張琬渝

摘要：在信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的應(yīng)用中，檔案管理事業(yè)也在逐漸應(yīng)用新技術(shù)手段，有效應(yīng)用數(shù)字信息管理手段。但是在應(yīng)用數(shù)字信息管理手段的同事，還要對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存工作有所重視，有效利用現(xiàn)代化手段去管理數(shù)字信息檔案，這也是未來(lái)檔案管理工作的重要發(fā)展方向。當(dāng)然，在數(shù)字信息檔案管理過(guò)程中，要特別注意安全方面的問(wèn)題，避免數(shù)字信息檔案丟失、損壞，讓數(shù)字信息檔案能夠長(zhǎng)期保存。本文主要對(duì)數(shù)字信息檔案長(zhǎng)期的安全保存中的問(wèn)題做簡(jiǎn)單分析，提供相應(yīng)的保存策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案信息；策略；安全保存

現(xiàn)在人們對(duì)檔案信息越來(lái)越重視，各企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作更是重視，因?yàn)楫?dāng)值能夠直接為企事業(yè)單位的發(fā)展提供重要依據(jù)，有著較強(qiáng)的意見(jiàn)性和參考價(jià)值，所以在數(shù)字信息檔案的長(zhǎng)期安全保存上也就特別關(guān)注。從我國(guó)當(dāng)前的檔案管理來(lái)看，還是存在一定的問(wèn)題，主要是因?yàn)闄n案管理工作剛剛進(jìn)行數(shù)字化管理模式，其中的缺陷也是比較多的，因此在數(shù)字信息檔案長(zhǎng)期保存方面還需加大研究力度，提出切實(shí)可行的保存策略，這樣也能讓數(shù)字檔案管理工作的質(zhì)量有所提升。

1 數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存中存在的問(wèn)題

1.1 檔案真實(shí)性問(wèn)題

我國(guó)以前在檔案管理工作上都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，在這個(gè)基礎(chǔ)上開(kāi)展數(shù)字化的檔案保管方式，首先要做的工作就是加工和掃描，而在這個(gè)過(guò)程中也會(huì)衍生很多問(wèn)題，比如掃描識(shí)別率不能達(dá)到100%，從而使得檔案信息出現(xiàn)失真的現(xiàn)象；選擇參數(shù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案保存工作出現(xiàn)分類不明的情況，進(jìn)而提升檔案的失真性。再就是在數(shù)據(jù)遷移的時(shí)候也避免不了出現(xiàn)一些問(wèn)題，最終在恢復(fù)數(shù)據(jù)信息的時(shí)候出現(xiàn)一定的困難等問(wèn)題。

1.2 存取方面的問(wèn)題

對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，主要依靠的就是介質(zhì)條件，比如計(jì)算機(jī)，一般情況下計(jì)算機(jī)語(yǔ)言在三個(gè)月的時(shí)候就需要更新一次，如果多年后再恢復(fù)檔案信息，并不能保證檔案信息數(shù)據(jù)完全恢復(fù)出來(lái)。同時(shí)，在利用計(jì)算機(jī)讀取檔案信息數(shù)據(jù)的時(shí)候是需要相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備的，要是計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)了問(wèn)題，會(huì)直接導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)不能順利讀取以及保存。不同的軟件在運(yùn)行的時(shí)候都有一定的環(huán)境要求，所以在不同載體上儲(chǔ)存數(shù)字信息檔案都不能相互更替，要是不能轉(zhuǎn)化，讀取信息時(shí)候就會(huì)受到影響。

1.3 檔案管理技術(shù)落后

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展比較迅速，且明顯高于社會(huì)發(fā)展步伐，所以也使得在新技術(shù)的應(yīng)用上需要一定的適應(yīng)時(shí)間，加上我國(guó)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展上沒(méi)有過(guò)多的技術(shù)支持，導(dǎo)致新技術(shù)應(yīng)用上還比較吃力。當(dāng)前，我國(guó)數(shù)字信息檔案長(zhǎng)期保存主要應(yīng)用的技術(shù)進(jìn)行身份識(shí)別、電子簽名以及信息隱藏技術(shù)等，但是這些新技術(shù)還處于諸多檔案管理技術(shù)的一小部分，要是沒(méi)有專業(yè)的管理人員進(jìn)行操作，應(yīng)用因技術(shù)還是有一定難度的，這也是繼續(xù)解決的問(wèn)題。

1.4 安全性問(wèn)題

再是數(shù)字信息檔案長(zhǎng)期安全保存中，最重要的問(wèn)題就是安全，特別是在比較復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境中去管理檔案信息，這其中會(huì)涉及到很多企事業(yè)單位的機(jī)密文件，還有諸多個(gè)人隱私，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)數(shù)字信息檔案進(jìn)行管理的話，一旦計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)遭到了黑客入侵，很容易損害到檔案信息，因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)在自我保護(hù)方面是比較薄弱的，所以檔案信息容易被刪除或者被篡改，也不能夠長(zhǎng)期保存。對(duì)于這一問(wèn)題，相關(guān)技術(shù)人員要特別重視，改善數(shù)字信息檔案保存的安全性，降低安全問(wèn)題出現(xiàn)的幾率。

