文/趙惕煌， 國(guó)網(wǎng)衡山縣供電分公司

1 辦公室行政管理的內(nèi)容

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，各個(gè)企業(yè)逐步走向了精細(xì)化管理的模式，對(duì)于提升工作質(zhì)量起到了重要作用，但是辦公室行政管理的工作量越來(lái)越大，需要注意的細(xì)節(jié)問(wèn)題也日益增多，其工作內(nèi)容突出表現(xiàn)在三個(gè)方面：檔案管理、文書(shū)管理、會(huì)議管理。首先，檔案管理在辦公室檔案保管中起著不可忽視的作用，由于企業(yè)各個(gè)部門(mén)的檔案基本上都是通過(guò)辦公室進(jìn)行保存，還要做好檔案分類工作。同時(shí)，辦公室保管的檔案包含視頻、錄像、照片等文字資料，囊括收集檔案、審查檔案、整理檔案、使用檔案等眾多內(nèi)容。其次，文書(shū)管理，即辦公室工作人員必須做好企業(yè)各個(gè)部門(mén)的文書(shū)收取、歸類、文件發(fā)布、文件儲(chǔ)存等工作，相關(guān)人員處理該部分文件時(shí)也不能千篇一律，應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同的文書(shū)進(jìn)行不同的存檔和處理方式，同時(shí)還要嚴(yán)格依據(jù)文件性質(zhì)進(jìn)行整理和歸納，做好仔細(xì)劃分文件，處理程序要科學(xué)合理，實(shí)現(xiàn)工作的高效率。最后，會(huì)議管理，即辦公室需要做好會(huì)議登記等相關(guān)內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議審核機(jī)制與報(bào)批機(jī)制。當(dāng)然，為了深入做好辦公室會(huì)議管理工作，還必須加強(qiáng)辦公人員的分工與統(tǒng)計(jì)，分配好會(huì)議進(jìn)度，加強(qiáng)會(huì)議記錄質(zhì)量，不斷提升會(huì)議效率和效果。

2 電力企業(yè)辦公室行政管理工作的“角色”

2.1 規(guī)劃實(shí)行中的參謀角色

電力企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展離不開(kāi)規(guī)劃方案的實(shí)施，而具體實(shí)施中辦公室行政管理工作扮演著重要的參謀角色。辦公室人員有機(jī)會(huì)深入了解基層工作現(xiàn)狀，并能將每個(gè)部門(mén)的工作計(jì)劃方案和意見(jiàn)及時(shí)地報(bào)告給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，從而對(duì)電力企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)起到積極的參謀作用。

2.2 上級(jí)的助手角色

電力企業(yè)向各個(gè)部門(mén)安排工作任務(wù)時(shí)，首先要在辦公室召開(kāi)會(huì)議，將每一項(xiàng)工作內(nèi)容迅速地傳達(dá)給辦公室行政人員，并通過(guò)他們下達(dá)給各個(gè)部門(mén)，讓各個(gè)部門(mén)都能及時(shí)、清楚地得知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和正確指示，這個(gè)過(guò)程中辦公室行政管理工作實(shí)際上充當(dāng)了上級(jí)助手的角色。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)后，辦公室行政人員還承擔(dān)著維持秩序、組織人員溝通與交流的日?，嵤?，并在此基礎(chǔ)上將員工的寶貴意見(jiàn)第一時(shí)間匯報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)“人人參與企業(yè)規(guī)劃”的現(xiàn)代企業(yè)管理模式，這些無(wú)疑都是辦公行政人員充當(dāng)了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)助手的角色。

2.3 部門(mén)的協(xié)調(diào)角色

一般來(lái)說(shuō)，電力企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展，不是一個(gè)部門(mén)在其作用，而是幾個(gè)部門(mén)共同努力的結(jié)果。在促進(jìn)電力企業(yè)穩(wěn)定與持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中，辦公室行政管理工作功不可沒(méi)，他可以說(shuō)是整個(gè)電力企業(yè)得正常生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)的有力保障。作為一個(gè)不可缺少的橋梁工具，辦公室行政人員不只是上級(jí)和下級(jí)之間溝通的傳遞者，而且扮演著各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)角色，比如：企業(yè)中的各個(gè)部門(mén)并不是相互獨(dú)立的，而是相互聯(lián)系，彼此之間只有有效地進(jìn)行交流與協(xié)調(diào)，才能高效的為企業(yè)服務(wù)。

