論信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新問題

文/鄧金蓮，常德市城市橋梁管理處

信息化時代背景下，檔案作為一種重要的社會信息資源受到人們的普遍關注，促進檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，做到與時俱進，以更好地服務于大眾，是當前我國檔案管理工作的主要任務。本文筆者就信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新問題進行了論述。

信息時代下；檔案管理；創(chuàng)新；對策

隨著信息時代下計算機網絡技術的發(fā)展與普及，檔案管理工作也面臨著重要的機遇與挑戰(zhàn)。努力使檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展，不僅對政府、學校等組織有著至關重要的作用，也是時代發(fā)展對檔案管理工作提出的新要求。因此，新形勢下我國檔案管理工作的管理模式以及工作模式都應該隨著時代的發(fā)展、科學的進步而不斷自我反思，自我創(chuàng)新。

1 信息時代下檔案管理工作內涵

1.1 信息時代下檔案管理

在信息時代下的檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，要求將現(xiàn)代信息技術應用在檔案管理中，這需要由專門的檔案管理機構在規(guī)劃和組織下來進行的，要對檔案中的信息資源進行采集、整理、保存以及提供檔案信息服務等。信息化的檔案管理更加脫離了實體的保管，而走向了數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案管理。

1.2 信息時代下檔案管理的特點

首先，在信息時代下檔案管理需要遵循相關的法律、法規(guī)以及政策，這些政策都是由相關的檔案管理部門來統(tǒng)一制定的。其次，檔案管理現(xiàn)如今多是以電子檔案以及重要的電子文件形式來表現(xiàn)的，這也是國家、政府以及社會組織和企業(yè)等都走向信息化時代的標志。最后，信息時代下的檔案管理充分利用了現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，實現(xiàn)了檔案管理的網絡化和數(shù)字化，并提高了檔案管理的工作效率，讓檔案管理更加的高效和準確 .

2 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的前提背景

2.1 傳統(tǒng)檔案管理工作已經越來越難以滿足時代發(fā)展需要，主要體現(xiàn)為：第一，傳統(tǒng)紙質或者絲帛等制品的檔案在運輸過程中容易發(fā)生碰撞磨損，造成不必要的損失，無形中加大了運輸難度。第二，傳統(tǒng)檔案受限于材質原因，對保存條件要求較高，如忌潮濕、怕暴曬等等，日常護理工作程序非常復雜，人力物力消耗大。第三，傳統(tǒng)檔案往往是海量的文獻資料，即便經過了分類整理，但在查閱過程中還需要消耗大量時間，造成閱讀效率難以提高?？梢哉f，傳統(tǒng)檔案管理員工作是非常繁重、復雜的。

2.2 隨著計算機逐漸應用與普及，其巨大優(yōu)勢使檔案管理工作得以簡化，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，在信息采集上，計算機網絡的信息共享不僅拓寬了傳統(tǒng)檔案采集的空間范圍，也大大降低了時間成本，信息采集變得更加及時便利。其次，在檔案整理與管理過程中，檔案管理員將所有的檔案錄入電腦，有效降低了檔案數(shù)據(jù)因不利因素受損的可能性，檔案數(shù)據(jù)安全性大大提高。此外，不同于傳統(tǒng)檔案中部分文獻需要謄抄才可使用，計算機檔案可以隨時進行提取查閱，而且計算機檔案存儲范圍更廣，包括音效等資料均可錄入。

3 信息時代下檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著信息時代的到來，信息技術的應用開始變得普遍，而這種資源的使用形式也開始成為檔案管理的發(fā)展趨勢之一。但是，信息時代下檔案管理仍存在很多問題：1.檔案管理工作理念較為落后。傳統(tǒng)的檔案管理更注重保管，實用性較差。而在信息時代檔案管理，信息量大且具有較強的實用性，工作人員要有較強的服務意識。2.檔案管理模式較為滯后。傳統(tǒng)的檔案存儲是工作人員手動填寫，這種存檔方式一般缺乏及時性，資料檢索過程較為緩慢，效率較低。3.檔案管理規(guī)劃和設計滯后。檔案信息資源一般受到地域、管理環(huán)境等的限制和影響，在很多方面存在制約因素，這種情況下，很難有全國統(tǒng)一的規(guī)劃出臺。此外，檔案信息化管理會存在自身變化因素的影響，而導致檔案資源管理存在不確定因素，很難完成一體化管理 。

4 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

4.1 創(chuàng)新檔案管理工作的思想理念

隨著時代的發(fā)展，檔案管理理念要不斷創(chuàng)新，不僅僅關注檔案的實物收藏，更應該加強對檔案使用價值的創(chuàng)造。信息時代的檔案管理，要求我們的檔案管理部門與時俱進，創(chuàng)新管理理念和管理方式，不斷提高服務意識，提高高質量的檔案服務。

