淺談企業(yè)檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制

文/楊國典，中國石油慶陽石化公司

企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，是數(shù)字檔案資源建設(shè)的重要途徑，更是數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的基礎(chǔ)工作，過程涉及到多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)的局部質(zhì)量直接影響到檔案數(shù)字化的整體質(zhì)量。本文通過對檔案數(shù)字化過程解析，提出各環(huán)節(jié)事前、事中和事后質(zhì)量控制措施，為保證企業(yè)檔案數(shù)字化產(chǎn)品質(zhì)量和數(shù)字檔案信息資源安全提供依據(jù)。

檔案數(shù)字化；質(zhì)量控制；檔案資源

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)積極推進，檔案數(shù)字化已成為歷史檔案資源數(shù)字建設(shè)的重要途徑，而控制好數(shù)字化過程質(zhì)量則是數(shù)字檔案信息資源質(zhì)量的重要保障。

1 前期準(zhǔn)備

1.1 確定加工方式

對于少量、重要、核心檔案的數(shù)字化企業(yè)采取自主加工方式，對大批量的傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化企業(yè)采取委托加工方式，將數(shù)字化工作委托具有相應(yīng)資質(zhì)和實力的專業(yè)公司實施。

1.2 合理組織人員

檔案數(shù)字化是一項技術(shù)項目，需成立項目組織機構(gòu)，明確項目負(fù)責(zé)、技術(shù)負(fù)責(zé)和業(yè)務(wù)操作等相關(guān)人員的職責(zé)。項目負(fù)責(zé)人了解項目管理和檔案管理相關(guān)知識，技術(shù)人員熟悉計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，項目開始階段操作服務(wù)人員全部使用熟練工人。

1.3 配置硬件設(shè)備

檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)等不同載體的檔案轉(zhuǎn)化為可以利用計算機等終端設(shè)備快速查閱檔案的一種信息化管理過程，因此計算機、網(wǎng)絡(luò)信息硬件和掃描儀是必不可少的數(shù)字化設(shè)備。

1.4 范圍確認(rèn)和工作量統(tǒng)計

對館（室）藏檔案按非數(shù)字化和數(shù)字化兩類進行范圍確認(rèn)，再對數(shù)字化檔案按珍貴檔案優(yōu)先、高危檔案優(yōu)先、利用率高檔案優(yōu)先原則進行分類確認(rèn)。范圍確認(rèn)后的數(shù)字化檔案要進行工作量計算，按分批數(shù)字化加工的原則安排好各批次加工的數(shù)量。

2 制定標(biāo)準(zhǔn)實施流程

2.1 總體流程

數(shù)字化加工流程可以分為檔案交接、整理、著錄、拆分、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份、裝訂還原等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)之間合理安排、統(tǒng)籌規(guī)劃，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程，有規(guī)范的記錄表單和嚴(yán)格的簽收制度。

2.2 質(zhì)量控制流程

把好檔案數(shù)字化加工質(zhì)量關(guān)的關(guān)鍵是做好質(zhì)量檢驗工作，標(biāo)準(zhǔn)、簡單、適用的質(zhì)量檢查控制流程，是數(shù)字化合格產(chǎn)品質(zhì)量檢驗的保障。質(zhì)量控制流程主要以各環(huán)節(jié)的事前、事中和事后控制為基礎(chǔ)，逐步形成系統(tǒng)、完整，聚管理與技術(shù)于一體的質(zhì)量控制流程體系。

3 質(zhì)量保障措施

3.1 合理安排進度

合理的數(shù)字化加工進度，不僅是降低項目成本的手段，更是保持高質(zhì)量數(shù)字化產(chǎn)品的持續(xù)動力。根據(jù)加工數(shù)量、人員配備和設(shè)施設(shè)備，制定合理的進度計劃。

