文/梁司蕾，廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施分析

文/梁司蕾，廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作的有機(jī)組成，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用，發(fā)揮出醫(yī)院檔案的價(jià)值，對(duì)于提高醫(yī)院管理水平有著積極的作用。本文從檔案管理制度、 檔案管理意識(shí)、檔案信息化水平、專業(yè)人才缺失等幾個(gè)方面論述了目前醫(yī)院檔案管理工作的不足，并針對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施進(jìn)行分析。

新醫(yī)改背景；醫(yī)院檔案管理；問(wèn)題；改進(jìn)措施

醫(yī)院檔案是為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)的醫(yī)療文件資料、歷史發(fā)展資料，載體形式多樣，包括錄音、圖表、工作記錄、影像資料等等，這些資料記錄了醫(yī)院的發(fā)展史，也為醫(yī)院后續(xù)研究工作的開展提供了一手資料，是醫(yī)院在長(zhǎng)期運(yùn)行過(guò)程中積累的一筆寶貴財(cái)富。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，緊跟新醫(yī)改的發(fā)展步伐，改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理制度是各個(gè)醫(yī)院需要正視的問(wèn)題。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式的不足

1.1 檔案管理制度不健全

要做好檔案管理工作，離不開完善、健全的檔案管理制度，就目前的情況來(lái)看，很多醫(yī)院沒(méi)有根據(jù)自身的實(shí)際情況開展檔案管理工作，管理內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的工作考核機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制也不夠完善，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作長(zhǎng)期處在一種管理不嚴(yán)、監(jiān)督無(wú)效的狀態(tài)，檔案破壞、丟失問(wèn)題嚴(yán)重。

1.2 檔案管理意識(shí)滯后

醫(yī)院的工作任務(wù)繁重，一直以來(lái)，醫(yī)院管理人員、醫(yī)護(hù)工作者的重心都放在了醫(yī)療和科研上，很多管理人員認(rèn)為，檔案無(wú)法直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的影響也不大，因此，忽視了檔案的重要意義。上級(jí)部門也很少針對(duì)檔案工作來(lái)投入相關(guān)的資金和人力，這種滯后的管理意識(shí)無(wú)疑極大的制約了檔案管理工作的開展。

1.3 檔案信息化水平不高

目前，部分醫(yī)院尤其是縣級(jí)醫(yī)院，還在采用手工來(lái)收集檔案，這種工作方法繁瑣、信息量小，不利于檔案的二次開發(fā)和利用。隨著科技水平的發(fā)展，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蓬勃興起，醫(yī)院檔案管理信息化已經(jīng)成為了必然的趨勢(shì)。

1.4 檔案安全性能偏低

在長(zhǎng)期歷史因素的影響下，醫(yī)院設(shè)置了科技檔案、管理文書檔案、醫(yī)療檔案、食物檔案，各個(gè)科室也存在了大量的病理切片檔案、文書檔案、影像圖文檔案、X線膠片檔案等等，但是由于管理制度不規(guī)范、管理技術(shù)落后，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。在新醫(yī)改的推行背景下，必須要探索出一條適應(yīng)新形勢(shì)的檔案管理思路，在保證檔案完整性的同時(shí)，優(yōu)化檔案的安全性能。

1.5 缺乏專業(yè)人才

由于各類因素的影響，目前醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)并不高，缺乏專業(yè)的技能，人員隊(duì)伍年齡偏大，很多工作人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)工作，對(duì)于醫(yī)院檔案的認(rèn)識(shí)不清晰，缺乏現(xiàn)代化管理意識(shí)。更有甚者，對(duì)待工作得過(guò)且過(guò)，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案的管理成效。此外，由于工作經(jīng)費(fèi)緊張，不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，各個(gè)部門的溝通機(jī)制不順暢，所以無(wú)法進(jìn)行文件傳輸，實(shí)現(xiàn)信息交換、共享。部分縣級(jí)醫(yī)院沒(méi)有設(shè)立專門的檔案室，或者檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

2.1 革新傳統(tǒng)的檔案管理思想

在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展也表現(xiàn)出了新的方向，檔案管理工作包括醫(yī)療檔案管理與后勤檔案管理兩個(gè)組成部分，優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作可以提升醫(yī)院的管理和醫(yī)療水平。由于各類因素的影響，現(xiàn)階段醫(yī)療檔案的管路還存在制度不完善、搜集方法不科學(xué)、管理理念滯后等問(wèn)題。作為醫(yī)院管理人員與檔案工作人員，必須要革新傳統(tǒng)的檔案管理思想，意識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要作用。針對(duì)醫(yī)院日常醫(yī)療、服務(wù)工作中的信息進(jìn)行全面、詳細(xì)的記錄，以全新的思維來(lái)看到檔案管理工作。

