史淑霞　謝智勇

[摘要]隨著高?？蒲匈Y金量的不斷增加和高校信息化的發(fā)展，網(wǎng)上報(bào)銷模式已經(jīng)被越來越多的高校接納并付諸實(shí)踐，相較于傳統(tǒng)報(bào)銷模式網(wǎng)上報(bào)銷減輕了高校財(cái)務(wù)人員的工作壓力，提高了財(cái)務(wù)核算效率和管理水平。但是在實(shí)踐中網(wǎng)上報(bào)銷模式還存在著一些問題有待進(jìn)一步改進(jìn)。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)上報(bào)銷模式；傳統(tǒng)報(bào)銷模式；數(shù)字簽名

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734199

隨著國家對教育事業(yè)投入的增加和對科研經(jīng)費(fèi)投入的逐年增長，高校的資金量不斷增加，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量成倍增長，財(cái)務(wù)人員工作壓力驟增。傳統(tǒng)的報(bào)銷模式已不能滿足日益增加的工作量，在這種情況下，網(wǎng)上報(bào)銷模式應(yīng)運(yùn)而生，并且已被越來越多的高校接納并付諸實(shí)踐。

1高校主要的傳統(tǒng)報(bào)銷模式概述

高校傳統(tǒng)的報(bào)銷模式主要包括排隊(duì)報(bào)銷模式、取號等候報(bào)銷模式和投遞式報(bào)銷模式。

排隊(duì)報(bào)銷模式是指報(bào)銷人員持事先整理簽批完畢的報(bào)銷單據(jù)到財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳排隊(duì)等候報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員根據(jù)報(bào)銷人員排隊(duì)的先后順序?qū)徍似鋱?bào)銷單據(jù)，對符合規(guī)定的報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理并付款給報(bào)銷人員。

為緩解排隊(duì)報(bào)銷模式下排隊(duì)混亂無序，報(bào)賬大廳擁擠等問題，有些高校引入了叫號機(jī)，報(bào)賬人員無須再站立排隊(duì)等候，只需在取號機(jī)取號后坐在座位上等候叫號報(bào)銷即可。

投遞式報(bào)銷模式下報(bào)銷人員無須在報(bào)賬大廳等候，只需要把事先整理簽批完畢的報(bào)銷單據(jù)投遞到財(cái)務(wù)部門的投遞箱，財(cái)務(wù)人員定時(shí)從投遞箱取出報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，對符合規(guī)定的票據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理并通過網(wǎng)上銀行付款給報(bào)銷人員。

2高校傳統(tǒng)報(bào)銷模式的現(xiàn)狀及不足

排隊(duì)報(bào)銷模式下因?yàn)閳?bào)銷排隊(duì)人員很多，這種模式會耗費(fèi)報(bào)銷人員的大量時(shí)間排隊(duì)等候，而且一旦報(bào)銷單據(jù)存在問題，下次報(bào)銷時(shí)又要重新排隊(duì)等候。另一方面財(cái)務(wù)人員面對眾多的報(bào)銷人員，不僅需要核算記賬，而且還要回答報(bào)銷人員的疑問。在這種環(huán)境下財(cái)務(wù)人員工作壓力和心理壓力都是非常大的，難免在服務(wù)態(tài)度上有些焦躁和情緒。由此產(chǎn)生報(bào)銷難的問題，也使得報(bào)銷人員對財(cái)務(wù)部門的意見非常大。

取號等候模式在一定程度上改善了報(bào)銷的秩序，但是并未縮短報(bào)銷人員的等候時(shí)間，也未減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，也就是說該模式并未解決報(bào)賬難的問題。

投遞式報(bào)銷模式解決了報(bào)銷人員排隊(duì)等候問題，財(cái)務(wù)人員也可以在相對寬松的環(huán)境下工作。但是財(cái)務(wù)人員的工作量并沒有減輕，與以前面對的是人滿為患的報(bào)銷人員不同，投遞式報(bào)銷下財(cái)務(wù)人員面對的是成箱的報(bào)銷單據(jù)，由于沒有了排隊(duì)等候問題報(bào)銷人員投遞報(bào)銷單據(jù)會更頻繁導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員的工作量增加。尤其是到了學(xué)期末和年末，由于投遞的單據(jù)過多，財(cái)務(wù)人員不得不加班加點(diǎn)來完成工作，很多時(shí)候幾個(gè)周末都要加班，使得財(cái)務(wù)人員身心俱疲，財(cái)務(wù)準(zhǔn)確率也相應(yīng)降低。

