◎高珊

城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案的管理異同分析

◎高珊

隨著我國城市化進程的不斷推進，城建工程也迎來了發(fā)展的大好時機，但是相對的，城建檔案量也在與日俱增，無論是電子檔案還是傳統(tǒng)紙質檔案，都面臨著管理難題，本文對城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案的管理異同做如下分析，以期可以幫助城建單位統(tǒng)籌管理好各類重要的檔案文件。

無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)紙質檔案管理，其管理目標都是為了實現檔案信息的合理保存和高效利用，因此，分析電子檔案和傳統(tǒng)紙質檔案的管理異同，是揚長避短，合理選擇檔案管理方式的首要前提。

城建電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質檔案管理的不同點

管理的媒介不同

電子檔案管理的媒介是計算機，其優(yōu)勢如下：

電子化管理，快捷便利：電子檔案管理可以在最短的時間內實現檔案信息的增、刪、改、查，而且隨著電子檔案管理軟件的不斷優(yōu)化，其功能也越來越強大，面對海量的城建檔案信息，電子檔案管理軟件可實現檔案檢索“無遺漏、無偏差”，這是人工操作很難辦到的。

電子化管理，省時省力省空間：大幅度節(jié)省空間資源是檔案電子化管理相比于傳統(tǒng)紙質管理的最顯著的優(yōu)勢，一臺小小的電腦就能囊括占據百平米空間的所有紙質檔案文件，最大程度上節(jié)省了空間資源，而且要對百平米空間的文檔資料進行管理必然要耗費巨大的人力、物力、財力，對城建企業(yè)來說也是巨大的經濟開銷，為實現企業(yè)單位利潤的最大化，利用計算機管理檔案也是十分必要的。

傳統(tǒng)紙質檔案管理的媒介是紙張，其優(yōu)勢如下：

紙質檔案可方便即時展示：紙質檔案的最大優(yōu)勢在于可以隨時攜帶，雖然占用空間，但是可以即時展示，不用檢索等操作，對于一些常用文件，通常都要采用紙質檔案管理的方式，可以免去許多不必要的麻煩。

不會受計算機病毒的威脅：作為紙質檔案，其不需要與計算機網絡打交道，自然也不會受到計算機病毒的威脅，對于一些非常重要的城建文件，其管理安全性要遠遠大于其管理高效性和便利性，因此可以采用紙質檔案管理的方式。

管理過程中的問題不同

電子檔案管理的問題在于數據安全性，具體如下：

常遭受計算機病毒的威脅：城建檔案都是有關城市規(guī)劃建設的重要文件，如果被不法分子竊取，必然會產生嚴重的社會影響。因此，在檔案管理過程中保障城建檔案信息的安全性是非常重要的。但是電子檔案管理的信息載體是計算機，必然經常遭到計算機病毒的威脅，這是電子檔案管理的最大弱點。

遇斷電、斷網情況信息無法使用：如果遇到斷電、斷網的情況，輕則數據無法調出，重則會造成數據丟失和損壞，（廖彥飛.基于信息化時代淺析傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案的管理利用[J]. 城建檔案, 2017(1):89-89.）例如檔案管理員在錄入一份非常重要的城建檔案時忽然斷電、斷網，則信息就會因為傳輸中斷而變得不再完整，再例如有一份城建文件急需調用，而此時斷電、斷網就意味著檔案信息根本無法調出。

紙質檔案管理的問題在于數據的應用環(huán)境，具體如下：

對保存環(huán)境要求高：紙質檔案畢竟屬于實物管理，同其他的物品管理一樣，對保存環(huán)境要求非常高，尤其是一些非常重要的城建文件，更是需要特定的保存環(huán)境，而且要采用非常完備的保全措施防止風吹、日曬、雨淋和蟲蛀。

實際空間資源消耗量大：相比于電子檔案管理方式，紙質檔案要占用很大的空間，而且不能隨意擺放，要有檔案袋、檔案盒、檔案架等配套設施，往往幾十冊重要的城建檔案就要占用一整臺電腦的空間，實際空間資源消耗量大。

城建電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質檔案管理的相同點

管理目標相同。上述中提到，無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)紙質檔案管理，其管理目標都是為了城建信息的有效保存和利用，因此，其管理目標是相同的，實際管理工作中，檔案信息如何保存只是根據實際情況而定，而非只是遵循“省時省力、高效節(jié)約”的原則，即檔案管理只是方法，要為共同的管理目標而服務。

都需要人工參與。雖然現在的科學技術已經非常發(fā)達，智能機器人也廣泛的應用于制造、建筑等領域，但對于檔案管理來說，智能機器人是不能使用的，因為智能機器人只能根據指令行事，并不能完全取代人的管理行為。（趙暉. 城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案的管理異同分析[J]. 城建檔案,2012(7):38-39.）從這一點來說，無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)紙質檔案管理，都需要人工參與，以銜接一些重要環(huán)節(jié)，保證信息安全。

都屬于現代化的檔案信息管理手段。傳統(tǒng)的紙質檔案管理并不是落后的檔案管理方式，同電子檔案管理相比也有諸多優(yōu)勢，特別是在重要文件的保存和利用過程中，紙質檔案管理比電子檔案管理的可靠性要強很多。所以，兩者都屬于現代化的檔案信息管理手段，并沒有優(yōu)劣之分，更不能互相取代。（謝傳奇. 電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析[J]. 黑龍江科技信息, 2017(8):156-156.）

都需要科學的管理方法和先進的管理理念。無論是電子檔案管理還是紙質檔案管理，科學的管理方法均保證了其管理過程的合理性，同樣的，先進的管理理念也均保證了其管理方向的正確性，因此，兩者都需要科學的管理方法和先進的管理理念。

其核心管理主體均為檔案信息。電子檔案管理方式再簡單高效，如果計算機中病毒或遇斷電、斷網情況也束手無策，紙質檔案方式再安全可靠，也難以做到絕對安全，無論是電子檔案管理還是紙質檔案管理都只是管理手段，都要以檔案信息為核心管理主體。（傅文麗. 電子檔案與紙質檔案在管理上的異同分析[J]. 管理學家, 2013(20).）

兩者相輔相成，互相配合。對于一些非常重要的城建檔案，要具有“雙保險”，即兩種檔案管理方式都要用，最大程度上保證數據的安全性。實際管理工作中，電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質檔案管理能夠做到優(yōu)勢互補，兩者相互配合共同管理重要的城建檔案，也是日后城建檔案管理工作的主要方向。

綜上所述，電子檔案管理的管理優(yōu)點是高效性和便捷性，缺點是網絡安全性和數據傳輸安全性，而傳統(tǒng)紙質檔案管理的管理優(yōu)點是人為處理和即時展示，缺點是工作量大、工作低效。但無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)紙質檔案管理，都要以檔案信息為中心進行合理選擇。

吉林省四平市市政設施維護管理中心）