趙忠國(guó)

摘 要：無(wú)論在哪一種學(xué)校之中，檔案管理都是一項(xiàng)重點(diǎn)工作尤其是對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，學(xué)生的檔案數(shù)量比較多，由于學(xué)生這一群體屬于穩(wěn)定性比較差的群體，其檔案材料的可變性就比較多，隨著各個(gè)學(xué)校對(duì)于管理學(xué)生檔案這項(xiàng)工作的重視加深，其管理方式逐漸有了很多改變，包括檔案材料存在的形式逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬牧?，管理人員的專(zhuān)業(yè)性也有提升，但是學(xué)生檔案管理這項(xiàng)工作仍舊存在問(wèn)題，本文對(duì)一些相對(duì)較為常見(jiàn)的管理方面的問(wèn)題進(jìn)行分析，并對(duì)解決對(duì)策進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：學(xué)校管理；學(xué)生檔案；管理方法；問(wèn)題；對(duì)策

學(xué)校檔案管理這項(xiàng)重要工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，如果沒(méi)有被管理人員積極地進(jìn)行解決，不但會(huì)給學(xué)生的發(fā)展造成不良影響，同時(shí)還會(huì)使社會(huì)受到阻礙性因素的影響，其中內(nèi)容虛假的學(xué)生檔案不僅僅會(huì)對(duì)學(xué)生升學(xué)、進(jìn)入單位等社會(huì)活動(dòng)造成影響，同時(shí)還會(huì)阻礙學(xué)生的未來(lái)發(fā)展，因此管理人員需要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行妥善管理，采取科學(xué)的方式來(lái)管理檔案，科學(xué)管理檔案，首先需要將以往的管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，本文根據(jù)對(duì)管理學(xué)生具有的檔案這項(xiàng)工作的了解，對(duì)其存在的主要問(wèn)題以及解決對(duì)策進(jìn)行探討。

1 主要管理問(wèn)題分析

如果想要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，首先必須要將學(xué)生檔案管理工程中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了解，明確問(wèn)題，解決問(wèn)題是發(fā)揮檔案管理作用的重要方式。

1.1 管理人員方面的問(wèn)題

檔案管理人員身上的問(wèn)題在管理活動(dòng)中相對(duì)比較明顯，一些學(xué)校對(duì)于管理學(xué)生的檔案這項(xiàng)工作的重視度不高，因此在選聘管理檔案的人員時(shí)，具有較大的隨意性，學(xué)校中的很大一部分檔案管理人員并非專(zhuān)業(yè)人士，也不具有管理檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于一些具有突發(fā)性的管理問(wèn)題的解決方法不明確，使其管理行為存在不恰當(dāng)?shù)牟糠?，而學(xué)校并不會(huì)給這些素質(zhì)相對(duì)不高的管理人員提供培訓(xùn)活動(dòng)，因此，這部分人員管理水平不高的問(wèn)題也難以有效被解決，導(dǎo)致學(xué)生的檔案中存在漏洞。

1.2 學(xué)生檔案真實(shí)度不高的問(wèn)題

學(xué)生檔案中有一部分內(nèi)容是由學(xué)生自行填寫(xiě)，這部分檔案內(nèi)容中就存在一些問(wèn)題，一方面是與實(shí)際情況相違背的問(wèn)題，有的學(xué)生在對(duì)自己的年齡進(jìn)行填寫(xiě)的時(shí)候，計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，有的學(xué)生是按照虛歲的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算年齡，還有一部分學(xué)生是按照周歲來(lái)對(duì)年齡進(jìn)行計(jì)算，不同的計(jì)算方式計(jì)算出來(lái)的年齡也存在區(qū)別，實(shí)際上年齡計(jì)算應(yīng)當(dāng)按照周歲進(jìn)行計(jì)算，填寫(xiě)出生時(shí)間的時(shí)候，還有學(xué)生將自己農(nóng)歷的生日進(jìn)行填寫(xiě)，比較符合填寫(xiě)要求的應(yīng)當(dāng)是公歷生日，另外有的學(xué)生的名字有何出現(xiàn)了變化，但是并沒(méi)有將曾用名進(jìn)行標(biāo)注，還有一種常見(jiàn)的現(xiàn)象是同名同姓，檔案管理人員也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行明顯的標(biāo)注，這些問(wèn)題會(huì)使檔案信息出現(xiàn)不一致的問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理體系中的歸檔工作難以順利進(jìn)行，一些學(xué)生為了保護(hù)自身的利益，也為了給自己的工作創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)，在填寫(xiě)檔案的過(guò)程中，并沒(méi)有堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，將自己檔案中原本存在的處分以及其他不良信息進(jìn)行摸出，將自己受到的表彰范圍擴(kuò)大，在填寫(xiě)特長(zhǎng)的時(shí)候，填寫(xiě)的是愛(ài)好信息，對(duì)成績(jī)進(jìn)行偽造，其社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷也是虛假的，這些問(wèn)題都難以被管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)，給工作單位對(duì)學(xué)生能力的了解造成困難。