3 提升電力企業(yè)辦公室行政管理工作效率的舉措

3.1 增強(qiáng)辦公人員的業(yè)務(wù)能力

新形勢(shì)下，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，電力企業(yè)對(duì)于人才的要求越來(lái)越高，尤其就辦公室行政管理人員作為企業(yè)的重要組成部分，其辦事效率至關(guān)重要。為了提高辦公室人員的工作質(zhì)量，必須加強(qiáng)辦公人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，一要定期組織行政管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，由人事管理經(jīng)理全程監(jiān)管，并對(duì)管理工作人員的日常業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行考核；二是辦公室行政管理工作人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作觀念，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，同時(shí)在實(shí)踐活動(dòng)中主動(dòng)創(chuàng)新管理手段，循序漸進(jìn)地提升自己的辦公室行政管理工作水平。

3.2 優(yōu)化行政管理激勵(lì)制度

對(duì)于電力企業(yè)辦公室行政管理職員來(lái)講，他們是辦公室日常工作事務(wù)的基礎(chǔ)執(zhí)行者，其行政管理能力和工作態(tài)度直接影響電力企業(yè)行政管理工作效率的提升，再加上辦公室行政管理工作人員也代表著電力企業(yè)的對(duì)外形象。從目前來(lái)看，當(dāng)前電力企業(yè)辦公室行政管理人員的工作效率普遍不高，特別是部分人員的工作積極性不足，得過(guò)且過(guò)，敷衍了事。為了從根本上轉(zhuǎn)變這種散漫的工作現(xiàn)狀，電力企業(yè)很有必要建立并優(yōu)化辦公室行政管理激勵(lì)制度，可以從兩個(gè)方面做起：一方面可以通過(guò)精神厲害和物質(zhì)激勵(lì)的方面，讓管理人員切身體會(huì)到一種歸屬感；另一方面及時(shí)處理辦公室行政管理工作人員在工作中或生活中所遇到的難題，這樣有助于不斷提高電力企業(yè)相關(guān)工作人員的工作效率。

3.3 完善電力企業(yè)管理機(jī)制

只有完善的電力企業(yè)管理機(jī)制，才能不斷規(guī)范辦公人員的工作態(tài)度，并在此基礎(chǔ)上提升其辦公室工作效率。制定電力企業(yè)管理機(jī)制時(shí)，需要仔細(xì)分析領(lǐng)導(dǎo)層的整體意圖和相關(guān)人員反映的日常問(wèn)題，并進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，以此科學(xué)合理地制定企業(yè)管理制度。不僅如此，電力企業(yè)還要健全企業(yè)中的財(cái)務(wù)制度和人事制度，以便真正讓電力企業(yè)辦公室行政管理依據(jù)制度辦事，不斷提升辦公室行政管理工作的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，電力企業(yè)辦公室行政管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜且重要的工作，只有不斷增強(qiáng)辦公人員的業(yè)務(wù)能力，不斷優(yōu)化行政管理激勵(lì)制度，不斷構(gòu)建和完善電力管理機(jī)制，才能有助于提升辦公室行政管理工作的效率。作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)的支柱行業(yè)，電力公司必須充分意識(shí)到自己在市場(chǎng)中的重要位置，這就要求相關(guān)人員做好命令和分配管理工作，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，以便實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)的穩(wěn)定和迅速發(fā)展。不僅如此，電力企業(yè)還必須克服各方面的負(fù)面影響因素，積極采取行之有效的應(yīng)對(duì)措施，不斷優(yōu)化辦公室行政管理形式，最大限度地提升辦公室行政管理工作的效率，這樣才能確保電力企業(yè)各項(xiàng)行政管理工作的有序開(kāi)展。

[1]譚剛. 辦公室行政管理工作的“角色”與效率分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，（18）：12.