刁品衛(wèi)

人事檔案管理工作中關(guān)鍵性問題闡述

刁品衛(wèi)

干部人事檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織在干部人事管理活動中形成并經(jīng)組織審查、認(rèn)可的，歷史地、全面地考察和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。文章結(jié)合工作實(shí)際，從干部人事檔案收集、整理工作流程入手，對高校人事檔案管理中的關(guān)鍵性問題進(jìn)行了系統(tǒng)地分析。

高校；人事檔案；干部評價；檔案管理

人事檔案是記錄和反映個人的經(jīng)歷、思想水平、學(xué)歷能歷、工作實(shí)績等情況的歷史記錄，是一個人本來面貌的客觀反映。在管理中以個人組卷，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，由組織人事部門集中保存。

人事檔案管理工作是一項(xiàng)人才信息工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案科學(xué)管理，充分發(fā)揮人事檔案在新時期干部人事工作中的作用，是為黨和國家的干部人事工作服務(wù)的，是干部人事檔案工作的基礎(chǔ)工作。經(jīng)過多年的干部人事檔案收集、整理工作的經(jīng)歷，本人從干部人事檔案的收集、整理兩個關(guān)鍵性方面出發(fā)對高校干部人事檔案管理中的幾個關(guān)鍵性問題進(jìn)行系統(tǒng)地分析和闡述。

一、人事檔案管理工作的重要性

干部人事檔案工作是一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，是一門專門學(xué)科，需要進(jìn)行理論研究和探討。只有不斷摸索總結(jié)其規(guī)律性和科學(xué)性，才能用以指導(dǎo)人事檔案工作的實(shí)踐。根據(jù)人事干部檔案的特點(diǎn)，要經(jīng)常地收集和整理干部個人信息資料，建立和開發(fā)人事檔案信息內(nèi)容的電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高人事信息管理工作水平，進(jìn)行科學(xué)管理才能為組織在培養(yǎng)、了解、考察、選拔干部工作中提供客觀公正實(shí)用的依據(jù)。

知人才能善任，而要真正做到“知人”，就必需全面地、歷史地了解人，客觀地認(rèn)識其本來面目。所謂“全面”，就是既要了解其德，又要了解其才；既要了解其長，又要了解其短。所謂“歷史”，就是既要了解其今，又要了解其昔?！皺n案工作有它的特點(diǎn)，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦當(dāng)你需要時，如果平時工作沒有做好，臨時掘井，就悔之晚矣”。因此，檔案人員要經(jīng)常地收集和整理干部檔案材料，對材料進(jìn)行科學(xué)管理，并進(jìn)一步加強(qiáng)高校人事檔案管理的創(chuàng)新，更好地發(fā)揮干部人事檔案在服務(wù)從嚴(yán)管理干部和精準(zhǔn)科學(xué)選人用人中的重要作用。

二、人事檔案的資料收集

人事檔案材料收集工作，在人事檔案管理工作中處于重要地位。材料收集工作質(zhì)量的好壞，直接影響到人事檔案工作的其他壞節(jié)。做好人事檔案的收集工作，我們檔案人員除了要掌握材料形成的規(guī)律和疏通材料來源渠道，其次建立健全有關(guān)制度，保證收集工作經(jīng)?；?，時時注意掌握不同時期人事檔案材料收集工作的重點(diǎn)，做到重心突出，目標(biāo)明確，這樣才能使收集的人事檔案材料能真正為人事工作提供服務(wù)。

人事檔案材料的收集是解決人事檔案材料的“分散形成”與人事檔案管理要求“集中保管”矛盾的一種有效途徑。人事檔案材料收集的重點(diǎn)，一般來說，凡是組織人事工作中急需通過人事檔案了解和使用的情況，就是我們材料收集工作的重點(diǎn)內(nèi)容。如何收集好人事檔案材料，充實(shí)人事檔案內(nèi)容，使之達(dá)到全面、具體、完整、確實(shí)、常新的要求，則是我們每位檔案人員需經(jīng)常思索的問題。因此，在當(dāng)前，人事檔案材料收集工作的重點(diǎn)就多年檔案工作感受主要有以下幾個方面：

