胡雨青

二級(jí)學(xué)院行政秘書服務(wù)意識(shí)和能力素質(zhì)的研究

胡雨青

在高職院校二級(jí)學(xué)院中，行政秘書的主要職責(zé)是處理辦公室的行政事務(wù)工作。在實(shí)際工作中，行政秘書還需幫助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)來(lái)解決那些日?，嵥榈氖虑?，并管理好各項(xiàng)工作，他們?cè)趯W(xué)院中往往能夠展現(xiàn)出重大的效用。然而，部分行政秘書在實(shí)際工作過(guò)程中依然存在著這樣或那樣的問題，由于部分行政秘書的服務(wù)意識(shí)比較薄弱，而且綜合素質(zhì)水平明顯偏差，那么必然會(huì)妨礙到院校管理工作的進(jìn)行。針對(duì)這種情況，文章將詳盡闡述行政秘書的各項(xiàng)工作職責(zé)，然后再結(jié)合實(shí)際情況來(lái)探析二級(jí)學(xué)院行政秘書服務(wù)意識(shí)以及能力素質(zhì)提升的有效策略。

二級(jí)學(xué)院 行政秘書 服務(wù)意識(shí) 能力素質(zhì)

高職院校的二級(jí)學(xué)院是教學(xué)、科研、行政的基層辦學(xué)單位。[1]學(xué)院辦公室是開展學(xué)院工作的主要部門，二級(jí)學(xué)院的所有主要行政管理工作均由學(xué)院辦公室來(lái)負(fù)責(zé)。而行政秘書則是在學(xué)院辦公室主任的引導(dǎo)下，專門管理學(xué)院辦公室行政事務(wù)工作。在行政事務(wù)工作過(guò)程中，二級(jí)學(xué)院行政秘書的重要性是不言而喻的，其實(shí)學(xué)院與其他院系、部門溝通交流的主要人員，同時(shí)還有助于協(xié)調(diào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)院教職工之間的關(guān)系，并能夠幫助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常事務(wù)，從此不難看出行政秘書在學(xué)院辦公室工作中是極為關(guān)鍵的。

一、行政秘書的工作職責(zé)

（1）文書工作：在學(xué)院日常工作中，行政秘書需要做好二級(jí)學(xué)院規(guī)劃、工作規(guī)劃、有關(guān)報(bào)告、總結(jié)以及相關(guān)決議的制定，并將這些文件徹底分發(fā)給學(xué)院的相關(guān)人員。

（2）日常行政工作：在進(jìn)行日常行政工作時(shí)，行政秘書務(wù)必嚴(yán)格遵守學(xué)校管理工作的相關(guān)要求。同時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)做好相關(guān)文件的接受與轉(zhuǎn)達(dá)工作，安排好各項(xiàng)學(xué)院的會(huì)議活動(dòng)，確保學(xué)院后勤工作能夠保質(zhì)保量地完成。

（3）檔案管理工作：由于二級(jí)學(xué)院的行政工作將會(huì)涉及到諸多文件和材料，故二級(jí)學(xué)院行政秘書必須要對(duì)這些材料進(jìn)行合理分類。對(duì)于學(xué)院里的諸多檔案資料，行政秘書應(yīng)該根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)進(jìn)行管理，并將這些檔案放置在適宜的位置，做好檔案資料室的監(jiān)管工作，并做好相關(guān)記錄。

二、二級(jí)院校行政秘書服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化

二級(jí)院校行政秘書往往會(huì)承擔(dān)著多個(gè)職務(wù)，在這種情況下，行政秘書不僅需要具有一定的靈活應(yīng)對(duì)能力,而且還應(yīng)該認(rèn)真細(xì)心地對(duì)待每一項(xiàng)工作任務(wù)，務(wù)必將這些任務(wù)妥善處理完成。同時(shí)行政秘書還需始終秉持著以人為本的管理理念，通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)不斷強(qiáng)化自身的綜合能力，進(jìn)而促使各項(xiàng)工作更具成效。而要想確保行政秘書的服務(wù)意識(shí)能夠持續(xù)提升，那么就應(yīng)該要達(dá)成以下幾項(xiàng)要求。

