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        國企辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

        2017-12-13 11:16:36楊碧琦
        贏未來 2017年8期
        關鍵詞:國企問題

        楊碧琦

        摘要:當下,經(jīng)濟實力是衡量一個國家綜合實力的重要指標,國有企業(yè)是我國社會主義市場經(jīng)濟的主要支撐,其直接影響到我國經(jīng)濟的發(fā)展,因此,讓國有企業(yè)發(fā)展好是提升我國經(jīng)濟水平的捷徑,想讓一個偌大的企業(yè)取得良好的發(fā)展必須優(yōu)化企業(yè)的核心機構(gòu),完善好企業(yè)辦公室管理部門的工作,就此,本文對企業(yè)辦公室管理工作的作用進行了詳細的闡明,并且探討了如何優(yōu)化與改善辦公室管理工作,提出了相關的策略,希望能夠為對我國國有企業(yè)的良好發(fā)展出份綿薄之力。

        關鍵詞:國企;辦公室管理工作;問題;優(yōu)化與完善

        辦公室管理工作形式多種多樣,主要作業(yè)于監(jiān)管,組織,安排等一系列行政事務,確保企業(yè)內(nèi)部能夠有計劃的運行,負責企業(yè)內(nèi)外信息傳遞與交流的工作,促進企業(yè)其他部門的協(xié)調(diào)發(fā)展,總之,辦公室管理工作在企業(yè)中起著舉足輕重的作用。

        一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的意義

        國有企業(yè)的規(guī)模巨大,辦公類型繁多,再加上當下經(jīng)濟市場呈現(xiàn)著龍爭虎斗的局面,因此對企業(yè)每一個計劃的決策與執(zhí)行,都需要經(jīng)過縝密的審核,否則就會造成無法想象的不良后果,就此現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理部門就起著關鍵的意義,它就像一個橋梁,不僅連接著企業(yè)的上下級,也連接著企業(yè)內(nèi)外的信息交流,將從其他部門中收集的信息,進行討論、整合,并且將決策的內(nèi)容公布,使決策透明化,也可以達到民主的效果,讓企業(yè)更加的自由民主化,更有益于企業(yè)的良好發(fā)展,另外,現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理接觸的信息量充足,對企業(yè)的運營情況以及人員分配十分了解,因此對于計劃策略的可行度,有著一定權(quán)威的話語權(quán),讓辦公室工作人員參與到這個企業(yè)的決策與執(zhí)行中,能夠提高企業(yè)計劃的效率性與準確性,更有利于企業(yè)的快速發(fā)展。

        二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的作用

        現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作可以讓企業(yè)的計劃更加明確,執(zhí)行更加有序,即使在競爭如此激烈的經(jīng)濟市場中也能脫穎而出,所以重視現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的也是必然的選擇,辦公室就像是一個企業(yè)的根基,支撐這個龐大的企業(yè),只要根基牢固,企業(yè)的辦公結(jié)構(gòu)清晰,內(nèi)外部工作銜接自如,相互協(xié)調(diào),就算企業(yè)有突發(fā)情況發(fā)生,也會很快得到解決,因此,優(yōu)化國企辦公室管理工作就像優(yōu)化整個企業(yè)。

        (一)紐帶作用

        正確處理好上下級關系,不僅能夠獲得一個良好和諧的工作環(huán)境,而且能夠大大提高整個企業(yè)的辦公效率,辦公室就在這之間起著紐帶的作用,它有著一定的權(quán)利,能夠綜合控制,它想一個指揮者,參與高級領導層的決策工作,也像一個信息傳達者,也參與員工之間的執(zhí)行工作,既權(quán)威也親和,是一個重要的橋梁。對外,綜合辦公室是一個組織的窗口,負責來訪接待、上傳下達;對內(nèi),是一個協(xié)調(diào)器,負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各個部門之間、領導之間的工作。作為一個樞紐部門,綜合辦公室需要在多層次、跨部門之間進行溝通往來,從而提升組織的工作效率。

