王婷婷

檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

王婷婷

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展以及電子科技的不斷進(jìn)步，我國(guó)檔案管理也逐漸邁向了信息化建設(shè)的征途，但是就我國(guó)目前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀而言，仍然還存在著諸多的不足，許多問(wèn)題需要我們?nèi)ヌ骄?、去解決，檔案信息化建設(shè)可謂是任重而道遠(yuǎn)。

信息化建設(shè) 檔案 現(xiàn)狀 對(duì)策 網(wǎng)絡(luò)

一、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)信息化進(jìn)程也在不斷地加快，信息資源已逐漸成為了了人類社會(huì)不可或缺的重要部分。而且近幾年來(lái)黨中央也不斷把推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化作為一項(xiàng)重要戰(zhàn)略目標(biāo)。在這種情況下，檔案信息化建設(shè)也變得刻不容緩?？梢哉f(shuō)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)不僅是提高檔案信息服務(wù)水平，讓檔案管理事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和時(shí)代需要的客觀需求，而且還是發(fā)展先進(jìn)文化進(jìn)而發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力的必然要求，更是踐行黨和國(guó)家方針政策的重要舉措。那么，就目前形勢(shì)而言，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀如何？面對(duì)如此現(xiàn)狀又該采取怎樣的對(duì)策使其不斷優(yōu)化呢？現(xiàn)筆者就此問(wèn)題談幾點(diǎn)自己的認(rèn)識(shí)。

二、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

自2001年，國(guó)家檔案局將深圳、青島兩市定位檔案信息化建設(shè)的試點(diǎn)城市以來(lái)，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的步伐逐步加快。目前，在我國(guó)社會(huì)中的大多行業(yè)都采取了信息電子化的方式，各行各業(yè)中出現(xiàn)的電子文件、各類信息也日漸增多。而檔案作為整個(gè)信息系統(tǒng)的文件中心和信息中心，一方面承載著巨大的信息量，另一方面也是各行各業(yè)最重要的信息資源庫(kù)，是社會(huì)各類信息分類利用的樞紐。但在檔案信息變得日漸重要的同時(shí)，我們也看到了電子政務(wù)手段以及信息化程度的提高使社會(huì)各界對(duì)檔案信息的利用提出了新的要求。加之，隨著網(wǎng)絡(luò)資源共享模式范圍的逐漸擴(kuò)大，網(wǎng)絡(luò)用戶的迅速增加，也對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了更高的要求。除了以上這些客觀現(xiàn)狀外，檔案信息建設(shè)仍有許多現(xiàn)實(shí)不足。比如說(shuō)我國(guó)檔案信息化建設(shè)雖然已經(jīng)取得了諸多成就，但是相較于發(fā)達(dá)國(guó)家而言仍然還有很大的差距，很多地市的檔案信息化建設(shè)仍然還停留在文件級(jí)、案卷級(jí)上，館藏紙質(zhì)檔案信心的全文數(shù)字化處理基本上海未起步就是最明顯的體現(xiàn)。并且由于我國(guó)檔案信息化管理相較于發(fā)達(dá)國(guó)家起步較晚，對(duì)這方面專業(yè)人才的培養(yǎng)相對(duì)滯后，加之對(duì)數(shù)字檔案館（室）、檔案館（室）數(shù)字化系統(tǒng)以及電子政務(wù)的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建方面缺乏研究，最終導(dǎo)致我國(guó)多地市電子政務(wù)不能很好地與電子檔案的收集、保管、利用有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，從而無(wú)法構(gòu)建起數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)體系，達(dá)不到館室之間的無(wú)縫連接。除此之外，我國(guó)檔案信息化建設(shè)還存在著東部?jī)?yōu)于西部，沿海優(yōu)于內(nèi)地，省會(huì)城市優(yōu)于普通城市等明顯發(fā)展不平衡的狀況。

三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

（一）合理規(guī)劃，有序推進(jìn)

