戴曉鋒

（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，揚(yáng)州225127，中國(guó)）

機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)管理體系內(nèi)部審核策略研究

戴曉鋒

（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，揚(yáng)州225127，中國(guó)）

內(nèi)部審核有時(shí)也被稱為第一方審核，由機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)自己進(jìn)行，審核的對(duì)象是機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)自己的管理體系，驗(yàn)證機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)的管理體系是否持續(xù)地滿足規(guī)定的要求并且正在運(yùn)行。內(nèi)部審核為有效的管理評(píng)審和糾正、預(yù)防措施提供信息，其目的是證實(shí)機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)的管理體系運(yùn)行是否有效，可作為機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)自我合格聲明的基礎(chǔ)。

內(nèi)部審核；管理體系；管理評(píng)審；機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)

1 概述

1.1 定義

內(nèi)部審核是機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)自行組織的管理體系審核，按照管理體系文件規(guī)定，對(duì)其管理體系的各個(gè)環(huán)節(jié)組織開展的有計(jì)劃的、系統(tǒng)的、獨(dú)立的檢查活動(dòng)。內(nèi)部審核簡(jiǎn)稱“內(nèi)審”，是機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)自己進(jìn)行的，用于內(nèi)部目的的審核，也稱第一方審核，是一種自我約束、自我診斷和自我完善的活動(dòng)。機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制內(nèi)審控制程序，對(duì)內(nèi)部審核工作的計(jì)劃、籌備、實(shí)施、結(jié)果報(bào)告、不符合工作的糾正、糾正措施及驗(yàn)證等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理規(guī)范。

1.2 目的

質(zhì)量管理體系內(nèi)審是檢查本單位各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)是否符合評(píng)審準(zhǔn)則與質(zhì)量管理體系文件的一項(xiàng)重要工作。通過(guò)內(nèi)審，能自我發(fā)現(xiàn)問題、分析原因、采取措施解決問題，以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。內(nèi)審活動(dòng)必須得到最高管理者的全面支持，否則無(wú)法開展，也不會(huì)產(chǎn)生預(yù)期的效果。審核結(jié)果報(bào)告需經(jīng)最高管理者審批，不符合項(xiàng)需由質(zhì)量負(fù)責(zé)人糾正行動(dòng)，并制定預(yù)防措施。其目的如下：

⑴確定滿足審核準(zhǔn)則的程度：

①確定受審核部門的質(zhì)量管理體系對(duì)規(guī)定要求的符合性；

②評(píng)價(jià)對(duì)客戶、法律機(jī)構(gòu)和認(rèn)可組織要求的符合性；

③確定所實(shí)施的質(zhì)量管理體系滿足規(guī)定目標(biāo)的有效性。

⑵管理者將根據(jù)內(nèi)審情況做出改進(jìn)和完善質(zhì)量管理體系目標(biāo)的決策。

⑶管理者可以通過(guò)內(nèi)審了解質(zhì)量體系的活動(dòng)情況與結(jié)果，為改善質(zhì)量管理體系創(chuàng)造機(jī)會(huì)和條件。

1.3 范圍

審核活動(dòng)的范圍是指在包括固定的、臨時(shí)的、可移動(dòng)的或多個(gè)地點(diǎn)的場(chǎng)所的設(shè)施以及部門、要素等審核活動(dòng)所涉及的領(lǐng)域或范圍。

1.4 依據(jù)

內(nèi)審的依據(jù)（又稱審核準(zhǔn)則）：

⑴機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)的質(zhì)量方針、目標(biāo)和管理體系文件（包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量監(jiān)控計(jì)劃等）；