3網(wǎng)上報(bào)銷模式流程介紹

傳統(tǒng)報(bào)銷模式已不能滿足高校日益增長的業(yè)務(wù)量要求，需要一種新的模式來解決目前報(bào)銷中存在的問題。于是網(wǎng)上報(bào)銷模式應(yīng)運(yùn)而生，網(wǎng)上報(bào)銷模式的業(yè)務(wù)流程如下：

（1）報(bào)銷人員登錄網(wǎng)上報(bào)銷界面進(jìn)入網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。報(bào)銷人員需要填寫報(bào)銷經(jīng)費(fèi)的部門名稱、項(xiàng)目名稱，根據(jù)報(bào)銷單據(jù)的分類填寫報(bào)銷摘要與金額，由于系統(tǒng)預(yù)設(shè)了各個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算額度和范圍，超出預(yù)算將無法錄入。最后填寫報(bào)銷經(jīng)費(fèi)的支付方式和收款人員信息，支付方式包括對公支付和對私支付，如果是對私支付，需要填寫收款人員相關(guān)信息，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與教工銀行卡號數(shù)據(jù)是相關(guān)聯(lián)的，如果是轉(zhuǎn)到教工銀行卡中只需要填寫教工號和聯(lián)系方式。如果報(bào)銷經(jīng)費(fèi)將打入非學(xué)校教職工卡中，還需要填寫收款人的銀行賬號等信息。如果是對公支付，匯款給對方單位，需要填寫對方單位的戶名，開戶行、銀行賬號等信息。填寫好以上相關(guān)信息后報(bào)銷人員網(wǎng)上提交上述信息。

（2）報(bào)銷人員在網(wǎng)上提交信息后打印出的條形碼信息貼到裝有報(bào)銷單據(jù)的信封上，報(bào)銷人員在相關(guān)單據(jù)簽字審批完畢后將報(bào)銷單據(jù)裝到信封交到財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳。

（3）財(cái)務(wù)人員掃描條形碼信息調(diào)出報(bào)銷人員提交的網(wǎng)上的報(bào)銷信息，對報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤則生成記賬憑證，如果存在問題則會通過短信平臺通知報(bào)銷人員進(jìn)行修改。

（4）出納人員根據(jù)記賬憑證生成的付款信息進(jìn)行付款，付款后短信平臺會通知收款人。

4網(wǎng)上報(bào)銷模式發(fā)展的必要性

41網(wǎng)上報(bào)銷模式與傳統(tǒng)報(bào)銷模式比較

網(wǎng)上報(bào)銷模式繼承了投遞式報(bào)銷模式下沒有報(bào)銷排隊(duì)等候問題，而且要求報(bào)銷人員事先自己在網(wǎng)上錄入報(bào)銷明細(xì)摘要和金額，然后將報(bào)銷原始單據(jù)送至財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳相應(yīng)位置即可，看似比投遞式報(bào)銷更復(fù)雜，因?yàn)樵黾恿藞?bào)銷人員網(wǎng)上錄入步驟，其實(shí)卻可以大大節(jié)省報(bào)銷單據(jù)等候處理時(shí)間，報(bào)銷人員可以更快收到報(bào)銷款項(xiàng)。因?yàn)榫W(wǎng)上報(bào)銷減少了財(cái)務(wù)人員手動(dòng)錄入記賬憑證的繁重工作量，財(cái)務(wù)人員只需從財(cái)務(wù)系統(tǒng)審核報(bào)銷人員事先在網(wǎng)上錄入的報(bào)銷明細(xì)摘要和金額，如無誤就可以自動(dòng)生成記賬憑證，然后對該記賬憑證進(jìn)行審核，如有錯(cuò)誤進(jìn)行必要修改即可。網(wǎng)上報(bào)銷模式大大減少了財(cái)務(wù)人員錄入憑證時(shí)間，提高了財(cái)務(wù)準(zhǔn)確率，也使財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間從事財(cái)務(wù)管理工作。