1.3 檔案信息體系中存在的問(wèn)題

學(xué)生檔案要全面、詳細(xì)地反映此學(xué)生各方面的情況，做到看過(guò)檔案要如見(jiàn)其人，看過(guò)檔案，對(duì)其家庭狀況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)環(huán)境、特長(zhǎng)愛(ài)好，思想品德、優(yōu)缺點(diǎn)、發(fā)展目標(biāo)等均有一定的了解，而不是官話、套話，千篇一律，很多學(xué)生檔案中的特長(zhǎng)、優(yōu)缺點(diǎn)、品德等如出一爐，內(nèi)容雷同，格調(diào)一致，使人閱后一頭霧水，不知其好壞優(yōu)劣。

2 提升管理學(xué)生檔案水平的策略

對(duì)于常見(jiàn)的檔案管理問(wèn)題有清晰的認(rèn)識(shí)之后，就可以通過(guò)以下策略對(duì)管理學(xué)生檔案的工作進(jìn)行改進(jìn)。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)要大力宣傳檔案法規(guī)，提高教職員工的檔案法制意識(shí)

要規(guī)范、完善高檔案的管理，首先領(lǐng)導(dǎo)要重視，了解學(xué)生檔案管理的重要性，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。其次要提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。這兩點(diǎn)是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求全體教職員工要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)生和檔案管理人員的法制觀念，提高政治覺(jué)悟，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義。

2.2 檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)和良好道德品質(zhì)

檔案管理人員要樹(shù)立正確的世界觀、價(jià)值觀，提高自身素質(zhì)和道德修養(yǎng)，講政治，敢于堅(jiān)持原則，日常工作嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍，嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。不管是什么人，不論職務(wù)高低，都要按規(guī)章制度辦事，按程序辦事。要胸懷坦蕩，不計(jì)較個(gè)人恩怨，不計(jì)較私仇，不計(jì)較個(gè)人名利，看重肩上的責(zé)任，踏踏實(shí)實(shí)，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心。

2.3 建立并及時(shí)補(bǔ)充完善檔案管理制度

建立檔案《收集制度》，明確收集的范圍和要求，使學(xué)生檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映每一個(gè)學(xué)生的情況；建立《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)整理，去假存真，查漏補(bǔ)缺；建立《保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞；建立《流轉(zhuǎn)制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，保證檔案的完整性、真實(shí)性和檔案安全，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

2.4 下決心防范和杜絕學(xué)生的假文憑

從源頭抓起，要嚴(yán)密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象，要嚴(yán)格執(zhí)行教育部門(mén)學(xué)籍管理規(guī)定，把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過(guò)程中，對(duì)那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和管理人員實(shí)施全過(guò)程重點(diǎn)監(jiān)控，幫助和督促他們保質(zhì)保量地完成學(xué)業(yè)。對(duì)于少數(shù)不按時(shí)上課，不認(rèn)真完成作業(yè)，學(xué)習(xí)困難，企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生，應(yīng)采取勸其退學(xué)或強(qiáng)制中止學(xué)習(xí)等措施。

結(jié)束語(yǔ)

本文首先對(duì)學(xué)生檔案管理工作運(yùn)行中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行快樂(lè)分析，之后又針對(duì)這幾方面的管理問(wèn)題，將解決對(duì)策也提出來(lái)，管理學(xué)生檔案的相關(guān)人員首先需要對(duì)自己的工作性質(zhì)有所了解，才能對(duì)于自己肩負(fù)的責(zé)任有所認(rèn)識(shí)，先將自己應(yīng)當(dāng)盡到的責(zé)任在工作中有所體現(xiàn)，才能對(duì)自己原有的管理檔案的體系進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)行檔案管理工作，尤其在檔案比較容易出現(xiàn)變動(dòng)的關(guān)鍵期，需要格外對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行重視，管理人員需要認(rèn)真對(duì)待自己經(jīng)手的每一份檔案，充分扮演好檔案管理活動(dòng)的中的重要角色。

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