白 芳

基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式研究

白 芳

在知識(shí)管理的背景下，需要不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理論。本文首先對(duì)基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵進(jìn)行了分析，同時(shí)，對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建了基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式建設(shè)策略，以期幫助企業(yè)走出檔案管理的困境，為實(shí)施科學(xué)的檔案管理模式提供參考。

企業(yè)檔案管理 知識(shí)管理 問(wèn)題 選擇

新的歷史時(shí)期，知識(shí)管理的發(fā)展，帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對(duì)企業(yè)的管理工作帶來(lái)了巨大的沖擊。而相比于其他形式的管理工作，企業(yè)的檔案管理的特點(diǎn)是邊際報(bào)酬遞增。對(duì)企業(yè)檔案管理工作的強(qiáng)化，不但能引導(dǎo)企業(yè)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展環(huán)境相適應(yīng)，還能使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)一步提高。目前，在我國(guó)企業(yè)檔案管理工作中，還有諸多問(wèn)題存在，亟待結(jié)合知識(shí)管理工作，采取有效措施，以更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的完善和發(fā)展。

一、企業(yè)檔案知識(shí)管理概述

作為重要的發(fā)展資源，知識(shí)管理通過(guò)開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)資源，進(jìn)行有機(jī)地整合，對(duì)一種創(chuàng)新性的管理模式進(jìn)行構(gòu)建。目前，企業(yè)檔案管理工作具體包括記錄和整合企業(yè)歷史階段事件，同時(shí)綜合管理企業(yè)職工資料。其中，企業(yè)檔案知識(shí)管理主要是為了降低失誤，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)的知識(shí)共享。企業(yè)檔案管理，是企業(yè)的最大寶藏，對(duì)企業(yè)的發(fā)展軌跡進(jìn)行了詳細(xì)的記錄。企業(yè)檔案知識(shí)管理是通過(guò)詳細(xì)的收集和甄別企業(yè)信息，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行利用和加工。而在企業(yè)檔案管理中，融入知識(shí)管理的具體方法和理念，能對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)，以實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而使企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)。

二、企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理滯后于信息技術(shù)

隨著迅猛發(fā)展的信息技術(shù)，人們的生活被各種信息充斥，因此需要有效甄別這些信息。

正確的檔案管理模式，能對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)揮極大的促進(jìn)作用。但對(duì)于信息技術(shù)的重要性，很多企業(yè)的管理者，已經(jīng)有了充分的認(rèn)識(shí)。新形勢(shì)下，也逐步提升了檔案管理人員的素質(zhì)要求，但目前在企業(yè)中，檔案管理滯后于信息技術(shù)的問(wèn)題，還普遍存在。在信息技術(shù)的背景下，更加放大了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，檔案管理的滯后，很難與企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展的實(shí)際需求相適應(yīng)。

（二）相對(duì)落后的檔案管理觀念

目前，依然有一部分企業(yè)忽略了企業(yè)檔案管理的真正作用，存在相對(duì)落后的檔案管理觀念。不重視合理開(kāi)發(fā)和利用企業(yè)的信息資源，對(duì)檔案只是實(shí)施簡(jiǎn)單的看護(hù)管理，甚至將企業(yè)檔案視為“供翻查的歷史記錄”。這種落后的管理理念，無(wú)法將檔案的知識(shí)儲(chǔ)備和整合資源的作用充分發(fā)揮出來(lái)，也阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）相對(duì)薄弱檔案管理力量

目前在很多企業(yè)中，普遍存在著薄弱的檔案管理力量。主要表現(xiàn)為：首先，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，檔案管理人員的專業(yè)化程度較低，很多都是由于辦公室勤雜人員兼任，因?yàn)闆](méi)有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，常常存在著“不懂不問(wèn)”“不會(huì)不學(xué)”的問(wèn)題，造成企業(yè)相對(duì)混亂的檔案管理局面。其次，企業(yè)檔案的目錄索引不全面，很難索引到一些年代久遠(yuǎn)的檔案。最后，使缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。不能充分體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，使企業(yè)檔案管理水平較低，不能為企業(yè)提供高效服務(wù)。

三、基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式

（一）企業(yè)檔案文化管理模式

對(duì)于企業(yè)的檔案管理而言，營(yíng)造良好的企業(yè)文化環(huán)境非常關(guān)鍵。企業(yè)的文化環(huán)境既可以促進(jìn)企業(yè)管理方式的完善，同時(shí)將員工滯后的觀念改變。若要構(gòu)建新型的企業(yè)檔案文化管理模式。首先，就要建立知識(shí)共享平臺(tái)，利用知識(shí)共享的企業(yè)文化，將隱性知識(shí)進(jìn)行分享和轉(zhuǎn)化。為了促進(jìn)知識(shí)的共享?？刹捎枚喾N形式，如座談會(huì)和宣講會(huì)等，將知識(shí)共享意識(shí)對(duì)員工進(jìn)行培養(yǎng)。其次，企業(yè)還需要對(duì)創(chuàng)新的文化氛圍進(jìn)行營(yíng)造，提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，利用知識(shí)共享，充分開(kāi)發(fā)知識(shí)資源，使員工的創(chuàng)造力進(jìn)一步增強(qiáng)。

（二）企業(yè)檔案信息資源管理模式

企業(yè)需要將知識(shí)信息串聯(lián)為知識(shí)庫(kù)，以更好地與經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展需求相適應(yīng)。為了將信息資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)的戰(zhàn)略信息，企業(yè)需要對(duì)專門的檢索子系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，檢索時(shí)分專題和類型進(jìn)行。加強(qiáng)“檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化建設(shè)”，也是企業(yè)檔案信息管理模式革新的內(nèi)容。

在這一過(guò)程中，需要對(duì)綜合管理進(jìn)行實(shí)施，將知識(shí)儲(chǔ)量和知識(shí)效能資源的優(yōu)點(diǎn)最大程度地發(fā)揮出來(lái)。

（三）企業(yè)檔案技術(shù)管理模式

為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源管理，企業(yè)應(yīng)建立服務(wù)、整合和存儲(chǔ)于一體的檔案知識(shí)資源管理平臺(tái)，同時(shí)設(shè)置專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，以合理的運(yùn)用知識(shí)資源。利用企業(yè)知識(shí)庫(kù)，還能對(duì)企業(yè)薄弱點(diǎn)、工作側(cè)重點(diǎn)和企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向進(jìn)行分析，將現(xiàn)有的知識(shí)資源變成財(cái)富儲(chǔ)備。

四、結(jié)論

知識(shí)管理密切聯(lián)系著企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，因此，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)有機(jī)的結(jié)合信息技術(shù)，努力變革企業(yè)檔案管理模式。以強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理，為企業(yè)的健康發(fā)展提供保障。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)伊犁供電公司）