1.根據(jù)不同情況，在時間和精力的安排上有所側(cè)重，確定短期的收集工作重點(diǎn)，集中收集某一方面的材料。如年度總結(jié)結(jié)束后，形成全校教職員工的年度鑒定、考評材料；一年一次的調(diào)資工作，形成工資審批表；黨代會產(chǎn)生一批人事任免和代表登記表材料等。這些材料形成時間性強(qiáng)，審批比較集中，重點(diǎn)收集成效好。

2.根據(jù)每卷人事檔案的不同情況，分別確定每卷檔案需要補(bǔ)充收集的重點(diǎn)。如我們在審核人員檔案中發(fā)現(xiàn)沒有經(jīng)歷變動登記表或履歷表；多次任職但缺少某一時期任職呈報(bào)審批表；學(xué)歷變化卻沒有相應(yīng)材料；多次受到獎勵，卻沒有獎勵審批材料等。對這些情況，應(yīng)逐人登記所缺材料，列出清單，有針對性地進(jìn)行收集補(bǔ)充。

3.檔案工作應(yīng)做到材料收集求“全”，將必須要?dú)w檔的材料按類別一一收集。如:一大類是干部履歷表、職工、學(xué)生登記表等。它是一種比較詳盡的以反映個人經(jīng)歷為主要內(nèi)容的表格或書面材料。二大類的自傳是由本撰寫的記述自己各個時期的具體歷史過程，思想認(rèn)識，社會影響等方面情況的文字材料。三大類的鑒定、考核是反映人員思想政治狀況，也就是通常所說的“德”的表現(xiàn)情況。主要指人員政治立場、思想品質(zhì)、工作能力。它是通過組織人事、勞動部門形成的考察、考核、鑒定等綜合材料的表現(xiàn)。組織上為選拔干部考察鑒定材料，及審計(jì)工作中形成的有關(guān)材料，主要涉及個人的審計(jì)報(bào)告或?qū)徲?jì)意見材料，離任審計(jì)考察材料等。四大類的學(xué)歷及專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘材料，各類畢業(yè)生登記表、培訓(xùn)學(xué)習(xí)成績、學(xué)歷證明、學(xué)位，教師資格認(rèn)定申請書，評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表，創(chuàng)造發(fā)明、科研成果，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐哪夸浀炔牧?。五大類政審工作中形成的材料：是指組織上對人員的政治歷史問題和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況等進(jìn)行審查時所形成的材料。另外，更改姓名、民族、出生日期、參加革命工作時間等工作中形成的有關(guān)材料。六大類加入黨派的材料：在我國包括中國共產(chǎn)黨和八個民主黨派。這類需收集的材料有在黨組織批準(zhǔn)該預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正為正式后及時將其收集歸檔的入黨志愿書、入黨申請書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、綜合性政審材料及有關(guān)的證明，民主評議黨員登記表，認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批等材料。對于加入民主黨派的有關(guān)材料的收集，我們一般只收一份加入民主黨派的登記表或加入黨派入會的審批通知，在收集工作中人事檔案部門充分尊重民主黨派組織的意見，通過統(tǒng)戰(zhàn)部門進(jìn)行收集。加入共青團(tuán)材料收集包括入團(tuán)志愿書，申請書，團(tuán)員登記表，優(yōu)秀團(tuán)員事跡，退團(tuán)材料，這些都是在團(tuán)的組織作出審批決定后要及時歸入個人人事檔案中。七大類的獎勵材料：表彰獎勵材料往往與文書檔案歸檔材料交織在一起，人事檔案管理部門只能收集屬于歸入人事檔案的獎勵資料，一般來說，在組織正式形成的表彰獎勵材料中授予先進(jìn)模范稱號的決定、通知、批復(fù)及基層呈報(bào)的有關(guān)請示報(bào)告和上級審批材料均屬于文書檔案歸檔的內(nèi)容。實(shí)際工作中有時文書檔案和人事檔案同時都需要收集歸檔，遇有這類情況人事檔案管理人員要與有關(guān)表彰獎勵審批部門溝通協(xié)商，將屬于應(yīng)歸入人事檔案的材料原件盡其所能歸入其本人人事檔案里，其次有關(guān)授予部門還可以設(shè)計(jì)印制個人獎勵登記表。八大類違反黨紀(jì)、政紀(jì)、國法所受的黨內(nèi)外處分，取消處分和本人檢查材料通常是指犯錯誤受處分的有關(guān)材料等。從五大類和八大類兩類材料形成和作用上看，他們之間有著一些相同點(diǎn)，一是從人事檔案材料的內(nèi)容是考察、了解和使用人用人的重要依據(jù)。其二是在材料形成的排序如干部政治歷史的審查，其材料包括上級的批復(fù)、審查、結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、證明材料、本人對結(jié)論的意見、檢查交待。一個犯錯誤給予處分的材料包括上級批復(fù)的結(jié)論或決定、本人對結(jié)論和處分決定的意見，九大類任免、工資等審批表：干部任免表、招工錄用表、工資定級表、退休人員工資審批表、留學(xué)回國人員錄用表、出國等材料。這類內(nèi)容它既是提拔使用人才的依據(jù)，也是每位人員享受各種工資福利待遇的重要依據(jù)。同時也是反映一個人資歷的深淺，參加工作時間長短。十大類的其他材料：個人寫的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、體格檢查表、工傷或殘疾確定鑒定表、辦理人員喪事活動中形成的悼詞（生平）、訃告、非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等材料，其他可供組織上參考有保存價值的材料等等。只有完整、真實(shí)的人事檔案材料，才能使人事檔案濃縮本人的全貌，做到“檔如其人”“檔即其人”，給各級組織人事部門了解人、選拔人和使用人的工作中起到重要作用。

