楊帆

摘要：高校推行無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)，對(duì)提高財(cái)務(wù)管理水平有著重要意義。本文從財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部控制等方面論述了無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)的優(yōu)點(diǎn)，并對(duì)實(shí)際應(yīng)用中的問(wèn)題提出探討。

關(guān)鍵詞：無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo) 財(cái)務(wù)管理 內(nèi)部控制

無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)，是指出納人員登入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的功能模塊和網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)，發(fā)出電子支付指令，將報(bào)銷(xiāo)款網(wǎng)上劃轉(zhuǎn)到報(bào)銷(xiāo)人指定的銀行賬戶(hù)，不再現(xiàn)場(chǎng)支付現(xiàn)金的報(bào)銷(xiāo)方式。開(kāi)通無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)是高校提升財(cái)務(wù)管理水平的重要路徑，也是簡(jiǎn)化師生報(bào)銷(xiāo)程序的現(xiàn)實(shí)需要。

《關(guān)于“十一五”期間進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的若干意見(jiàn)》（教財(cái)〔2007〕1號(hào)）明確指出，“高等學(xué)校應(yīng)逐步改變傳統(tǒng)的資金收付方式，借助銀行卡、網(wǎng)上銀行等先進(jìn)手段，大力推行資金收支業(yè)務(wù)的電子劃轉(zhuǎn)，最大限度地減少現(xiàn)金流動(dòng)?！币詳?shù)字信息代替紙質(zhì)文件、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸流轉(zhuǎn)，提高業(yè)務(wù)流程的信息化水平，已成為高校創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理的新趨勢(shì)。在報(bào)銷(xiāo)中引入無(wú)現(xiàn)金方式，有利于高校進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化、精細(xì)化和規(guī)范化水平。以無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)為突破口，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)再造原有的業(yè)務(wù)流程，能促進(jìn)財(cái)務(wù)工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，優(yōu)化資源配置，提升高校的財(cái)務(wù)管理水平。

第一，推廣無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，可以促進(jìn)高校的財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新

無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)降低了財(cái)務(wù)部門(mén)的現(xiàn)金管理成本。由于高等學(xué)校執(zhí)行“收支兩條線(xiàn)”的資金管理規(guī)定，傳統(tǒng)的現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)模式要求出納人員預(yù)估每日的現(xiàn)金需求，計(jì)劃存取。當(dāng)偏差較大時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生因現(xiàn)金短缺影響報(bào)銷(xiāo)效率，或取出大量現(xiàn)金未能當(dāng)日付出，影響出納工作效率的情況。此外，在日常報(bào)銷(xiāo)中，出納需花費(fèi)大量時(shí)間存取和清點(diǎn)現(xiàn)金，對(duì)外服務(wù)時(shí)間被嚴(yán)重?cái)D占，影響了報(bào)銷(xiāo)效率。啟用無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)模式后，大部分報(bào)銷(xiāo)款由高校的銀行賬戶(hù)直接劃轉(zhuǎn)至報(bào)銷(xiāo)人指定的銀行賬戶(hù)，只有零星小額業(yè)務(wù)以現(xiàn)金支付，財(cái)務(wù)部門(mén)可以更合理地安排現(xiàn)金支取，將庫(kù)存現(xiàn)金余額保持在較低水平。這樣既節(jié)約了時(shí)間，又釋放了出納人員的服務(wù)能力，提高了高校的資金使用效率。

第二，無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)形式可以簡(jiǎn)化報(bào)銷(xiāo)程序，縮減報(bào)銷(xiāo)人的等待時(shí)間

