做到對(duì)數(shù)字化檔案管理工作相關(guān)規(guī)定制度的學(xué)習(xí)，并且培訓(xùn)工作人員能熟練的掌握有關(guān)電子設(shè)備和軟件的使用。

（二）做好檔案質(zhì)量控制的措施

（1）分工合理，職責(zé)明確。檔案管理工作相較于其他具體事務(wù)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜繁瑣，工作量比較大。而其又相對(duì)來(lái)說(shuō)比較重要，檔案管理工作的好壞直接影響著單位的整體管理水平。所以，針對(duì)現(xiàn)今許多單位都有的分工不夠明確，檔案管理工作混亂的現(xiàn)象，有以下的解決辦法：合理分配檔案管理工作，將具體事務(wù)落實(shí)到每位員工身上，使其明確知道自己的職責(zé)所在及工作目標(biāo)，提高工作效率。

（2）提高檔案管理人員素質(zhì)。想做好優(yōu)化檔案管理，首先要做好優(yōu)化相關(guān)管理人員的素質(zhì)。例如我作為一名社會(huì)保險(xiǎn)所的檔案管理員，除了需具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)之外，還需要了解國(guó)家的方針政策等等。故在選擇相關(guān)人員時(shí)要嚴(yán)肅選拔制度，精心篩選，同時(shí)對(duì)于篩選到的專業(yè)人員，也應(yīng)該進(jìn)行崗前技能及心態(tài)培訓(xùn)，增強(qiáng)其工作能力和良好的心態(tài)。同時(shí)檔案管理人員在日常生活中需多與人溝通交流，不斷學(xué)習(xí)，及時(shí)充電。

（三）檔案安全工作系統(tǒng)建設(shè)

檔案館必須要嚴(yán)格落實(shí)安全保密制度，要在人員意識(shí)上提高安全防范，不能在平時(shí)工作中忽視存在的人和安全隱患問(wèn)題。在此過(guò)程中檔案館要克服檔案人員的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，嚴(yán)查細(xì)究，要做到責(zé)任到位制度，對(duì)于人為的泄密問(wèn)題要按照規(guī)章制度嚴(yán)格處理，使檔案館安全保密工作受到應(yīng)有的重視。同樣，也要做好檔案館安全系統(tǒng)的建設(shè)，強(qiáng)化各種安全防范技術(shù)手段和防護(hù)措施與設(shè)備，例如：監(jiān)控系統(tǒng)，紅外報(bào)警器，滅火器等等，確保實(shí)體與數(shù)字化檔案的安全性是檔案工作的重中之重。

總之，目前我國(guó)檔案管理工作的信息化中仍存在不少的問(wèn)題，針對(duì)這種情況本文做出了相關(guān)的研究，分工明確、重視員工素質(zhì)、健全管理制度可能對(duì)此有一定的積極作用，對(duì)建立一個(gè)健康有序的檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。