4.2 檔案管理體制創(chuàng)新

當前我國檔案管理工作上一大不利因素就是檔案管理系統(tǒng)過于分散，存在著管理力度不夠以及檔案使用不方便等問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，為此需要加快實現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理。伴隨信息技術的發(fā)展，檔案管理信息化建設已經越來越迫切。創(chuàng)新管理制度，要求所有的檔案都應該登記在冊并統(tǒng)一納入總系統(tǒng)，這樣一來即使部分機構信息損壞丟失，也可以從總系統(tǒng)中尋得備份信息。為了方便集中統(tǒng)一管理，還要將各個部門都納入到統(tǒng)一的檔案信息自動化的系統(tǒng)管理中，統(tǒng)一規(guī)范各個部門的技術操作、軟件選擇和硬件設施維護。

4.3 進一步優(yōu)化信息化檔案管理模式

優(yōu)化信息化檔案管理模式是當前檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎。首先，要求我們的管理人員要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提升自身的服務水平，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式相對比較分散，而且系統(tǒng)建設也很難滿足各個層次人民的實際需求，基于此，我們要將檔案資料根據(jù)當前的社會需求進行重新的整理和歸納，并對信息化軟件系統(tǒng)進行全新備份，在備份的時候可以根據(jù)不同的單位來制定相應的標準，強化檔案管理模式，簡化管理程序。其次，我們還要加強對檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化處理，進一步明確檔案管理工作中的各項標準和細則，對相關的硬件設施也要進行技術以及軟件等方面的處理，從而更好的實現(xiàn)信息化檔案管理模式的優(yōu)化

4.4 管理人員的創(chuàng)新

從檔案管理工作中，可以了解到基層檔案管理工作人員是屬于第一線的，這就意味著一定要將他們在檔案管理工作所存在的問題進行研究發(fā)現(xiàn)，并及時的進行糾正。與此同時，檔案管理的相關部門之間一定要加強溝通，對出現(xiàn)的問題進行及時的交流、探討。檔案管理部門可以建立一個信息交流平臺，并將所用的檔案管理工作人員以及領導都邀請進來，員工可以將自己在工作中出現(xiàn)的問題、困惑提出，大家來共同商量解決；或者是員工對于檔案管理制度有著自己創(chuàng)新性的并且能實際解決問題的提議，領導也要及時的聆聽和采納，并進行經濟獎勵，對員工加以鼓勵；而當員工提出的創(chuàng)新性提議在實際工作中不能有效的開展時，或者是不能有效的解決已經存在的問題時，領導要將這種精神給予口頭

5 檔案信息共享創(chuàng)新

從日常的檔案管理工作中可以清楚的了解到，檔案管理相關部門之間缺乏溝通，各部門將“各人自掃門前雪，哪管他人瓦上霜”這句話發(fā)揮的淋漓盡致，這就意味著檔案管理信息之間缺乏共享性、系統(tǒng)性。由于檔案管理部門缺乏一個完整的系統(tǒng)，從而使得信息顯得雜亂無章，在選取資料的時候顯得毫無條例。因此檔案管理總部一定要定期

組織各部門進行交流，將各部門之間的工作進行明確的分工，但是又要緊密的聯(lián)系在一起，因為只有這樣，工作人員在選取資料的時候，才可以做到有跡可循，對于資料的來源也能方便的進行查詢。因此檔案管理總部，必須將所有的檔案信息電子文件妥善的保管起來，將先進的信息化設備、先進的信息化軟件等技術引進到檔案管理工作當中，其中最重要的管理系統(tǒng)是：信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)。在檔案信息化管理的時候，一定要根據(jù)當下的情況將需要的管理文件納入到檔案管理化建設當中，從而使得檔案信息資源實現(xiàn)共享。

6 檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新建設

加快建設檔案信息數(shù)據(jù)庫，推動檔案管理的信息化、數(shù)字化，是我國檔案管理工作實現(xiàn)從文件處理向信息化管理轉型的關鍵。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的創(chuàng)新性建設是檔案信息管理的重要基礎和核心。建設數(shù)據(jù)庫不可能一蹴而就，要求我們按照從低級到高級，從基礎到外延的過程做出一步步努力，這將是一個長期的過程。借助信息技術科學的管理和使用信息資源是數(shù)據(jù)庫建設的主要目的。在數(shù)據(jù)庫的建設過程中，我們要抓住檔案管理工作與計算機信息技術內在的結合點，使兩者密切協(xié)調配合，真正做到信息技術與檔案管理互通互利。此外應使綜合數(shù)據(jù)庫與各個檔案的目錄庫聯(lián)系，提高檔案管理工作效率，建設網絡開發(fā)式、分布式的數(shù)據(jù)庫。

總之，檔案管理工作應牢牢抓住信息化這一時代發(fā)展機遇，不斷增強檔案管理工作的創(chuàng)新含量，將檔案管理工作與信息化相結合并不斷加以創(chuàng)新，成為每個檔案管理工作人員不懈追求的奮斗目標，也為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展指明了方向，在創(chuàng)新過程中要從理念、模式和平臺建設三方面入手，不斷提升檔案管理工作的水平，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的構建進程。

[1]張記英.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務,2013.

[2]翟玉芳，郝雅靜.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].經濟管理2016.