        (二)參謀作用

        在參與企業(yè)領導層決策時,它不單單是一個信息輸入的過程,也是信息輸出的過程,發(fā)揮著一定的參謀作用,首先,辦公室的工作人員,需要對這個決策的所需要的相關材料進行收集,并且經(jīng)過嚴謹?shù)暮Y選之后,再提交給領導層,為他們的決策提供有靠的依據(jù),其次,工作人員需要結(jié)合企業(yè)當下的運營進行推敲,假設,并且對采取行動之后的成效進行設想與調(diào)查,將危險性降為最低,并且對各部分分配的任務,進行數(shù)據(jù)的分析,再展開詳細的工作,再者,對以上所有的工作進行總結(jié),起草出初步的策劃書,并且將其下發(fā),收集其他部門有代表性的意見,再協(xié)調(diào)領導人進一步完善規(guī)劃。就此得出,辦公室的參謀是一個及其重要的工作,關系到整個計劃的可行度以及企業(yè)的盈利額度。

        (三)督導作用

        綜合辦公室承擔著組織內(nèi)部的公文處理、政務信息、機要保密等工作,通過這些工作,建立與各個部門的信息往來。綜合辦公室通過對收發(fā)文的集中管理,對各項工作進度進行管控,進而發(fā)揮督辦作用,可以有效推動各項工作順利落實。通過督辦工作,保障公司政令的傳達和工作任務的完成

        三、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善策略

        (一)提高管理意識

        要想讓企業(yè)辦公室管理工作從根本上得到質(zhì)的改善,就得全面的改進工作人員的管理觀念,讓工作人員知道辦公室管理工作的重要作用,明白他們所承擔的重任,全面提高工作人員的管理意識,讓他們對管理工作產(chǎn)生高度的責任感,培養(yǎng)工作人員的長遠思維,懂得瞻前顧后,有著危機意識,讓他們?nèi)娜獾耐度氲椒铡⒐芾碇?,這樣不僅保證了企業(yè)的有序發(fā)展,也會感染到其他部門的工作人員工作熱情,從而推進了整個企業(yè)的快速發(fā)展。另外在整個企業(yè)中,需要強調(diào)民主意識,這樣在辦公室管理過程中才能夠集思廣益,減少了他們的工作量的同時也會提高辦公效率,另外,讓其他部門的工作人員樂意參與到工作中體現(xiàn)自我的價值,得到個性發(fā)展,同時也會得到其他部門的認可,便于他們合理愉悅的分配工作,更重要的是,這樣讓整個企業(yè)的凝聚力得到提升,企業(yè)的工作氛圍更加融洽,企業(yè)的開展就會越來越好。

        (二)改進管理制度

        無規(guī)矩何以成方圓,再融洽的企業(yè)也需要制度去綁定,這樣才能規(guī)劃統(tǒng)一,因此,嚴格制定辦公室管理制度是十分重要的,由于不同企業(yè)的運營模式不同,在制度改進方面,企業(yè)需要考慮自身的實際情況進行制定,這樣才能達到強化辦公室管理的效果。就當下情況看來,大部分企業(yè)整個辦公室管理較為松散,要想辦公室管理得到優(yōu)化,加強工作紀律是必然的趨勢,將每位工作人員的責任化,負責好自己所管轄的領域,從而都不敢有半點懈怠,并且他們這樣在保障自己利益的同時,也無形中保證了企業(yè)的盈利,另外,對于辦公室設備以及資金管理方面,需要制定出一套完整的財務章程,要求對辦公室的一切財務公開公正,防止一切可能造成以權(quán)謀私的情況發(fā)生,讓企業(yè)呈現(xiàn)出一派廉正之風。

        (三)完善組織結(jié)構(gòu)