在傳統(tǒng)的現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)模式下，報(bào)銷(xiāo)人員遞交單據(jù)后，需要等待財(cái)務(wù)人員制單完成，再由出納現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)現(xiàn)金，支付報(bào)銷(xiāo)款，本人當(dāng)面核對(duì)無(wú)誤后才能離開(kāi)。預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)和自助投遞機(jī)的引入，可以很大程度地緩解“排長(zhǎng)隊(duì)”的現(xiàn)象，但報(bào)銷(xiāo)人仍須到場(chǎng)才能領(lǐng)取報(bào)銷(xiāo)款。每到學(xué)期末，財(cái)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)量和報(bào)銷(xiāo)人員的等待時(shí)間都成倍增加。當(dāng)報(bào)銷(xiāo)款金額較大時(shí)，報(bào)銷(xiāo)人必須提前預(yù)約，并在預(yù)約時(shí)間內(nèi)趕來(lái)領(lǐng)取，過(guò)時(shí)必須重新預(yù)約。很多高校校區(qū)分散，報(bào)銷(xiāo)人員經(jīng)常要往返于幾個(gè)校區(qū)之間，耗費(fèi)了大量時(shí)間和精力。采用無(wú)現(xiàn)金模式，報(bào)銷(xiāo)人員只需將單據(jù)交給財(cái)務(wù)即可離開(kāi)，待財(cái)務(wù)人員審核無(wú)誤后直接將報(bào)銷(xiāo)款轉(zhuǎn)入報(bào)銷(xiāo)人員指定的銀行賬戶(hù)，報(bào)銷(xiāo)金額較大時(shí)也無(wú)需提前與出納預(yù)約，需要將款項(xiàng)分拆轉(zhuǎn)付給多人時(shí)，也不用換取零鈔和代為保管現(xiàn)金。報(bào)銷(xiāo)人在異地甚至境外時(shí)也可以支付，并可遠(yuǎn)程查詢(xún)到賬信息，便利性和安全性大幅提升。選擇無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)方式，可以在一定程度上幫助報(bào)銷(xiāo)人從繁雜的報(bào)銷(xiāo)事務(wù)中解脫出來(lái)，更好地安排教學(xué)和科研工作。

第三，無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)形式可以改善財(cái)務(wù)人員的工作環(huán)境，提高財(cái)務(wù)部門(mén)的工作效率

引入無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)后，程序上的便捷可以鼓勵(lì)報(bào)銷(xiāo)人少量多次報(bào)銷(xiāo)，無(wú)需在期末專(zhuān)門(mén)安排時(shí)間解決整個(gè)學(xué)期積攢的發(fā)票，在很大程度上解決了期末報(bào)銷(xiāo)單據(jù)堆積的問(wèn)題。每到期末，報(bào)銷(xiāo)人經(jīng)常排長(zhǎng)隊(duì)領(lǐng)取報(bào)銷(xiāo)款，甚至帶著電腦邊辦公邊排隊(duì)，給出納清點(diǎn)鈔票帶來(lái)壓力。萬(wàn)一報(bào)銷(xiāo)結(jié)束發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)時(shí)，也很難追溯是哪一筆業(yè)務(wù)。采用無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)，有助于緩解“排長(zhǎng)隊(duì)”的現(xiàn)象，每筆報(bào)銷(xiāo)金額由財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成，出納人員核對(duì)無(wú)誤后通過(guò)銀企互聯(lián)系統(tǒng)直接付出，提高了整個(gè)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)控制程度，減少人工操作帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。改為無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)后，現(xiàn)金出納工作簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)的比例降低，與其他崗位同事的交流也更多，工作認(rèn)同感得到提升。管理者可以通過(guò)重新分配工作量，讓現(xiàn)金出納分擔(dān)一部分銀行出納的工作壓力，提高整個(gè)部門(mén)的工作效率。

第四，選擇無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)可以提高財(cái)務(wù)信息的公開(kāi)程度，改善財(cái)務(wù)信息質(zhì)量

無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)往往與網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)相結(jié)合。在此模式下，支付結(jié)算信息被實(shí)時(shí)記錄在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。報(bào)銷(xiāo)人員查詢(xún)時(shí)，可以直接登入預(yù)約系統(tǒng)自助操作，無(wú)須再與財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)。在涉及向多個(gè)銀行賬戶(hù)支付和異地支付時(shí)，報(bào)銷(xiāo)人也能及時(shí)準(zhǔn)確地獲知付款進(jìn)度。無(wú)現(xiàn)金模式使報(bào)銷(xiāo)流程更數(shù)字化、信息化，提高了財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性與可獲得性，便于數(shù)據(jù)共享和分析。