⑵客戶的要求、標(biāo)書和合同條款；

⑶國(guó)家或行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)；

⑷檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則。

1.5 審核的原則

⑴審核的客觀性：依據(jù)客觀證據(jù)；形成審核發(fā)現(xiàn)；審核過(guò)程形成文件。

⑵審核的獨(dú)立性：審核是被授權(quán)的活動(dòng)；審核過(guò)程公正、客觀；審核員不能與審核自己直接相關(guān)的活動(dòng)。

⑶審核的系統(tǒng)性：審核活動(dòng)有程序可依；對(duì)審核活動(dòng)先行策劃，制定活動(dòng)計(jì)劃，依計(jì)劃進(jìn)行；有規(guī)范的步驟和技巧。內(nèi)審發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)采取糾正、糾正措施并跟蹤驗(yàn)證其有效性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的潛在不符合制定和實(shí)施預(yù)防措施。內(nèi)審過(guò)程及其采取的糾正、糾正措施、預(yù)防措施均應(yīng)予以記錄。內(nèi)審記錄應(yīng)清晰、完整、客觀、準(zhǔn)確。

1.6 審核頻次

⑴常規(guī)審核：按年度計(jì)劃進(jìn)行。每年至少一次，覆蓋質(zhì)量管理體系的所有要素。

⑵特殊情況下審核：當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，增加內(nèi)審頻次：

①出現(xiàn)質(zhì)量事故或客戶對(duì)某一環(huán)節(jié)連續(xù)投訴；

②內(nèi)部監(jiān)督連續(xù)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題；

③組織結(jié)構(gòu)、人員、技術(shù)、設(shè)施發(fā)生較大變化；

④第二方或第三方現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審前。

2 內(nèi)審中各部門和人員的職責(zé)

內(nèi)審員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，能夠正確理解評(píng)審準(zhǔn)則、清楚內(nèi)審的工作程序、掌握內(nèi)審的技巧方法和具備編制內(nèi)部審核檢查表、出具不符合項(xiàng)報(bào)告的能力。

在人力資源允許的情況下，應(yīng)當(dāng)保證內(nèi)審員與其審核的部門或工作無(wú)關(guān)，確保內(nèi)部審核工作的客觀性、獨(dú)立性。

2.1 人員職責(zé)

2.1.1 最高管理者

⑴支持內(nèi)審員的工作；

⑵認(rèn)識(shí)內(nèi)審工作的意義和作用；

⑶及時(shí)了解內(nèi)審結(jié)果為改進(jìn)提供依據(jù)。

2.1.2 質(zhì)量負(fù)責(zé)人

⑴策劃內(nèi)審并批準(zhǔn)并組織年度內(nèi)審計(jì)劃；

⑵指定組成內(nèi)審組及任命組長(zhǎng)；

⑶將內(nèi)審計(jì)劃通知組長(zhǎng)和受審核部門；

⑷負(fù)責(zé)不符合項(xiàng)追蹤；

⑸負(fù)責(zé)內(nèi)審質(zhì)量和內(nèi)審員培訓(xùn)；

⑹批準(zhǔn)內(nèi)審總結(jié)報(bào)告。

2.1.3內(nèi)審組長(zhǎng)

⑴編制內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃；

⑵組織內(nèi)審組實(shí)施內(nèi)審；

⑶負(fù)責(zé)與被審核部門溝通與反饋信息；

⑷主持內(nèi)審首次與末次會(huì)議；

⑸向質(zhì)量負(fù)責(zé)人報(bào)告內(nèi)審實(shí)施進(jìn)程中遇到的重大問題；

⑹清晰明確地報(bào)告內(nèi)審結(jié)論；

⑺簽發(fā)不符合項(xiàng)通知書；

⑻編寫內(nèi)審報(bào)告。

2.1.4 內(nèi)審員

⑴編制內(nèi)審檢查表；

⑵向受審核方傳達(dá)和闡明審核要求；

⑶有效地執(zhí)行內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃；

⑷記錄審核發(fā)現(xiàn)；

⑸報(bào)告審核結(jié)果并形成不符合項(xiàng)通知書；

⑹負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)跟蹤和驗(yàn)證；

⑺收存與審核有關(guān)的文件（通稱“內(nèi)審記錄”）。

2.2 各部門職責(zé)