2.2 加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案工作人員的素質(zhì)水平和責(zé)任意識(shí)，對(duì)于新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的開展有直接的影響，醫(yī)院管理人員需要意識(shí)到這一問(wèn)題的重要性，為檔案工作人員提供進(jìn)修、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，規(guī)范培訓(xùn)和考核，鼓勵(lì)他們繼續(xù)進(jìn)修，總結(jié)檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案管理要求對(duì)各類工作進(jìn)行細(xì)分，將每一項(xiàng)檔案管理工作落實(shí)到人。作為檔案工作人員，也要意識(shí)到自身肩負(fù)的重要責(zé)任，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、開拓進(jìn)取，用認(rèn)真、細(xì)致的態(tài)度對(duì)待每一項(xiàng)工作，為醫(yī)院的醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)療建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、醫(yī)療服務(wù)工作提供資料支持。

此外，還要提高檔案人員的服務(wù)意識(shí)。醫(yī)院檔案是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)、發(fā)展的一種重要資料，做好醫(yī)院檔案管理工作，可以反映出醫(yī)院的發(fā)展情況，對(duì)于保證醫(yī)院的效益意義重大。作為醫(yī)院安全監(jiān)理人員與檔案人員，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，解放思想觀念，樹立起應(yīng)有的責(zé)任意識(shí)，從全局角度看待問(wèn)題，勇敢的開拓、創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，改變傳統(tǒng)管理理念，科學(xué)整合檔案，為醫(yī)院的醫(yī)療、科研與管理工作提供有效的支持。

2.3 完善檔案管理制度

醫(yī)療檔案是醫(yī)院工作的核心，檔案管理部門需要加強(qiáng)與醫(yī)院各個(gè)科室之間的聯(lián)系，準(zhǔn)確記錄好醫(yī)療服務(wù)的開展過(guò)程，緊跟新醫(yī)改的要求，經(jīng)濟(jì)利用信息化技術(shù)手段類提升檔案工作的質(zhì)量。在后勤檔案方面，主要包括日常后勤工作檔案與醫(yī)院建設(shè)檔案兩類，新醫(yī)改為我們明確指出下一階段醫(yī)院的發(fā)展方向與發(fā)展形勢(shì)，檔案部門要做到“兩手都要抓，兩手都要硬”，不僅要關(guān)注醫(yī)療檔案，也要重視醫(yī)院設(shè)計(jì)、裝修等資料的記錄，及時(shí)收集醫(yī)院在建設(shè)過(guò)程中的規(guī)劃圖紙、測(cè)繪結(jié)果、許可證書、委托書等，避免出現(xiàn)日后查找難的問(wèn)題。這樣，在后續(xù)的維修時(shí)，也可以及時(shí)找到原始檔案，保證醫(yī)療工作的安全、有效。此外，還要做好醫(yī)院日常食堂管理、清潔消毒、水電氣檢查的資料收集工作，促進(jìn)醫(yī)院后勤管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

2.4 保證檔案歸檔工作的質(zhì)量

檔案管理的首要環(huán)節(jié)就是收集醫(yī)院業(yè)務(wù)工作中的有價(jià)值的材料進(jìn)行歸檔，這是檔案能夠進(jìn)行集中管理的基礎(chǔ)。規(guī)范建檔的基本要求是：填寫認(rèn)真，材料齊全，簽章清晰。嚴(yán)格遵循“誰(shuí)辦理，誰(shuí)簽章，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。主要的依據(jù)是醫(yī)療部門的“三規(guī)定”和“四規(guī)范”。檔案管理人員在接收檔案時(shí)，要重點(diǎn)檢查以下方面：表格是否填寫齊全、清晰，記錄是否完整；電子檔案和紙質(zhì)檔案是否一致；是否符合業(yè)務(wù)工作流程；所有人或經(jīng)辦人是否按照規(guī)定簽名；文件是否符合規(guī)定并且核發(fā)有效；責(zé)任人是否按規(guī)定簽名。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國(guó)正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)，總之，我們要把醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)成是一個(gè)專門的學(xué)問(wèn)，調(diào)動(dòng)全員意識(shí)來(lái)共同配合。

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