◎張薇薇

企業(yè)辦公室文秘工作質量提升策略

◎張薇薇

辦公室是企業(yè)運營和管理的核心，辦公室文秘承擔著企業(yè)的運營管理的大小事項，是維持企業(yè)正常運轉的關鍵部門，提高辦公室文秘工作質量是現(xiàn)代企業(yè)建設和發(fā)展的重要途徑。本文從企業(yè)辦公室文秘的發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，提出了提升辦公室文秘工作質量的具體途徑。

隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，辦公室文秘在企業(yè)的作用越來越突出，所需負責的工作事項也逐步增多，不僅要傳達和執(zhí)行上級領導的命令，還要承擔起基礎員工人事的管理，對外要具有良好的溝通和協(xié)調能力，對內(nèi)要負責企業(yè)大小事務的處理，對從事辦公文秘工作的人員提出了更高的發(fā)展要求，只有提升辦公室文秘工作的質量，才能整體提高企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力和生存力。

企業(yè)辦公室文秘概述

企業(yè)辦公室是企業(yè)發(fā)展和運營的核心部分，是企業(yè)正常運轉和經(jīng)營的重要部門，提升辦公室文秘工作質量對現(xiàn)代企業(yè)的運營和發(fā)展有著積極的作用。企業(yè)辦公室文秘即要負責傳達和執(zhí)行上級領導的命令，又要對基層員工有著充分的認識，在某種程度承擔著溝通上級領導和基層員工之間的橋梁作用，因而對辦公室文秘的工作質量有著更高的要求。實現(xiàn)辦公室文秘工作質量的提升，一方面辦公室文秘需要加強自身的道德素質和工作能力的提升，另一方面則需要企業(yè)安建立相關的管理制度，采取積極有效的措施，為辦公室文秘打造良好的工作環(huán)境和氛圍。本文重點從企業(yè)辦公室文秘自身建設角度和企業(yè)建設角度兩個方面闡述了提升辦公室文秘工作質量的有效策略。

提高企業(yè)辦公室文秘綜合素質

文秘是企業(yè)辦公室的主體，對企業(yè)辦公室文秘工作質量的提升有著重要的影響，為此需要從文秘自身角度出發(fā)，不斷豐富和加強自身專業(yè)能力，進而提高專業(yè)素質。

首先加強企業(yè)辦公室文秘工作效率，企業(yè)辦公室文秘所需要負責的事項多雜，大到企業(yè)會議決策，小到日常瑣事，都要文秘進行處理，如果在處理過程中不遵循相應的原則，就會產(chǎn)生混亂的局面，導致工作效率低下，為此辦公室文秘需要制定科學有序的辦事計劃，做到輕重緩急，主次分明，先做急需處理的事項，再做相對加急的事項，有條理的進行各項工作的開展。同時還需要和領導隨時保持聯(lián)系，及時向領導反饋工作進度和遇到的問題，進而提高工作效率和水平，完美的執(zhí)行各項任務。

其次辦公室文秘還需要提高自身的辦事能力，在追求效率的同時還需要注重任務完成的質量，為此文秘人員需要不斷豐富和充實自身的專業(yè)素質，拓寬思維模式，不斷深入了解和學習市場經(jīng)濟的最新政策，緊跟時代發(fā)展潮流；樹立認真負責、愛崗敬業(yè)的精神，在工作過程中隨時維持著熱情的工作態(tài)度，積極開展各項工作，加強和同事及領導的溝通交流，在充分了解工作要求的前提下再進行處理，保證工作任務的質量。

再次要提高自身的法律意識，嚴格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，實現(xiàn)以身作則的管理效果作用，從小處看做到不遲到、不早退，從宏觀上看文秘工作人員要時刻將企業(yè)的利益放在第一順位，以大局為重，切記因小失大，得不償失的行為。

最后辦公室文秘人員還要樹立服務意識和奉獻精神，辦公室文秘人員既要負責上級領導的工作要求又要處理日常工作中的瑣事，需要文秘人員要具備無私奉獻的精神，認真負責的完成每一項工作。

提升辦公室文秘工作質量的有效途徑

建立辦公室文秘績效考核制度。辦公室文秘要負責企業(yè)各項事務的管理和運營，其工作水平和能力嚴重影響著工作效率，為此建立科學系統(tǒng)的人員考核制度，定期對辦公室文秘進行績效考核、升職考核等綜合性考核，激發(fā)文秘人員的工作興趣和積極性，進而有效的提高工作效率；完善獎懲制度，做到賞罰分明，對于工作能力突出、表現(xiàn)優(yōu)異的辦公室文秘人員進行一定的精神和物質獎勵，能夠在很大程度提高文秘的工作積極性，激發(fā)文秘之間的競爭意識，對于工作效率低、服務態(tài)度差的文秘給予警告處理，能夠有效的提高辦公室工作質量，整頓辦公室工作環(huán)境，為其營積極向上、健康友好的辦公室氛圍。此外對于辦公室文秘人員的設置還需要做到合理的掌控，既要保障任何工作的順利進行又要實現(xiàn)任務高質量的完成，因此對于文秘的招聘要遵循精而不多的原則。

培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新意識。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會對創(chuàng)新型人才的需求與日增多，創(chuàng)新精神是保證企業(yè)長久發(fā)展、充滿活力和生命力的重要保障，因此積極培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新精神和思維能力，打破傳統(tǒng)按部就班的行事準則，引導和鼓勵企業(yè)辦公室文秘不斷進行行為和意識的創(chuàng)新，以提高辦公室文秘工作質量為基本目標，尋求高效率、高質量的行事標準，進而實現(xiàn)整個工作流程的規(guī)范化、有序化和合理化。

加強對辦公室文秘綜合能力的提升。辦公室文秘所需負責的事項多而雜，這就要求辦公室工作人員要具備專業(yè)的技能和豐富的理論知識。一方面企業(yè)要重視對辦公室文秘技能的培訓，定期開展各種文秘技能培訓活動，鼓勵和引導文秘人員進行再學習和深造，不斷充實和提高自身的專業(yè)技能和辦事能力，為提升辦公室工作質量奠定良好的基礎；另一方面加強辦公室文秘人員理論知識的學習，學習和把握國家出臺的各項法律和經(jīng)濟政策，掌握社會發(fā)展的主流文化，緊跟國家的腳步開展企業(yè)活動，同時還要加強辦公室文秘對企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的學習，充分學習企業(yè)的核心文化和價值觀，進而加強文秘人員對企業(yè)的歸屬感和認同感，增強各員工之間的凝聚力，實現(xiàn)企業(yè)員工團結一致，共同發(fā)展的目標。

綜上所述，辦公室文秘在企業(yè)的發(fā)展和管理中有著不可替代的作用，提升辦公室文秘的工作質量是實現(xiàn)企業(yè)長久可持續(xù)發(fā)展的重點和關鍵，為此要將提升辦公室文秘質量放在建設和管理的第一位，通過開展各種文秘技能培訓活動、建立各?？己酥贫?、完善文秘獎懲機制、鼓勵和引導辦公室文秘進行深入學習等措施，推動企業(yè)文秘工作的高效運行，進而提高企業(yè)在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟中的地位。

（作者單位：廣西交通投資集團欽州高速公路運營有限公司）