2 數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存策略分析

2.1 建設(shè)政策性法規(guī)

我國(guó)應(yīng)該制定專門的法律、法規(guī).為數(shù)字檔案管理提供可靠的保障。一是加快制度建設(shè)。要根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況，借鑒國(guó)外在數(shù)字檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，建立科學(xué)的、有利于數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的法律制度；二是建立數(shù)字檔案安全評(píng)估制度。制定一系列的保證數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的體系結(jié)構(gòu)；三是建立數(shù)字檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范和信息系統(tǒng)安全技術(shù)的研究。研制出適合我國(guó)情況的數(shù)字檔案的安全管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)。

2.2 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略

建立有效的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。檔案信息系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)字資源的日備份，定期大備份，備份服務(wù)器的數(shù)據(jù)同步更新備份，成本不高，方便實(shí)用備份的時(shí)候要注意備份的完整性，一個(gè)完整的備份主要包括數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃；數(shù)字形態(tài)的檔案資源主要應(yīng)該采用異地鏡像保存的方法，這樣可以防止自然災(zāi)害所帶來(lái)的毀滅性的災(zāi)難。

2.3 數(shù)字遷移和數(shù)字仿真技術(shù)

目前數(shù)據(jù)遷移是數(shù)字信息資源長(zhǎng)期保存的較優(yōu)選擇。在遷移的過(guò)程中可以改變部分格式或者存儲(chǔ)載體。這樣可以便于用戶據(jù)此判斷出所需信息的真實(shí)可靠性以及這些數(shù)字資源與原始記錄之間的聯(lián)系。數(shù)據(jù)仿真新的系統(tǒng)環(huán)境下建立一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及其管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，使得原來(lái)的數(shù)據(jù)、設(shè)備和系統(tǒng)能運(yùn)行在現(xiàn)行的軟硬件系統(tǒng)上。是延遲技術(shù)淘汰的一種方法。

2.4 計(jì)算機(jī)防火墻與防病毒技術(shù)

防火墻的安全策略主要有兩條：一種是禁止方式的防火墻，就是防火墻把所有不允許的通訊都給禁止掉，只能通過(guò)被允許的數(shù)據(jù)信號(hào)；另外一種是允許方式的防火墻。所有信號(hào)除了被禁止的都是可以通過(guò)的防病毒技術(shù)。除了安裝防火墻外還有以下幾種：一是安裝殺毒軟件，安裝正版的殺毒軟件，并且定時(shí)地更新和掃描；二是建立局域網(wǎng)。檔案系統(tǒng)不接入互聯(lián)網(wǎng)，并且盡量限制使用移動(dòng)設(shè)備；三是預(yù)訂電子郵件病毒警報(bào)服務(wù)。保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制的安全可控。

2.5 物理安全策略

在當(dāng)前愈發(fā)復(fù)雜的管理環(huán)境中，就更加需要采取一定的方式對(duì)數(shù)字信息檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。一是要嚴(yán)格遵守管理制度，防止外人非法進(jìn)入計(jì)算機(jī)機(jī)房，避免各種偷竊和破壞活動(dòng)；二是要嚴(yán)格控制服務(wù)器和管理軟件的訪問(wèn)權(quán)限，利用用戶訪問(wèn)認(rèn)證，嚴(yán)格規(guī)定用戶和管理人員權(quán)限，防止有意和無(wú)意的非法操作所造成的系統(tǒng)安全問(wèn)題；三是防止電磁泄漏。確保服務(wù)器有個(gè)良好工作環(huán)境。

結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于數(shù)字信息檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要想讓其長(zhǎng)期安全保存，首先要在良好的儲(chǔ)存載體上下功夫，這其中是需要多種先進(jìn)技術(shù)手段支持的，同時(shí)還要保證數(shù)字檔案的知識(shí)可靠性、安全性以及長(zhǎng)期可存性。在數(shù)字檔案保存期間，要全程都進(jìn)行數(shù)字化安全技術(shù)管理，提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平以及作風(fēng)教育，確保數(shù)字信息檔案能夠安全的被保存下來(lái)。此外，做好數(shù)字信息檔案的長(zhǎng)期安全保存工作，也有助于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，促進(jìn)檔案信息管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳敏.檔案數(shù)據(jù)遷移載體的選擇策略研究[J].數(shù)字與縮微影像，2014（03）

[2]其米格.事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的重要性及其應(yīng)用[J].東方企業(yè)文化，2015（23）

[3]孫楊民，劉昆鵬.高校數(shù)字檔案信息安全體系建構(gòu)研究[J].黑龍江檔案，2015（06）

[4]詹秀琴.試議數(shù)字信息檔案長(zhǎng)期安全保存策略[J].科技展望，2016，26（21）.

[5]何穎珊，萬(wàn)海軍.試論數(shù)字化檔案的信息安全問(wèn)題與管理策略[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2015（12）.endprint