42網(wǎng)上報(bào)銷模式的優(yōu)勢

（1）顯著提高了工作效率。網(wǎng)上報(bào)銷模式下，報(bào)賬人員可以合理安排時(shí)間在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)錄入報(bào)銷信息，如利用中午時(shí)間或下班時(shí)間，不再受財(cái)務(wù)工作時(shí)間的限制，使報(bào)銷師生有更多的完整時(shí)間從事科研、實(shí)驗(yàn)和學(xué)習(xí)，不再被財(cái)務(wù)報(bào)賬被迫中斷工作學(xué)習(xí)。財(cái)務(wù)人員也因?yàn)榫W(wǎng)上報(bào)銷自動(dòng)生產(chǎn)記賬憑證的功能大大減輕了錄入記賬憑證的繁重工作，由于無須二次錄入報(bào)賬金額和賬號信息，也減少了財(cái)務(wù)核算的差錯(cuò)率，使得財(cái)務(wù)工作效率明顯提高。

（2）財(cái)務(wù)報(bào)銷流程更加優(yōu)化和透明。在網(wǎng)上報(bào)銷模式下將財(cái)務(wù)報(bào)銷制單錄入工作分解到各個(gè)報(bào)賬人員，由于每位報(bào)賬人員的報(bào)賬量不會很多，相對于以前財(cái)務(wù)人員集中大量地制單錄入，分配到各個(gè)報(bào)賬人員的錄入工作量其實(shí)很小，而且報(bào)賬人員可以在任意時(shí)間和地點(diǎn)完成錄入工作。在報(bào)賬人員錄入報(bào)賬信息的界面可以查詢到相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，使報(bào)賬人員對財(cái)務(wù)制度和審批權(quán)限不再是一知半解，財(cái)務(wù)制度也更加透明。報(bào)賬人員可還以在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)查到報(bào)銷流程進(jìn)行到了哪一步，財(cái)務(wù)報(bào)銷流程更加透明。endprint

（3）有利于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對科研經(jīng)費(fèi)的管理。網(wǎng)上報(bào)銷模式下預(yù)設(shè)了各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支出范圍和支出額度，超出范圍和額度將無法在網(wǎng)上錄入相關(guān)信息，這就避免了傳統(tǒng)報(bào)銷模式下超明細(xì)預(yù)算額度和超范圍的報(bào)銷問題，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以更好地監(jiān)控和了解項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行情況，真正做到了預(yù)算的事前控制，使科研項(xiàng)目結(jié)題更加順利，同時(shí)也減少了財(cái)務(wù)調(diào)賬工作。

（4）通過報(bào)銷信息的公開，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督。在網(wǎng)上報(bào)銷模式下，經(jīng)過授權(quán)的各個(gè)人員可以通過網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢、調(diào)閱、對比各種報(bào)銷信息。通過報(bào)銷信息的共享，建立多部門、多用戶、各級領(lǐng)導(dǎo)廣泛參與的監(jiān)督格局，使高校的財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核的規(guī)范性和透明度得到有效增強(qiáng)，財(cái)務(wù)事項(xiàng)得到有效監(jiān)督。

5高校網(wǎng)上報(bào)銷模式現(xiàn)行使用概況

隨著高校財(cái)務(wù)工作量的不斷加大和高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展，已經(jīng)有越來越多的高校開始實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷。圖1、圖2、圖3分別是南開大學(xué)、西南交通大學(xué)、蘇州大學(xué)的網(wǎng)上報(bào)銷流程。

從圖1可以看出南開大學(xué)的網(wǎng)上自助報(bào)銷模式是指報(bào)銷人員登錄報(bào)銷系統(tǒng)填寫報(bào)銷內(nèi)容、金額等信息并提交，打印出報(bào)銷確認(rèn)單，然后是由相關(guān)負(fù)責(zé)人對報(bào)銷單據(jù)簽字后投遞至報(bào)銷大廳。財(cái)務(wù)人員根據(jù)報(bào)銷確認(rèn)單自動(dòng)生成記賬憑證，對報(bào)銷票據(jù)和自動(dòng)生成的記賬憑證摘要科目等進(jìn)行審核，審核通過后由出納人員將報(bào)銷款通過網(wǎng)銀支付打入銀行卡或?qū)Ψ綄~戶中。