3.2 嚴(yán)格環(huán)節(jié)操作

3.2.1 檔案交接

數(shù)字化檔案需加工人員和檔案管理人員同時到現(xiàn)場交接，交接時認(rèn)真填寫交接記錄表，注明提取檔案的目錄號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、正副本數(shù)量和提取日期，對檔案卷（件）的數(shù)量和頁數(shù)要面對面清點，以雙方簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。

3.2.2 檔案整理

整理人員對提取的檔案原件對照目錄再次清點數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案管理員協(xié)商解決做好記錄。認(rèn)真檢查紙張質(zhì)量和缺損，核對正副本一致性，對頁碼編制不規(guī)范的案卷進行重新編碼，對紙張有折疊、折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件先進行壓平或熨平，對較薄紙張、破損紙張、底灰較深和字跡較淺等質(zhì)地較差的檔案進行復(fù)印、修補處理。

3.2.3 檔案拆分

檔案拆分即拆卷，在保護檔案不受損害的前提下，按照檔案原有順序依次拆除需掃描檔案的裝訂物，并保持原有排列順序不變。

3.2.4 檔案掃描

采用黑白二值和彩色方式對檔案進行逐頁掃描，全文黑白原稿檔案采用PDF或TIFF格式黑白掃描，含彩色內(nèi)容的檔案采用PDF或T IFF格式彩色掃描，照片以原色為準(zhǔn)采用JPG或PDF格式彩色掃描，掃描儀分辨率設(shè)置為200dpi—300dpi。掃描時過程中應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度，保證掃描圖像效果與原件一致。

3.2.5 圖像處理

圖像處理過程中，利用計算機和圖像處理軟件對掃描后的圖像進行逐頁旋轉(zhuǎn)、糾偏、去污、裁邊、圖像拼接和排序調(diào)整，保證圖像清晰、符合正常的閱讀習(xí)慣。圖像傾斜的要進行糾偏，傾斜度不大于1度，去除掃描圖像中的污點和黑邊，保證圖像文件干凈、整潔；保持圖像內(nèi)容居中，上下左右四邊尺寸合理；大幅紙張分幅掃描的圖像在拼接時要保證信息要完整。

3.2.6 裝訂還原

掃描完成后被拆分的檔案應(yīng)按原檔案保管單位重新裝訂，并保持每頁檔案原有的排序不變，案卷不掉頁，卷邊整齊，必要時進行簡單裁邊修整。

3.2.7 數(shù)據(jù)存儲

數(shù)據(jù)存儲是指以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)對應(yīng)的掃描圖像分類建立文件夾，并以檔號命名文件夾內(nèi)文件，以PDF、TIFF和JPG格式將電子文件存儲在硬盤。

3.2.8 數(shù)字備份

把存儲在計算機硬盤上的掃描電子文件拷貝到移動硬盤、光盤、磁帶等備份載體上作備份之用。為保證數(shù)據(jù)安全，備份采用在線和離線相結(jié)合方式實現(xiàn)多套備份，并異地保存。

3.2.9 著錄掛接

根據(jù)檔案類別在管理系統(tǒng)中完成著錄，并將掃描圖像文件正確掛接在著錄后的目錄下。

3.3 質(zhì)量檢查驗收

3.3.1 質(zhì)量自檢

數(shù)字化項目組必須建立內(nèi)部質(zhì)量檢測體系，對數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)成果進行自檢，主要對檔案漏掃、圖像偏斜度、清晰度、失真度和排列順序進行檢驗，達到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求后提請檔案管理質(zhì)檢人員進行質(zhì)檢。

3.3.2 質(zhì)量驗收

數(shù)字化結(jié)束后，檔案管理部門組織人員進行項目驗收，分為數(shù)據(jù)驗收和實體驗收。數(shù)據(jù)驗收以抽檢方式進行，抽檢比例為5%，對照質(zhì)量控制目標(biāo)值，合格率達到95%以上的予以通過驗收。檔案實體驗收必須一一清點，文件狀況與提取時保持一致，合格率達到95%以上予以驗收通過。

[1]金波.論數(shù)字檔案信息資源建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊,2013.

[2]紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)[S].中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),DA/T31-2005.