（一）服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)

首先，行政秘書要學(xué)會(huì)察言觀色，只有這樣才能夠更加迅速的知曉領(lǐng)導(dǎo)人員的實(shí)際意圖，理清領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，相關(guān)工作的關(guān)聯(lián)也會(huì)更加清晰化。同時(shí)，行政秘書還應(yīng)該根據(jù)事情的急緩程度來(lái)展開各項(xiàng)工作，并了解清楚與學(xué)院有關(guān)的各種信息，并對(duì)其進(jìn)行分析整理，然后將整理后的報(bào)告交至領(lǐng)導(dǎo)人員，這樣他們?cè)谥贫ǜ鞣N決策時(shí)將有據(jù)可依。

（二）服務(wù)于廣大師生

學(xué)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開后勤工作的撐持，行政秘書要與教師之間建立起緊密的聯(lián)系，這樣教學(xué)信息將能夠更加順利地轉(zhuǎn)達(dá)到各位教師。同時(shí)，還可以為教師設(shè)立相關(guān)檔案，幫助教師處理那些難以處理的問題，多與教師進(jìn)行溝通交流，并及時(shí)向相關(guān)部門反映具體情況。再者，行政秘書應(yīng)具備為學(xué)生服務(wù)的觀念，如果學(xué)生對(duì)某些事情存在著一定的疑問，行政秘書應(yīng)認(rèn)真解答。對(duì)于生活比較困難的學(xué)生，應(yīng)該多多給予幫助，確保他們能夠順利完成自己的學(xué)業(yè)。

（三）服務(wù)于其他部門

各部門的協(xié)同發(fā)展能夠促使學(xué)院的行政效率不斷提高，故行政秘書必須妥善處理好各部門之間的關(guān)系，進(jìn)而完成各項(xiàng)任務(wù)。對(duì)于院校的來(lái)訪者，行政秘書在接待過(guò)程中應(yīng)該始終保持著良好的態(tài)度，這樣有助于進(jìn)一步改善院校的形象。

三、行政秘書應(yīng)擁有的能力素質(zhì)

（一）業(yè)務(wù)素質(zhì)良好

（1）文字語(yǔ)言表達(dá)能力：在學(xué)院工作過(guò)程中，行政秘書不僅要善于與他人進(jìn)行溝通交流，而且還需要具有一定的文字功底，這樣才能做好院校的管理工作。不僅需要具備良好的文字功底，還需要具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，二者缺一不可。 文字是表達(dá)能力的具體體現(xiàn)，可以將學(xué)校的相關(guān)決策變成文字形式，變成各部門、師生間的互動(dòng)活動(dòng)。[2]而溝通交流水平則能夠在一定程度上反映出行政秘書管理工作的成效，行政秘書需要協(xié)調(diào)好院校領(lǐng)導(dǎo)與師生之間的關(guān)聯(lián)。要確保信息傳播至二級(jí)學(xué)院的全體人員，摒除院內(nèi)所存在的一些矛盾，從而為教學(xué)和科研工作創(chuàng)設(shè)出更加優(yōu)良的工作環(huán)境。

（2）現(xiàn)代辦公能力：伴隨著科學(xué)技術(shù)水平的持續(xù)提升，各種信息設(shè)備開始運(yùn)用于學(xué)校教學(xué)中，故行政秘書首先則需要掌握好現(xiàn)代化辦公設(shè)備的具體操作步驟，這樣才能更好地展開各項(xiàng)工作。再者，還需要學(xué)會(huì)相關(guān)自動(dòng)化軟件的實(shí)際使用方法，比如文字表格的處理。

（3）信息處理能力：校園網(wǎng)上上傳的信息往往與校園生活有著緊密的聯(lián)系，行政秘書要關(guān)注這些消息，對(duì)于那些與學(xué)院有關(guān)的信息內(nèi)容，要立刻向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行匯報(bào)，并運(yùn)用QQ群、校訊通等一系列手段來(lái)傳播這些消息。

（二）較強(qiáng)個(gè)人綜合素養(yǎng)