        辦公室管理工作其覆蓋面廣,工作量大,面對復雜的工作形式,需要完善辦公的組織結(jié)構(gòu),做好詳細合理的分工,規(guī)范調(diào)整好職工的崗位,讓各部門的人才積極主動的參與到信息交流中去,這樣既讓辦公室工作人員信息收集工作更加的便利,也讓他們管理工作的效率得到快速的提升,并且能較好的讓企業(yè)的人才建設得到快速的發(fā)展,讓企業(yè)良好的運營情況獲得源泉般的促進。首先在完善組織結(jié)構(gòu)之前,需要處理好辦公室組織與企業(yè)中各部門工作人員的友好關系,這樣在和睦、協(xié)調(diào)的內(nèi)部關系的基礎上,讓辦公室管理的工作人員,將管理計劃順利的進展,其次,在完善組織結(jié)構(gòu)的過程中,需要根據(jù)市場的客觀規(guī)律出發(fā),結(jié)合企業(yè)自身的運營情況考慮,確保辦公的高效性、統(tǒng)一性以及精簡性,為辦公室有序的工作提供強有力的保障。

        (四)提高人員素質(zhì)

        對于辦公室人員,他們的專業(yè)管理意識需要重點培養(yǎng),但是他們整天工作素質(zhì)也不能忽視,辦公室的工作任務關鍵,要求工作人員的工作水平高,因此,企業(yè)需要不斷加強他們的綜合辦公素養(yǎng),以一種鼓勵的機制,去促進工作人員不斷的自我學習,自我監(jiān)督,防止自身發(fā)生懈怠工作的情況發(fā)生,起到模范帶頭的作用,并且辦公室管理工作人員會參與到企業(yè)人才選拔工作中,為企業(yè)引入大量的人才,提高企業(yè)的競爭力,所以作為面試官的他們,自己的言行舉止則需要更加的在意,因為這是代表著整個企業(yè)的形象。另外,企業(yè)也需要多招聘管理人才,并且合理安排人員的分配工作,提高企業(yè)招聘的要求,不僅要有高水平的專業(yè)技能,對工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng),也需要進行一定的檢測,全面提高企業(yè)工作人員的素質(zhì)。

        (五)優(yōu)化管理環(huán)境

        營造一個和睦、舒適的工作環(huán)境,讓員工產(chǎn)生賓至如歸的感覺,這是一個企業(yè)的理想目標,讓每一位員工都像愛家一樣愛企業(yè),設身處地的為企業(yè)的利益著想,這樣的一個狀態(tài),企業(yè)大家同心協(xié)力之下,一定會蒸蒸日上,因此,優(yōu)化企業(yè)的管理環(huán)境也是十分必要的,首先要確保員工有一個健康的身體,充滿活力的工作,所以企業(yè)辦公人員在設置辦公環(huán)境的時候,需要考慮到綠色環(huán)保的裝飾,讓從內(nèi)心深處感受到心情的愉悅,另外辦公室管理人員需要向領導者申請,投入一定的資金,使辦公設備跟進現(xiàn)代的技術(shù),采用信息化的手段,便于企業(yè)的工作人員工作,給他們提供便利,總而言之,在開展辦公室管理工作時,管理人員對辦公室環(huán)境實現(xiàn)的優(yōu)化,更有利于企業(yè)的發(fā)展。

        四、結(jié)語

        綜上所述,企業(yè)辦公室管理工作在企業(yè)中起著不可或缺的作用,優(yōu)化與完善好企業(yè)辦公室管理工作,更有助于提高企業(yè)的市場競爭力,為企業(yè)快速穩(wěn)定的發(fā)展提供強有力的保障,面對企業(yè)辦公室工作的管理的優(yōu)化,要落實到管理人員的綜合素養(yǎng),制定出科學合理的管理制度,實現(xiàn)責任明確化,完善好組織結(jié)構(gòu),讓企業(yè)的每一個策劃都可以達到預想的效果。

        參考文獻

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        [4] 鄭新靜. 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善分析[J]. 現(xiàn)代國企研究, 2015(16):72.

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