淺談社會保險檔案管理的重要性

文/張藝，中國烏魯木齊石化公司人事處

社會保險檔案是過去和現(xiàn)在社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在從事社會保險工作活動中，直接形成的對企業(yè)、勞動者個人和社會有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。社會保險檔案隨著社會保障體系的建立與逐步完善，社會保險檔案顯得越來越重要。

記錄一生；管理一生；保障一生；服務(wù)一生

社會保險檔案管理作為社會保險經(jīng)辦管理及服務(wù)工作的重要基礎(chǔ)內(nèi)容之一，是社保經(jīng)辦機構(gòu)對參保對象“記錄一生”的基礎(chǔ)資料、“管理一生”的根本依據(jù)、“保障一生”和“服務(wù)一生”的重要保證，也是社會保險業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記載。

1 社會保險檔案在社會保險業(yè)務(wù)辦理工作中的重要作用。

1.1 檔案管理是社會保險工作中的基礎(chǔ)

檔案管理是社會保險基礎(chǔ)管理的重要組成部分，檔案資料的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞，直接關(guān)系到社會保險工作做得好壞與否。如果在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中，檔案中資料被篡改或丟失而沒有被及時發(fā)現(xiàn)，該職工的檔案將會被勞動部門視為廢棄檔案，在社會保險辦理過程中就無法辦理需要以檔案為基礎(chǔ)的相關(guān)業(yè)務(wù)，職工享受的待遇無法落實，企業(yè)的合法權(quán)益受到侵害。

1.2 檔案是社會保險工作的依據(jù)

2009年7月，人力資源社會保障部和國家檔案局制定了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，自2009年9月1日起施行。此規(guī)定中明確社會保險業(yè)務(wù)檔案是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的這些歷史記錄，通過檔案管理，對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理，形成相關(guān)資料信息數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的社會保險工作開展提供依據(jù)，體現(xiàn)了社會保險檔案在社會保險工作中的重要地位。

1.3 檔案是社會保險管理的需要

社會保險是一項政策性強、涉及繁雜的業(yè)務(wù)，要正確進(jìn)行社會保險管理，離不開檔案管理這個基礎(chǔ)。檔案資料形成后，把檔案的價值體現(xiàn)在為社會、企業(yè)和勞動者的服務(wù)上，維護(hù)他們的合法權(quán)益。如建立相關(guān)檔案資料數(shù)據(jù)庫，有健全完善的檔案資料，在接受職工當(dāng)面咨詢時，通過查閱資料數(shù)據(jù)，回答職工提出的社會保險現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)辦理問題；若有健全完善的退休人員檔案資料，就可使職工清楚檔案中自己的工齡是怎么認(rèn)定的，退休工資是怎么算出來的；若為退休人員建立一個健康檔案，就可以對職工進(jìn)行跟蹤了解，能有效地防止冒領(lǐng)相關(guān)退休補貼的行為。

2 當(dāng)前企業(yè)社會保險檔案管理存在的問題

2.1 對社會保險檔案管理工作重視程度不夠

社會保險檔案在企業(yè)中容易讓人忽視，認(rèn)為社會保險檔案可有可無，只要能把當(dāng)前對付過去就行。業(yè)務(wù)人員變動大也導(dǎo)致了歷史欠賬較多，管理存在漏洞，新增材料缺乏連續(xù)性，甚至部分業(yè)務(wù)人員概念不清、認(rèn)識不高的問題，認(rèn)為工作都忙不過來，哪有時間去整理社會保險檔案資料。

2.2 社會保險檔案管理比較混亂

企業(yè)內(nèi)部沒有專門的保險檔案管理機構(gòu)對社會保險檔案統(tǒng)一管理，社保業(yè)務(wù)檔案和計算機信息檔案分散在各業(yè)務(wù)人員手中，沒有經(jīng)過專業(yè)整理和歸檔管理；有些資料存放后就無人過問，致使原始記錄、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等寶貴資料丟失損毀。當(dāng)需要時，又無從查證，使社會保險檔案管理工作十分被動。

2.3 社會保險檔案管理規(guī)章制度不健全

部分企業(yè)沒有建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度和管理秩序，缺乏良好的運行機制和工作秩序。社會保險檔案中哪些資料需要收集歸檔，如何收集歸檔；哪些資料需要分類管理，如何分類管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何集中統(tǒng)一管理；檔案如何查（借）閱；檔案的轉(zhuǎn)遞制度；檔案材料的銷毀制度；檔案管理人員的職責(zé)等都不明確，造成社會保險檔案管理處于混亂繁雜、舉步維艱的狀態(tài)。

3 加強社會保險檔案管理的對策

3.1 提高對社會保險檔案管理的重要性認(rèn)識，依法管理

加強對社會保險檔案管理工作的認(rèn)識，社會保險管理部門負(fù)擔(dān)著整個社會保險的各種資料留存、查詢、轉(zhuǎn)遞、管理、使用的重要部門，要把《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等列入社會保險工作人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識的重要內(nèi)容，組織學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識、樹立依照法律管理檔案的觀念，推動社會保險檔案管理工作的順利開展。

3.2 建立管理機構(gòu)，健全規(guī)章制度

企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理機構(gòu)，機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對接收的檔案材料及時進(jìn)行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄，統(tǒng)一管理各類檔案。其次，社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。同時，對檔案都制定出相應(yīng)的管理制度，構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依章建檔。

3.3 規(guī)范社會保險管理程序，做到良好運行

對各類檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等要有一個明確的程序，這個程序應(yīng)由檔案管理部門和具體辦事部門共同制訂，做到既符合工作流程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的資料、報表、臺賬等，都要書寫工整文字清楚，頁面整潔干凈，日期印章齊全。對各類資料及時做好經(jīng)常性的檔案材料的整理工作，做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，編排有序、目錄清楚，裝訂整齊，使每份檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

總而言之，社會保險檔案隨著社會保障體系的建立與逐步完善，社會保險檔案顯得越來越重要。它是一個蘊藏十分豐富的社會保障管理信息寶庫，社會保障管理沒有社會保險檔案作依據(jù)，社會保障事業(yè)將是無源之水、無本之木。實行社會保險檔案規(guī)范化管理，提高社會保障的社會化管理程度是人類社會進(jìn)步必然結(jié)果，加強社會保險檔案規(guī)范化管理，使社會保障管理工作正規(guī)化、科學(xué)化、制度化是大勢所趨，勢在必行。