在二級(jí)學(xué)院中，行政秘書非常有必要擁有以下這幾個(gè)方面的能力：

（1）理解與領(lǐng)悟能力：在實(shí)際工作中，行政秘書要通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)不斷提升自己的理解與領(lǐng)悟能力，只有這樣才能更快地掌握好領(lǐng)導(dǎo)的本意，然后就能夠迅速展開對(duì)應(yīng)的工作。

（2）交流協(xié)商能力：行政秘書的工作涉及到諸多方面的內(nèi)容，并且要接觸到各種各樣的人，比如領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、教師以及學(xué)生等等。同時(shí)，院校可能還會(huì)與校外相關(guān)企業(yè)部門進(jìn)行合作，這時(shí)行政秘書要想做好學(xué)院的各項(xiàng)工作，那么就必須能夠與各方面人員之間進(jìn)行協(xié)商溝通，并促使領(lǐng)導(dǎo)與師生間能夠建立起緊密的關(guān)系，這樣不僅有助于教學(xué)工作的開展，而且可以促使教學(xué)效率持續(xù)提升，故行政秘書務(wù)必注重各項(xiàng)工作的開展。

（3）獨(dú)立工作能力：行政秘書必須具備獨(dú)當(dāng)一面的能力。[3]在實(shí)際工作過(guò)程中，行政秘書不能總是猶豫不決，要能夠獨(dú)自處理各種情況，比如最優(yōu)方案的挑選等等。行政秘書在遭遇突發(fā)狀況時(shí)，務(wù)必要穩(wěn)定好自身的心態(tài)，處理好人際關(guān)系，虛心聽取各方面的建議?，F(xiàn)如今，二級(jí)學(xué)院行政秘書的職責(zé)變得越來(lái)越重，在這種情況下，行政秘書非常有必要強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)，并通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)促使自身的能力素質(zhì)達(dá)到更高的水準(zhǔn)，進(jìn)而能夠?yàn)閷W(xué)院的管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促使學(xué)校能夠?qū)崿F(xiàn)全方位提升。

（三）過(guò)硬的心理素質(zhì)

由于行政秘書將會(huì)面臨著諸多繁雜的事務(wù)，故要想做好自身的工作，那么心理素質(zhì)則必須比較強(qiáng)。

（1）始終保持著自信樂觀的態(tài)度：行政秘書要喜愛自身的職業(yè)，并能夠迅速融入到現(xiàn)實(shí)環(huán)境中來(lái)，促使自身的潛能被不斷挖掘出來(lái)。

（2）熱情主動(dòng)：熱情坦率的工作態(tài)度能營(yíng)造和諧的人際關(guān)系，能變被動(dòng)為主動(dòng)，變消極為積極。[4]

（3）開拓進(jìn)取：行政秘書在工作過(guò)程中必然會(huì)遭遇到一些煩心事，需要能夠承受得住這些壓力，并能夠取得一定的進(jìn)展。

四、結(jié)語(yǔ)

高職院校二級(jí)學(xué)院的行政秘書務(wù)必要注重自身的管理職責(zé)，強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)更加，確保自身的能力素質(zhì)符合該項(xiàng)工作的需求。同時(shí)，要認(rèn)真完成各項(xiàng)工作人員，推進(jìn)學(xué)院的建設(shè)，促使高職院校二級(jí)學(xué)院能又快又好地發(fā)展下去。

[1]柏賀達(dá)．新時(shí)期下獨(dú)立學(xué)院行政秘書應(yīng)具備能力探析[J]．中小企業(yè)管理與科技(中旬刊), 2014(02):21～23．

[2]宋柳萍．淺談高職院校系部行政秘書應(yīng)具備的工作意識(shí)[J]．中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2014(09):69～71．

[3]王春瑜,胡雨青,王喜鴻． 淺談高校二級(jí)學(xué)院行政秘書的“配角”意識(shí)[J]．企業(yè)導(dǎo)報(bào),2015(14):51～53

[4]張露萍． 文秘行政管理能力培養(yǎng)研究[J]．赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(漢文哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2015(02):121～122．

（作者單位：三亞學(xué)院）