但是南開大學(xué)的網(wǎng)上報(bào)銷模式還存在一些不足，王娜在《高校財(cái)務(wù)投遞式報(bào)銷與網(wǎng)上自助報(bào)銷模式比較研究》中指出南開大學(xué)網(wǎng)上自助報(bào)銷模式的不足主要包括以下幾個(gè)方面，首先網(wǎng)銀支付范圍僅限于本校教職工，在校學(xué)生和一些臨時(shí)聘用人員無法進(jìn)行網(wǎng)銀支付，而且網(wǎng)銀支付只是對應(yīng)一家銀行的銀行卡，使得支付受到限制。其次短信平臺發(fā)送短信不智能，需要手動(dòng)輸入對方號碼和短信內(nèi)容，耗用時(shí)間較多。

圖2是西南交通大學(xué)無等候報(bào)賬系統(tǒng)流程圖，西南交通大學(xué)從2012年3月開始試點(diǎn)推行無等候報(bào)賬系統(tǒng)，其核心同網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)一致，由報(bào)賬人員在網(wǎng)上填寫預(yù)約報(bào)銷申請然后將報(bào)銷單據(jù)及預(yù)約單送至財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳，財(cái)務(wù)人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予報(bào)銷并通過網(wǎng)銀支付。根據(jù)梁霽寧等在《基于用戶體驗(yàn)的高校無等候報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)踐》中的介紹，西南交通大學(xué)的無等候報(bào)賬系統(tǒng)是綜合考慮了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、實(shí)際報(bào)賬人和財(cái)務(wù)人員的需求而開發(fā)設(shè)計(jì)的。其中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以全面查看經(jīng)費(fèi)使用情況、預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)往來情況，并可以設(shè)定一名經(jīng)費(fèi)管理人員和多名經(jīng)辦人員。報(bào)賬人員經(jīng)過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或管理人的授權(quán)后可以登錄財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷信息填寫、打印報(bào)銷預(yù)約單、將報(bào)銷單據(jù)和預(yù)約單送至財(cái)務(wù)處，報(bào)賬人員完成以上步驟后，還可以通過查看預(yù)約物流模塊查詢報(bào)銷業(yè)務(wù)處理情況。財(cái)務(wù)人員可以直接從網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)提取報(bào)銷信息加工，減少了錄入的工作量，提高了財(cái)務(wù)工作效率，另外財(cái)務(wù)報(bào)銷的無現(xiàn)金支付解決了資金流量大、風(fēng)險(xiǎn)因素多、監(jiān)管漏洞多等問題，同時(shí)也減輕了現(xiàn)金出納的工作強(qiáng)度和壓力。推行網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)后西南交通大學(xué)根據(jù)師生意見對系統(tǒng)及時(shí)地進(jìn)行了升級和優(yōu)化，如對差旅費(fèi)報(bào)銷進(jìn)行細(xì)化設(shè)計(jì)，自動(dòng)根據(jù)職務(wù)級別計(jì)算出差補(bǔ)助等，使報(bào)銷系統(tǒng)操作更加簡單快捷。

圖3是蘇州大學(xué)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬流程，由于過于追求財(cái)務(wù)人員習(xí)慣的精細(xì)化核算填寫，報(bào)賬人員網(wǎng)上填寫手續(xù)復(fù)雜，蘇州大學(xué)在系統(tǒng)推行初期并沒有達(dá)到預(yù)期效果。蔣彩萍在《高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的優(yōu)化與設(shè)想——以蘇州大學(xué)為例》中介紹了蘇州大學(xué)從以下幾方面對網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)地進(jìn)行了優(yōu)化調(diào)整，一是預(yù)約界面的優(yōu)化調(diào)整，包括對差旅費(fèi)報(bào)銷省去了與做賬無關(guān)的過于制度化的設(shè)計(jì)，采用了簡潔明了的日常報(bào)銷格式設(shè)計(jì)；對費(fèi)用項(xiàng)提示信息關(guān)于制度、文件規(guī)定術(shù)語的通俗化表述，對財(cái)務(wù)規(guī)定簡潔明了的詮釋，突出強(qiáng)調(diào)費(fèi)用填寫的具體事項(xiàng)，易于報(bào)賬人理解；對提示操作步驟頁面進(jìn)行了合并與剪裁優(yōu)化，減少了過多的操作步驟，縮短預(yù)約報(bào)賬操作時(shí)間。二是費(fèi)用類歸類整理與細(xì)化設(shè)計(jì)，將會計(jì)科目按照日常報(bào)銷費(fèi)用名稱歸類呈現(xiàn)，方便報(bào)賬人選擇，通過優(yōu)化使報(bào)賬人能準(zhǔn)確填寫報(bào)賬費(fèi)用項(xiàng)，也使導(dǎo)入的智能憑證更加規(guī)范。