2.2.1 質(zhì)量管理部門

⑴編制內(nèi)審計(jì)劃并通知相關(guān)人員和部門；

⑵協(xié)調(diào)內(nèi)審工作；

⑶準(zhǔn)備內(nèi)審文件；

⑷收集內(nèi)審記錄；

⑸分析內(nèi)審結(jié)果；

⑹組織跟蹤驗(yàn)證糾正措施；

⑺管理內(nèi)審員；

⑻起草內(nèi)審總結(jié)；

⑼完成內(nèi)審材料歸檔。

2.2.2 受審部門

⑴了解審核計(jì)劃并在審核前進(jìn)行自查；

⑵配合審核組確認(rèn)并實(shí)施審核計(jì)劃；

⑶將審核的目的和范圍通知有關(guān)員工；

⑷指定陪同內(nèi)審組的聯(lián)絡(luò)員；

⑸當(dāng)內(nèi)審員要求時(shí)，為其使用有關(guān)設(shè)施、證明材料提供便利；

⑹確認(rèn)或提供有力證據(jù)反對(duì)內(nèi)審員提出的不足或缺陷；

⑺提出并組織落實(shí)審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)糾正措施。

3 內(nèi)審步驟

質(zhì)量管理體系內(nèi)審的步驟一般分為5個(gè)階段：內(nèi)審的策劃與準(zhǔn)備、內(nèi)審的實(shí)施、編寫內(nèi)審報(bào)告、跟蹤審核驗(yàn)證、內(nèi)審總結(jié)。

3.1 內(nèi)審的策劃與準(zhǔn)備

按照內(nèi)審程序文件的規(guī)定，每年年初，質(zhì)量負(fù)責(zé)人要組織質(zhì)量管理部門及有關(guān)人員策劃并編制《年度內(nèi)審計(jì)劃》，內(nèi)容包括內(nèi)審的目的、性質(zhì)、依據(jù)、范圍、審核組人員、日程安排。每次內(nèi)審前，質(zhì)量負(fù)責(zé)人授權(quán)成立內(nèi)審組，由質(zhì)量部門或?qū)徍私M長(zhǎng)制定《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》，準(zhǔn)備審核工作文件，工作文件主要是指審核所依據(jù)的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》、國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)等文件以及編制《現(xiàn)場(chǎng)審核檢查記錄表》《不符合項(xiàng)報(bào)告表》《內(nèi)部審核結(jié)果表》等。所準(zhǔn)備的文件必須是有效版本，且已在安檢機(jī)構(gòu)得到實(shí)施?！秲?nèi)審實(shí)施審核計(jì)劃》內(nèi)容包括：審核組人員、分組情況、職能分配、時(shí)間安排、提交內(nèi)審結(jié)果報(bào)告的時(shí)間等具體事項(xiàng)。《專項(xiàng)審核計(jì)劃》報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審批后，由質(zhì)量管理部門在正式審核前5－10日發(fā)至有關(guān)部門和人員。

3.2 內(nèi)審的實(shí)施

內(nèi)審的實(shí)施按照首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、碰頭會(huì)、開具不符合項(xiàng)及召開末次會(huì)議的程序進(jìn)行。

以首次會(huì)議開始現(xiàn)場(chǎng)審核，內(nèi)審員依據(jù)《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《現(xiàn)場(chǎng)審核檢查記錄表》等進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)檢查、核實(shí)，在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，內(nèi)審員可運(yùn)用各種審核方法和技巧，通過(guò)與受審核部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員交談、查閱文件、現(xiàn)場(chǎng)檢查、調(diào)查驗(yàn)證等方法，收集符合或不符合的客觀證據(jù)，并做好詳細(xì)記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不合格（不符合）項(xiàng)應(yīng)當(dāng)場(chǎng)向受審核方指出，取得受審核方確認(rèn)后，收集審核證據(jù)，對(duì)照評(píng)審準(zhǔn)則等找出問題，并對(duì)審核情況進(jìn)行綜合分析，經(jīng)受審方確認(rèn)后開具不合格項(xiàng)報(bào)告，得出審