無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)憑借其有序、規(guī)范、透明、便捷等優(yōu)點(diǎn)，正為越來(lái)越多的財(cái)務(wù)和報(bào)銷(xiāo)人員所青睞。它使財(cái)務(wù)管理更精細(xì)，也為高校流程再造、改善績(jī)效提供了契機(jī)，但在實(shí)際應(yīng)用中也有一些值得我們注意的問(wèn)題。

首先，無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)上線(xiàn)初期，財(cái)務(wù)部門(mén)與軟件公司、報(bào)銷(xiāo)人員和銀行之間需要不斷磨合。由于財(cái)務(wù)軟件尚不能與銀行的數(shù)據(jù)庫(kù)同步更新，有些收款人的開(kāi)戶(hù)行信息沒(méi)有收錄在報(bào)銷(xiāo)預(yù)約軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)中，報(bào)銷(xiāo)人就不能預(yù)約直接劃轉(zhuǎn)。當(dāng)報(bào)銷(xiāo)人錄入的收款人戶(hù)名、賬號(hào)與開(kāi)戶(hù)行信息不能完全匹配時(shí)，會(huì)導(dǎo)致交易失敗，需要出納人員再次聯(lián)系報(bào)銷(xiāo)人修改信息。當(dāng)同時(shí)向多個(gè)收款人支付時(shí)，報(bào)銷(xiāo)人須逐個(gè)輸入并核對(duì)各收款人的戶(hù)名、銀行賬號(hào)和開(kāi)戶(hù)行信息。這些問(wèn)題容易引發(fā)報(bào)銷(xiāo)人的厭煩情緒。財(cái)務(wù)部門(mén)作為報(bào)銷(xiāo)人員與銀行和軟件公司溝通的橋梁，在平臺(tái)投入使用初期應(yīng)當(dāng)更加耐心、細(xì)心，多聽(tīng)取報(bào)銷(xiāo)人員的需求和建議，多摸索、多解釋新平臺(tái)的使用方法，積極開(kāi)展內(nèi)部討論，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)系統(tǒng)功能的完善，努力提高服務(wù)質(zhì)量。

此外，無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)對(duì)信息安全和檔案管理要求更高。無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)電子支付相關(guān)的數(shù)據(jù)信息被完整地記錄在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，可能存在信息安全隱患。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，及時(shí)跟蹤、發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問(wèn)題，確保系統(tǒng)按照預(yù)定的程序、制度和操作規(guī)范持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。管理員還應(yīng)定期和不定期檢查權(quán)限設(shè)置，避免授權(quán)不當(dāng)或存在非授權(quán)賬號(hào)，防止支付信息被惡意篡改、造成經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)于網(wǎng)上支付生成的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)采取必要的加密措施，確保數(shù)據(jù)傳遞的保密性、準(zhǔn)確性和完整性。財(cái)務(wù)部門(mén)也要加強(qiáng)工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，防范財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的丟失和泄露。

最后，單位的內(nèi)部控制工作小組應(yīng)對(duì)無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)給予足夠重視。推廣無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)，可能在軟件開(kāi)發(fā)、程序變更、程序與數(shù)據(jù)訪問(wèn)等方面產(chǎn)生特定風(fēng)險(xiǎn)。管理人員應(yīng)設(shè)計(jì)、執(zhí)行和維護(hù)必要的內(nèi)部控制，并定期組織自評(píng)。無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)的新業(yè)務(wù)還對(duì)財(cái)務(wù)人員的勝任能力提出更高要求。管理人員應(yīng)及時(shí)組織培訓(xùn)和考核，保障財(cái)務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)定。此外，出納崗位還應(yīng)實(shí)行輪崗制度，讓更多員工熟悉相關(guān)操作，以免因出納人員出勤率等因素影響部門(mén)工作效率。

綜上，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和管理科學(xué)的發(fā)展，高校創(chuàng)造條件推廣無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)，有利于合理分配資源、提高工作效率、提升服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)內(nèi)部控制，對(duì)營(yíng)造更加陽(yáng)光的集體文化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的總體發(fā)展戰(zhàn)略具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]夏婧，王春暉.淺談高校無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)的風(fēng)險(xiǎn)及控制[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2015（10）