花麗 劉連志
【摘要】ERP環(huán)境下的購貨與付款業(yè)務是以倉管人員提出購貨請求為出發(fā)點,經過主管人員的批準,按照ERP系統(tǒng)設定的請貨價格錄入請購單并生成訂購單,然后,分送采購部門、驗收部門、財務部門和編制請購單的部門。采購過程透明化、標準化,讓采購的每一個過程均留下痕跡,讓每一個業(yè)務都可追溯,對降低采購成本有舉足輕重的作用,是企業(yè)內控制度的需要,本文探討ERP環(huán)境下購貨與付款業(yè)務流程的內部控制設計。
【關鍵詞】ERP 采購付款 內部控制
一、ERP環(huán)境下采購與付款的內部控制的優(yōu)勢
首先,業(yè)務流程可以得到規(guī)范化的管理。企業(yè)可以運用信息化手段將內控理念、內部控制制度規(guī)范、流程、措施固化到信息系統(tǒng)中,將信息系統(tǒng)提升為一個集成了企業(yè)內控需求的信息化管理平臺。在ERP系統(tǒng)中可以固化各種業(yè)務流程,可以將采購與付款的業(yè)務流程進行重新設計后配置到ERP系統(tǒng)中,使管理更規(guī)范,內部控制系統(tǒng)化,全面提高企業(yè)管理水平。其次,提高了控制的效率。企業(yè)通過ERP信息系統(tǒng)就可以將大量的信息存儲到一個數據庫當中,可以將企業(yè)業(yè)務流轉過程中所需要的信息進行一次性的錄入,避免了出現(xiàn)手工錄入的重復性,有效地降低了數據的不一致性。最后,通過自動控制替代人工控制,確保控制制度有效執(zhí)行。通過ERP信息系統(tǒng)可以將業(yè)務流程固化,可以避免一些人為因素的影響,ERP信息系統(tǒng)可以將企業(yè)的全部資源和業(yè)務進行整合,在系統(tǒng)中可以將企業(yè)每位員工所要承擔的責任予以明確,對于業(yè)務的控制手段通過流程審批和系統(tǒng)內部業(yè)務控制邏輯的設計,將控制制度和手段嵌入到系統(tǒng)中,用自動控制替代人工控制,有效避免內部控制執(zhí)行環(huán)節(jié)的偏差,提高內部控制的水平。
二、基于ERP系統(tǒng)下的采購與付款業(yè)務內控
(一)請購與審批
對專用物資的請購,由物資需求部門指定專人根據生產計劃進行請購,在ERP系統(tǒng)內錄入請購單,根據物資用途注明請購類型、質量等級、規(guī)格、數量、相關要求和標準、到貨時間等,由部門負責人審核請購物資的必要性和準確性,根據不同請購類型指定請購類型審核負責人,對該類型的請購合理性進行審核。在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應內置嚴格的請購業(yè)務批準程序,并且這種程序可以在ERP系統(tǒng)定制固化。應內置的批準程序包括符合企業(yè)請購政策的業(yè)務批準程序和不符合企業(yè)請購政策的業(yè)務的特殊批準權限授權。符合企業(yè)請購政策的業(yè)務批準程序包括采購量的審批和采購價格政策預前審批。在審核請購商品的品種、規(guī)格和數量時,應充分利用ERP的集成性,調用生產制造和進銷存等模塊的信息,設置不合格品種、規(guī)格和數量短缺報警機制,避免給企業(yè)造成經濟損失。
(二)選擇供應商
企業(yè)應建立供應商定期評審制度,除了初次合作需執(zhí)行嚴格的合格供應商評審程序外,還需要定期對供應商資質及表現(xiàn)情況進行評審并更新供應商等級,在ERP系統(tǒng)中需嚴格控制對供應商主數據的修改。企業(yè)可通過ERP系統(tǒng)中業(yè)務數據及時的統(tǒng)計供應商的交貨、質量等情況并自動更新供應商資質,這樣可以及時了解供應商的信譽情況,避免業(yè)務風險。同時可以通過ERP信息系統(tǒng)對供應商采取智能的選擇方式,這可以在一定程度上減少腐敗行為的發(fā)生。
(三)合同訂單的下達
企業(yè)應建立健全采購內控標準管理、采購流程管理、合同簽訂管理、供應商表現(xiàn)評價等內控制度、流程,參與采購人員需按照規(guī)定的制度、流程進行采購。相應的采購過程的控制標準和審批策略可以全部配置到ERP系統(tǒng)和業(yè)務審批系統(tǒng)中,由系統(tǒng)的自動控制代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工控制,并由系統(tǒng)記錄采購活動中的全部過程文件,對采購活動實施全方位全過程的風險管理。同時要求所有的審批只能在授權范圍內執(zhí)行,合同簽訂金額不得大于已審批的可用的采購申請金額,只有通過最終審批的采購訂單才能生效,才能進行后續(xù)的訂單驗收等工作。
(四)驗收入庫
驗收是采購業(yè)務的重要控制環(huán)節(jié),ERP系統(tǒng)中應當控制所收商品與訂單所列內容相一致。驗貨入庫后相關的采購單在ERP內部也會進行自動檢查,當差異超過了預先設置的界限時將會被拒收。為了防止驗收部門無法驗證某些特殊商品(例如化工產品)是否符合質量標準,ERP系統(tǒng)中規(guī)定特殊商品的驗收必須經授權的人員檢驗方可確認驗收。驗收之后,驗收部門在ERP系統(tǒng)中應對根據采購訂單生成的收貨單點擊確認,并由此生成連續(xù)的驗收單,作為驗收和檢驗商品的依據(特殊商品還需授權人員確認),驗收合格的物資自動傳送給倉庫部門作為其入庫的依據。與此同時,系統(tǒng)還會將生成的驗收單傳輸至財務部門,以備付款。
(五)發(fā)票校驗控制
當收到發(fā)票的時候企業(yè)的財務部要進行嚴格的核對,企業(yè)在ERP信息系統(tǒng)中可以將采購的單號輸入系統(tǒng)當中,發(fā)票的金額、數量以及付款條件會在系統(tǒng)建議中自動生成,這個時候就可以檢查采購合同、訂單、驗收單是否與發(fā)票的內容相一致,在金額方面只有當發(fā)票結算的誤差在系統(tǒng)設定的可接受的范圍內,ERP系統(tǒng)才會產生一條發(fā)票記賬記錄,同時在供應商賬戶上創(chuàng)建一條未清項,確認此合同項下的對供應商負債。
(六)付款控制
企業(yè)財會部門在辦理付款業(yè)務時,應當對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性進行嚴格審核。付款申請單要由請款部門的經辦人填寫,并經授權人審批,最后流程轉財務人員審核通過以后才可以正式提交出納辦理付款手續(xù)。財務人員在付款流程中,需要進行有效的付款審核并檢查業(yè)務流程與公司規(guī)定的符合性,盡量避免可能發(fā)生的風險。在實際付款時,需遵照資金業(yè)務的管理要求,及時有效地辦理付款手續(xù)。付款結束后,需根據業(yè)務特點,定期進行預付款清理,定期進行往來函證工作并及時退貨或質量索賠等后續(xù)工作。
三、結語
綜上所述,全面有效的采購與付款的內部控制需要結合企業(yè)自身業(yè)務特點和管理需求,建立業(yè)務管理制度并設計業(yè)務流程,通過業(yè)務流程的設計,通過多種控制手段如授權控制、審批控制以及預算控制等多種手段,并以ERP系統(tǒng)為工具,對采購與付款業(yè)務的全過程實施有效的控制。