文/楊玲

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多校合并后的高校檔案保護(hù)——以南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/楊玲

南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室

高校合并是現(xiàn)在高等教育體制改革的熱點(diǎn)，學(xué)科優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，提高辦學(xué)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源共享是高校合并的主要宗旨。多校合并后在高校檔案管理的日常工作中，研究并實(shí)踐如何保護(hù)檔案，讓檔案發(fā)揮其最大價(jià)值具有十分重要的意義。

多校合并；高校檔案；檔案保護(hù)；實(shí)踐體會(huì)；措施

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、管理等一系列活動(dòng)中形成的。作為多校合并前后高校發(fā)展歷史的主要記錄形式，真實(shí)地記載了學(xué)校的創(chuàng)業(yè)歷程，蘊(yùn)含著豐富的教育資源，是學(xué)校精神文明成果的真實(shí)體現(xiàn)。能夠反映學(xué)校各個(gè)時(shí)期的教學(xué)科研、辦學(xué)條件、基礎(chǔ)設(shè)施、人文環(huán)境等諸多方面的情況。隨著高校開(kāi)放辦學(xué)，高校信息公開(kāi)等工作的開(kāi)展以及社會(huì)檔案意識(shí)的提高，人們利用高校檔案的意愿和要求也隨之提高，所以有效地保護(hù)高校檔案，延長(zhǎng)檔案的壽命顯得尤其重要。下面就我院多校合并后現(xiàn)存檔案進(jìn)行有效保護(hù)的實(shí)踐，談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

1 面臨的問(wèn)題

我院是2003年經(jīng)四川省政府批準(zhǔn)由四所學(xué)校合并組建而成的一所高職?？茖W(xué)校。學(xué)院檔案主要有三大類，一類是以紙張為載體;二類是以膠片、磁帶、光盤等磁性材料為載體；三類是獎(jiǎng)?wù)?、錦旗等實(shí)物。原四校檔案情況比較復(fù)雜，有的檔案還以資料的形式保存，未整理；有的則整理得相當(dāng)好；檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)不同，檔案的情況不盡相同；2003年及以后形成的檔案保存完好。總的概括起來(lái)有以下特點(diǎn)：

1.1紙質(zhì)檔案方面

我院原四校部分檔案歷史悠久，如農(nóng)校的檔案，因農(nóng)校的辦學(xué)歷史比較悠久，有近百年的歷史。再加上這些檔案反復(fù)搬遷、復(fù)制、查閱利用后，有少部分紙質(zhì)檔案有蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€、字跡擴(kuò)散模糊不清、機(jī)械磨損等現(xiàn)象，急需采取有效措施保護(hù)處理。原四校部分檔案還未整理。這部分檔案還以資料的形式保存。在平時(shí)查閱利用中十分麻煩，有時(shí)為查找一份檔案要翻閱幾大堆資料。這樣做對(duì)檔案也是幾大的傷害。原四校部分檔案案卷號(hào)存在混亂現(xiàn)象，在平時(shí)查閱利用中不利于查找，極其影響工作效率。

1.2聲像檔案方面

由于磁帶、光盤這類檔案是由感光材料制成的，它們比一般紙質(zhì)檔案保護(hù)條件要求更高。再者原四校都有一定歷史，所以這類檔案的問(wèn)題更加嚴(yán)峻。照片出現(xiàn)霉斑、摩擦痕跡、變黃斑、粘連、溶化等問(wèn)題，磁帶、光盤也有粘連與生霉現(xiàn)象。

1.3實(shí)物檔案方面

部分實(shí)物檔案存放不合理，造成實(shí)物檔案得不到很好的保護(hù)。原四所學(xué)校每年都會(huì)獲得大量的獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、證書(shū)等實(shí)物，由于量多，東西存放雜亂，互相擠壓，造成部分實(shí)物檔案已經(jīng)變形，損壞。