核結(jié)論，并以末次會(huì)議結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核。末次會(huì)議上，由內(nèi)審組長(zhǎng)宣讀《不符合項(xiàng)報(bào)告》，做出審核評(píng)價(jià)和結(jié)論，提出建議的糾正措施要求。

現(xiàn)場(chǎng)審核是整個(gè)內(nèi)審的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。內(nèi)審工作的大部分時(shí)間用于現(xiàn)場(chǎng)審核，最后的內(nèi)審報(bào)告也是依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)審核的結(jié)果形成的。因此，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核的控制以及審核技巧的應(yīng)用就成為審核成功的關(guān)鍵。

3.3 編寫內(nèi)審報(bào)告

內(nèi)審報(bào)告是內(nèi)審組結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核后必須編制的重要文件。內(nèi)審組長(zhǎng)在末次會(huì)議后應(yīng)盡快完成內(nèi)審報(bào)告的編寫，報(bào)告對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題（不符合項(xiàng)）做出統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評(píng)價(jià)，內(nèi)審報(bào)告應(yīng)規(guī)范化、定量化、具體化。內(nèi)審報(bào)告經(jīng)內(nèi)審組全體成員通過(guò)，并簽名報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由質(zhì)量管理部門發(fā)至各部門。內(nèi)審報(bào)告作為管理評(píng)審內(nèi)容之一，內(nèi)審報(bào)告提交后，內(nèi)審工作即告結(jié)束。大型安檢機(jī)構(gòu)可成立多個(gè)內(nèi)審組，最終有質(zhì)量管理部門按照被審核部門匯總編制《XXXX年度內(nèi)審不符合項(xiàng)分布表》。

3.4 跟蹤審核驗(yàn)證

跟蹤審核驗(yàn)證是內(nèi)審工作的延伸，同時(shí)也是對(duì)受審方采取的糾正措施進(jìn)行審核驗(yàn)證，對(duì)糾正結(jié)果進(jìn)行判斷和記錄的一系列活動(dòng)。內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)指定一名或幾名內(nèi)審員對(duì)不符合項(xiàng)的糾正、對(duì)糾正措施有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證并確認(rèn)完成及合格后，做好跟蹤驗(yàn)證記錄，將驗(yàn)證記錄等材料整理歸檔（糾正措施完成情況即糾正措施的驗(yàn)證情況可在不符合項(xiàng)報(bào)告中一并體現(xiàn)）。質(zhì)量管理體現(xiàn)內(nèi)部審核工作流程圖見圖1、表1(見上頁(yè)）。

3.5 內(nèi)審的總結(jié)

本年度的內(nèi)審全部完成后，尤其是滾動(dòng)內(nèi)審或多場(chǎng)所內(nèi)審全部完成后，質(zhì)量管理部門或質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本年度的內(nèi)審工作進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)。包括年度計(jì)劃是否合適、組織是否合理、內(nèi)審人員是否適應(yīng)內(nèi)審工作、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及今后的打算。

Study on internal audit strategy of management system of motor vehicle safety technical inspection organization

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

Internal audit is sometimes referred to as the first party audit, carried out by the motor vehicle safety and technical inspection organization, the audit object is the motor vehicle safety technical inspection organization own management system, verification of motor vehicle safety and technical inspection organization management system is continuously meet the specified requirements and running. The internal audit for preventive measures to provide information for management review and correct and effective, its purpose is to confirm the operation of motor vehicle safety and technical inspection organization management system is effective and can be used as the basis for motor vehicle safety and technical inspection organization's self declaration of conformity.

Internal audit; management system; management review; motor vehicle safety technical inspection organization