通過以上三所高校的網(wǎng)上報(bào)銷實(shí)施情況可以看出雖然各個(gè)高校的網(wǎng)上報(bào)銷具體流程不盡相同，但是核心思想是一致的，基本解決了報(bào)銷排隊(duì)難問題和財(cái)務(wù)人員手工錄入記賬憑證工作量大問題。各個(gè)高校的網(wǎng)上報(bào)銷模式存在的具體問題雖然不盡相同，但是有三個(gè)問題共同存在，一是網(wǎng)上報(bào)銷模塊沒有與其他財(cái)務(wù)模塊相關(guān)聯(lián)。二是報(bào)銷簽批問題，因?yàn)楦咝Ｒ话銓?shí)行嚴(yán)格的多層審批經(jīng)費(fèi)制度，所以一份報(bào)銷單據(jù)可能會需要幾個(gè)部門或領(lǐng)導(dǎo)簽字，有時(shí)報(bào)銷人員需要往返多次才能把所有簽字簽好。三是依然沒有解決財(cái)務(wù)工作人員審核原始報(bào)銷單據(jù)的巨大的工作量，對原始報(bào)銷單據(jù)的審核比記賬憑證錄入的工作量可能還要更大一些，因?yàn)椴粌H需要審核原始單據(jù)的合法合規(guī)合理性，還要計(jì)算核算金額的正確與否，尤其是對于金額較小票據(jù)較多的情況，比如報(bào)銷出租車費(fèi)，上百張出租車單據(jù)的核算確實(shí)是一個(gè)不小的工作量。

6網(wǎng)上報(bào)銷模式設(shè)計(jì)的幾點(diǎn)建議

（1）將網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)模塊與其他財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊相關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)工作效率。如將報(bào)銷系統(tǒng)模塊與收入系統(tǒng)模塊相關(guān)聯(lián)，收入系統(tǒng)模塊的設(shè)計(jì)是為了方便勞務(wù)報(bào)酬費(fèi)用發(fā)放，比如加班費(fèi)、助研費(fèi)、外聘人員勞務(wù)費(fèi)等的發(fā)放。設(shè)計(jì)該模塊時(shí)可要求發(fā)放部門同其他報(bào)銷一樣要求報(bào)銷人員先在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)錄入發(fā)放費(fèi)用的項(xiàng)目、金額、人員等信息，然后將相關(guān)發(fā)放單據(jù)提供到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員對單據(jù)和網(wǎng)上錄入的信息進(jìn)行審核，審核無誤后進(jìn)行發(fā)放，然后自動(dòng)生成記賬憑證，該模塊實(shí)行可有效減輕費(fèi)用發(fā)放人員和記賬人員的手工錄入工作量。再如將網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)模塊與科研系統(tǒng)模塊相關(guān)聯(lián)，報(bào)銷系統(tǒng)可以利用科研系統(tǒng)對科研項(xiàng)目支出范圍和明細(xì)預(yù)算金額的設(shè)定，對科研項(xiàng)目的報(bào)銷范圍和金額進(jìn)行控制，報(bào)銷系統(tǒng)模塊不用再對這些科研項(xiàng)目的報(bào)銷范圍和金額進(jìn)行設(shè)定，避免了重復(fù)工作。

（2）使用數(shù)字簽名解決報(bào)銷簽批難的問題。數(shù)字簽名是目前電子商務(wù)和電子政務(wù)中比較成熟的技術(shù)，今后高校在建設(shè)財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)字簽名時(shí)可以結(jié)合數(shù)字化校園建設(shè)，采取統(tǒng)一身份驗(yàn)證、CA證書管理等方式實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)方面的數(shù)字簽名功能。

（3）對于原始報(bào)銷單據(jù)數(shù)量太多的問題目前只能靠規(guī)范報(bào)銷單據(jù)的整理來消減輕財(cái)務(wù)人員核算的工作量。但是未來隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)也逐漸向智能化、無紙化發(fā)展，電子化原始單據(jù)的使用必將越來越頻繁，而且電子化原始單據(jù)從網(wǎng)上接收后能夠自動(dòng)確認(rèn)和轉(zhuǎn)化成記賬憑證，不僅減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，而且會大大增強(qiáng)財(cái)務(wù)核算和管理的速度和效率。

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