2 有效保護(hù)檔案的防護(hù)措施

檔案保護(hù)工作主要是最大限度地減少或阻止外界因素對(duì)檔案資料的破壞和影響，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的保存與利用。隨著學(xué)院的發(fā)展，檔案的保護(hù)條件相對(duì)以前有了較大改善。原四校的檔案于2011年搬遷到新校區(qū)，學(xué)院的綜合檔案室在辦公樓四樓，改善了以前庫(kù)房低矮潮濕的現(xiàn)狀，由于學(xué)校還處于發(fā)展時(shí)期，經(jīng)費(fèi)比較緊，所以檔案室?guī)旆康幕A(chǔ)設(shè)施還有待完善，針對(duì)本院部分檔案出現(xiàn)的蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€、字跡擴(kuò)散模糊不清、機(jī)械磨損等現(xiàn)象，以及目前檔案室的條件，我們采取如下措施：

2.1轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好檔案工作的前提。在實(shí)際工作中，變被動(dòng)為主動(dòng)，我們及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)學(xué)校檔案現(xiàn)狀，得到了領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和更大力度的支持。在工作中結(jié)合學(xué)院階段性工作目標(biāo)開(kāi)展自己工作，如借助學(xué)院創(chuàng)示范的契機(jī)，完善了學(xué)院建設(shè)、建校史館的大量資料；在迎檢工作中體現(xiàn)了學(xué)校檔案的應(yīng)有價(jià)值。

2.2建立庫(kù)房?jī)?nèi)外四季溫濕度記錄，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度管理

在影響檔案壽命的眾多因素中，檔案庫(kù)房的溫度和濕度具有十分重要的作用。國(guó)家檔案局規(guī)定檔案庫(kù)房的溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45%-60%。每晝夜波動(dòng)幅度不得大±2℃相對(duì)濕度不得大于±5％。我院位于四川省南充市嘉陵江畔，南充市屬于中亞熱帶溫潤(rùn)季風(fēng)氣候，四季特點(diǎn)分明：冬暖、春早、夏長(zhǎng)、秋短、霜雪少。而我院檔案庫(kù)房又安排在頂樓。根據(jù)南充當(dāng)?shù)靥鞖鉅顩r和庫(kù)房的位置，庫(kù)房?jī)?nèi)溫度、濕度控制顯得尤為重要，尤其是冬夏兩季。為此我們反復(fù)向?qū)W院申請(qǐng)購(gòu)置了空調(diào)，、除濕機(jī)等設(shè)施，將庫(kù)房溫濕度規(guī)定值內(nèi)，因?yàn)橐话忝咕敝车呐R界溫濕度為 22℃和 75％RH ：害蟲(chóng)繁殖的最低適宜溫濕度為 25℃和70％RH 。在正常情況下，只要檔案庫(kù)房把相對(duì)濕度控制在60％RH 以下，溫度控制在 24℃以內(nèi)，庫(kù)內(nèi)生霉長(zhǎng)蟲(chóng)的可能性就很小，基本上能做到無(wú)霉無(wú)害蟲(chóng)。所以在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置精確、可靠的溫濕度測(cè)試儀，隨時(shí)測(cè)量并記錄庫(kù)房溫濕度的具體指標(biāo)，才能更好的保護(hù)檔案。

2.3對(duì)檔案資料進(jìn)行殺蟲(chóng)處理，有效防治檔案害蟲(chóng)

為了有效防治檔案害蟲(chóng)，除了控制檔案庫(kù)房溫濕度外，還有一種有效的方法就是對(duì)檔案資料進(jìn)行殺蟲(chóng)處理。殺蟲(chóng)的方法很多，我們選擇的是最簡(jiǎn)單投放法。對(duì)那些有嚴(yán)重蟲(chóng)蛀、出現(xiàn)霉斑的檔案抽出來(lái)并做好記錄，將它們單獨(dú)保管，以免蟲(chóng)害在其他檔案中繁衍、生殖、傳播。

