于漫江

檔案管理存在的問題與改革措施分析

于漫江

檔案管理作為高校管理工作中的重要組成部分，不僅是校園文化發(fā)展的基礎(chǔ)與高校制定發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)，也是進(jìn)行高校評估的參考標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)化的檔案管理有利于提升高校的教學(xué)質(zhì)量與科研水平，實現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。在新形勢背景下，高校檔案管理工作面臨著一系列的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，這就需要檔案管理人員詳細(xì)分析工作中出現(xiàn)的問題，積極改革檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。

檔案管理 問題 改革措施

高校檔案記錄著學(xué)校不同發(fā)展階段的重要信息，可以客觀真實反映出高校的實際發(fā)展情況，對高校的管理、科研、教學(xué)、修志、編史等一系列工作具有重要的意義。

一、檔案管理存在的問題分析

檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是重視度不高。部分高校領(lǐng)導(dǎo)在實際工作中忽視檔案管理的重要性，缺乏較強(qiáng)的檔案觀念，錯誤地認(rèn)為檔案管理工作只是一項普通而簡單的工作 同時許多師生不能全面了解檔案管理工作，檔案管理人員認(rèn)為其只是保管工作，缺乏較強(qiáng)的工作責(zé)任心，無法做好檔案歸檔等工作，導(dǎo)致檔案資料的缺失。

二是缺乏完善的檔案管理制度。高校檔案管理工作一直都不受重視，管理人員在實際工作中較為渙散，工作能動性不強(qiáng)，加上缺乏完善的檔案管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行效率不高，導(dǎo)致部分管理制度流于形式，檔案管理也無法跟上高校的發(fā)展需要。

三是經(jīng)費投入不足。當(dāng)前高校辦學(xué)過程中，在檔案管理經(jīng)費投入方面相對有限，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏軟硬件設(shè)施的支持，無法構(gòu)建高起點的現(xiàn)代檔案館網(wǎng)絡(luò)[1]。如部分高校檔案庫房與國家標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)重不符，如保存的檔案自己模糊、錄像帶不能播放、照片褪色、紙質(zhì)腐爛等，或者是檔案管理信息的保密性與安全性不強(qiáng)，影響檔案管理工作的有效開展。

四是缺乏高素質(zhì)人才。部分高校檔案管理人員多是學(xué)歷偏低和年齡偏大的職工，缺乏較強(qiáng)的責(zé)任意識與管理意識，人員穩(wěn)定性較差，不能及時全面收集重要的檔案資料。同時在現(xiàn)代化檔案管理工作中，需要管理人員熟練掌握通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，但實際上年齡偏大的人員難以掌握現(xiàn)代化技術(shù)，而年輕懂技術(shù)的人員不愿從事該項工作，這些都制約了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案管理的改革措施

（一）提高重視度

高校實施檔案管理工作時，應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員的檔案管理意識，利用不同的路徑提高對檔案管理的重視度，如積極宣傳相關(guān)的檔案管理知識與法律法規(guī)，恰當(dāng)選擇檔案利用的實例來展示使用檔案所獲得的成效。同時高?？梢越M織與檔案高效利用與科學(xué)管理相關(guān)的講座活動，大力宣傳檔案利用和檔案價值開發(fā)等工作，對檔案管理的基礎(chǔ)知識進(jìn)行普及，使全校師生都支持和參與檔案管理工作，有效改變該項工作長期處于隔絕的現(xiàn)狀，提高檔案意識，形成檔案管理工作的新形象。

（二）建立健全檔案管理制度

高校要想實現(xiàn)規(guī)范化與制度化的檔案管理工作，必須要建立健全檔案管理制度，如檔案保密制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案修破補(bǔ)充制度、檔案借閱制度、檔案管理制度、檔案接收制度等。同時高校也要構(gòu)建獨立的檔案管理機(jī)構(gòu)，對檔案管理體制進(jìn)行理順，按照循序漸進(jìn)、實用實效、量力而行的原則，做到分開管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)[2]。

（三）加大經(jīng)費投入

有些高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)水平與辦學(xué)層次有所提高，檔案的數(shù)量也隨之增加，這就需要積極擴(kuò)大檔案的庫容空間，合理利用現(xiàn)代化的設(shè)備，為檔案管理工作的順利開展提供便利條件。現(xiàn)階段，高校檔案管理工作逐漸步入到網(wǎng)絡(luò)管理的時代，因此需要適當(dāng)改進(jìn)軟件環(huán)境與硬件設(shè)施配備，在檔案利用、開發(fā)、存儲等環(huán)節(jié)科學(xué)運用數(shù)字化技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等，最大限度發(fā)揮出檔案信息的社會經(jīng)濟(jì)效益及科研效益，提高檔案信息的存儲能力，實現(xiàn)檔案的信息化管理。

（四）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

人才是高校檔案管理事業(yè)良性發(fā)展的基礎(chǔ)，高校在檔案管理工作中迫切需要一批精通業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的信息人才，因此在實際工作中必須要遵循以人為本的管理理念，在專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的規(guī)劃中適當(dāng)納入檔案人員培訓(xùn)提高，加強(qiáng)在職人員的培養(yǎng)與繼續(xù)教育，始終堅持脫產(chǎn)培訓(xùn)與自學(xué)提高相結(jié)合、系統(tǒng)全面培養(yǎng)與崗位教育培養(yǎng)相結(jié)合。同時高校應(yīng)該積極選調(diào)和引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才，利用培訓(xùn)班的開設(shè)來培養(yǎng)精通檔案業(yè)務(wù)與計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，制定科學(xué)的考核機(jī)制，考核人員的安全意識、理論知識、職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能，使管理人員具備較高的文化程度和綜合素質(zhì)，更好地應(yīng)對信息技術(shù)發(fā)展對檔案管理工作帶來的沖擊。

三、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作作為一項長期而艱巨的工程，在實際工作中還存在一些問題，如重視度不高、缺乏完善的檔案管理制度、經(jīng)費投入不足、缺乏高素質(zhì)人才，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提高。針對這種情況，高校應(yīng)該結(jié)合具體情況，提高重視度，建立健全檔案管理制度，加大經(jīng)費投入，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，從而保證檔案管理工作的順利實施，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

[1]劉曄．淺談當(dāng)前高校檔案管理存在的問題與改革的措施[J]．寧夏大學(xué)學(xué)報(人文社會科學(xué)版),2015(06):189～191．

[2]祁巧榮．檔案管理工作中存在的問題及措施分析[J]．辦公室業(yè)務(wù),2016(22):119．

（作者單位：恩施州地質(zhì)災(zāi)害監(jiān)測防治中心）

于漫江（1983-），男，漢族，湖北建始人，碩士，科員，研究方向：檔案管理、地質(zhì)災(zāi)害防治。