三、人事檔案資料整理的重要性

干部人事檔案整理是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作，是人事檔案工作不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)。在整理中必須遵循《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》等條例要求，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行整理，保證整理工作的質(zhì)量和效率。為了提高質(zhì)量，在鑒別整理中要力求“細(xì)化”，對所收集起來每一份材料逐一鑒別，按步驟進(jìn)行。主要有以下幾種方法：

1.以個人為立卷單位，將所要整理的檔案袋中的材料與收集其他零散的材料歸并到一起。核對屬于該檔案的基本材料是否齊備。將歸檔添加材料整理時，需要同檔案中原有內(nèi)容逐類逐項(xiàng)審核。

2.將需歸檔集中的材料，邊鑒別邊歸類，按類別屬性“對號入座”。按檔案歸檔條例，對歸檔材料取之有據(jù)，舍之有理。需要補(bǔ)辦手續(xù)或復(fù)制的材料取出辦理，對張冠李戴的材料做到“物歸原主”。將每類材料右下角編寫頁碼。

3.將已歸檔的材料，有的材料紙張大小不符合要求，那就要按規(guī)定做到三邊對齊、條目清楚、層次分明、編排有序。

4.技術(shù)加工。在不損壞文字內(nèi)容的前提下，對不適宜裝訂和不合歸檔規(guī)格的材料進(jìn)行技術(shù)加工。

5.在符合歸檔要求的每一份檔案材料第一頁右上角空白處用鉛筆將類別、頁碼填寫清楚。

6.登記目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，按照目錄表的要求，分別登記，認(rèn)真進(jìn)行編寫。

7.通過上述程序進(jìn)行檢查看歸類是否正確，編排是否有序，加工是否合適等等，有問題要及時糾正，沒有問題這時就可以立卷。

8.裝訂成冊。按照統(tǒng)一規(guī)格裁切理齊，使材料四邊整齊，外觀潔凈，在標(biāo)準(zhǔn)的檔案卷盒上，用標(biāo)準(zhǔn)漢字書寫編號、姓名、籍貫。最后，復(fù)查驗(yàn)收是保證檔案整理質(zhì)量的重要措施，在入庫之前，檔案人員要再對檔案進(jìn)行一次全面的、系統(tǒng)的質(zhì)量檢查驗(yàn)收，合格后才能入庫。因此，人事檔案管理人員只有按照上述整理工作的要求，經(jīng)過認(rèn)真的整理，才能達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的質(zhì)量要求。

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F240

A

1008-4428（2017）11-145-02

刁品衛(wèi)，女，江蘇南京人，南京審計(jì)大學(xué)人事處工作，主要從事干部人事檔案管理研究。