2.4不同類型檔案分類保管

將以膠片、磁帶、光盤等磁性材料為載體的聲像檔案叢紙質(zhì)檔案庫(kù)房中分出來(lái)單獨(dú)保管。不同載體的檔案對(duì)庫(kù)房溫濕度等有不同要求，如存照片的溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45%-60%。而收藏底片的溫度為13℃-15℃，相對(duì)濕度為35%-45%。溫度過(guò)高，底片中明膠溶化，易發(fā)生粘合。濕度太高容易發(fā)生霉變，濕度太低容易斷裂、開(kāi)裂。不同載體的檔案存儲(chǔ)應(yīng)選用專門的柜架，照片選用金屬柜架，錄音、錄像選用木制柜架或者非磁性材料制成的柜架。根據(jù)它們各自的特點(diǎn)分別保管，對(duì)于這類檔案定期檢查和修復(fù)，從而有效防止這類檔案損壞。

2.5對(duì)破損檔案進(jìn)行裝裱、修復(fù)，對(duì)未整理文件資料及時(shí)歸檔整理

對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，除了不同載體的檔案采取不同的保護(hù)措施外，還要對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)。如我們把破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)和托裱，對(duì)于發(fā)黃、變脆、字跡模糊的檔案用化學(xué)方法處理等，而聲像檔案做法是去污、防塵、恢復(fù)影像，對(duì)于受損的照片翻拍，獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌等實(shí)物檔案拍成了照片，存為電子檔案以延長(zhǎng)他們的壽命。對(duì)那些未整理文件資料，抓緊時(shí)間歸檔整理。

2.6對(duì)利用頻率高的檔案復(fù)制、編研開(kāi)發(fā)

我們保護(hù)檔案的最終目的是為了利用檔案，但是經(jīng)常借閱和利用檔案會(huì)損壞檔案，會(huì)縮短檔案的壽命。從2012年到2016年期間，由于以前歷史遺留問(wèn)題有許多實(shí)踐生、定崗生畢業(yè)后工作未解決。十幾年后，他們迎來(lái)新工作。為此，許多學(xué)生回來(lái)提取檔案，此時(shí)檔案的歷史憑證作用發(fā)揮得淋漓盡致，許多學(xué)生在拿到檔案時(shí)激動(dòng)得哭了。同時(shí)他們反復(fù)地查閱、復(fù)印新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)籍表、成績(jī)單，這部分檔案會(huì)嚴(yán)重受損。我們及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后將這部分檔案進(jìn)行復(fù)制，以便學(xué)生們查閱利用。同時(shí)也對(duì)一些檔案進(jìn)行有效的編研制定成冊(cè)，這樣既能夠保護(hù)檔案也能夠充分發(fā)揮其作用。

2.7加強(qiáng)庫(kù)房的日常管理

庫(kù)房做好八防工作、適度的自然通風(fēng)是很有必要的。同時(shí)做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房堆放雜物。把獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌等實(shí)物擺放整齊，避免互相擠壓。檔案室還沒(méi)有窗簾，為防光、隔熱，我們也及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)反映情況并改進(jìn)，在檔案室采用遮光窗簾或者遮陽(yáng)板，最大限度的避免陽(yáng)光直射量。

2.8努力學(xué)習(xí)檔案保護(hù)技術(shù)相關(guān)知識(shí)，提高自身專業(yè)素養(yǎng)

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及，檔案的載體已呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)不斷提出新要求。為了能更好的適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展。作為檔案工作人員，我必須隨時(shí)補(bǔ)充、更新知識(shí)。除做好日常的檔案保護(hù)工作，還加以歸納總結(jié)，以勝任這份工作。

總之，在多校合并后的檔案管理工作中總結(jié)檔案保護(hù)的方法與措施，力求更好的保存好現(xiàn)有檔案是我們的目的。根據(jù)學(xué)校實(shí)際，我們通過(guò)上述方法和措施來(lái)實(shí)踐保護(hù)學(xué)院合并前后所有檔案，基本達(dá)到了預(yù)期的效果。在以后，將在實(shí)踐中改進(jìn)和增添更有效措施，讓并校前后的檔案發(fā)揮其最大價(jià)值。

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