規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，既然要合理規(guī)劃，就不能各自為政分散式的建設(shè)，更不能亂建設(shè)、低水準(zhǔn)的重復(fù)建設(shè)。反之應(yīng)該是縱觀全局，結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展以及政府信息化建設(shè)的總體部署，各級(jí)檔案館結(jié)合自身實(shí)際情況，制定切合實(shí)際的發(fā)展規(guī)劃。具體來(lái)說(shuō)每個(gè)地方在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)時(shí)要注意把信息建設(shè)納入當(dāng)?shù)卣畔⒒ㄔO(shè)中，與當(dāng)?shù)卣畔⒔ㄔO(shè)同規(guī)劃同部署，將檔案信息建設(shè)工程項(xiàng)目化，以此爭(zhēng)取政府的財(cái)政支持。其次，在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中要充分與政府部門(mén)合作，集中開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一使用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使檔案信息建設(shè)的作用得到最大化發(fā)揮。除了合理規(guī)劃外，檔案信息建設(shè)還應(yīng)該符合活動(dòng)規(guī)律與社會(huì)需求，以期實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)的有序推進(jìn)。畢竟隨著社會(huì)信息化的加快，檔案信息量也逐漸增多，而且很多信息難免會(huì)出現(xiàn)交叉重復(fù)的情況，為此，檔案信息化建設(shè)就是適應(yīng)新情況而繼續(xù)采用的。這是由于隨著社會(huì)信息量的激增，如果在采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理已經(jīng)不能完全滿足社會(huì)發(fā)展的需要。再者，隨著國(guó)家行業(yè)電子業(yè)務(wù)和電子政務(wù)的普遍應(yīng)用，檔案信息的服務(wù)空間得到了大大的拓展，檔案資源服務(wù)的方式和內(nèi)容也就有了更高的要求。為此，走出傳統(tǒng)檔案管理的下載思維，遵循活動(dòng)規(guī)律，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，創(chuàng)新管理模式，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，有效儲(chǔ)備和積累檔案信息資源，合理保存社會(huì)記憶，實(shí)現(xiàn)最大范圍的檔案信息資源共享與互補(bǔ)既是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，更是國(guó)家信息化建設(shè)的需要。

（二）完善檔案信息硬件基礎(chǔ)化設(shè)施建設(shè)

一定的硬件基礎(chǔ)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要保障。具體來(lái)講完善檔案信息硬件基礎(chǔ)化建設(shè)主要包括這幾方面：首先，要搭建檔案信息傳輸平臺(tái)。這些平臺(tái)包括互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、黨政網(wǎng)平臺(tái)以及局域網(wǎng)平臺(tái)。具體來(lái)說(shuō)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，作為檔案信息管理的外部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，承擔(dān)著檔案信息發(fā)布、在線利用等工作。黨政網(wǎng)平臺(tái)則可以實(shí)現(xiàn)主體檔案信息與對(duì)應(yīng)單位檔案信息的有效對(duì)接。通過(guò)數(shù)字檔案在線集中管理服務(wù)器連接政府網(wǎng)絡(luò)，主要用于接收電子公文、電子檔案數(shù)據(jù)，開(kāi)展檔案信息發(fā)布、在線利用等工作，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上文檔服務(wù)功能（代替實(shí)體文檔服務(wù)中心），保密信息不在網(wǎng)上傳輸。局域網(wǎng)平臺(tái)則主要承擔(dān)數(shù)字檔案館內(nèi)部數(shù)據(jù)的采集、處理、利用等主要業(yè)務(wù)工作，將市及縣市區(qū)檔案館網(wǎng)站系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理。其次，要搭建檔案信息的采集平臺(tái)。這里所說(shuō)的采集主要包括電子目錄采集、多媒體檔案采集、全文數(shù)據(jù)采集等數(shù)字檔案信息的日常采集工作。再者，要搭建數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)管理平臺(tái)。這一平臺(tái)包括館全文存儲(chǔ)管理服務(wù)器、內(nèi)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理服務(wù)器、光盤(pán)刻錄機(jī)、磁帶備份系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、斷電保護(hù)系統(tǒng)、服務(wù)器操作系統(tǒng)等，主要承擔(dān)數(shù)字檔案信息的信息發(fā)布和存儲(chǔ)管理工作。最后，還要搭建數(shù)字檔案信息應(yīng)用平臺(tái)。即通過(guò)在計(jì)算機(jī)上安裝“檔案館數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)”，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的檢索利用、編輯研究等功能。在搭建好以上幾個(gè)平臺(tái)后，完善檔案信息硬件基礎(chǔ)化建設(shè)還需要完善軟件建設(shè)。具體包括數(shù)字檔案館綜合管理系統(tǒng)、檔案館數(shù)字檔案在線集中管理系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布系統(tǒng)以及電子公文接收管理系統(tǒng)。只有這樣檔案信息建設(shè)才有了硬件保障，檔案信息建設(shè)也才能有效開(kāi)展。

（三）重視推進(jìn)檔案信息資源的整合與共享

檔案信息資源的整合與共享是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的核心，也是檔案信息化建設(shè)的最終目的，為此，在檔案信息建設(shè)過(guò)程中，我們還應(yīng)把檔案信息資源整合與共享落實(shí)到檔案信息建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。為實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，首先要加快館藏檔案的信息化進(jìn)程。就目前我而言我國(guó)各個(gè)地方檔案館的紙質(zhì)檔案數(shù)量多，信心量大，而且隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，館藏檔案還會(huì)不斷增多。因此，盡快開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化就顯得尤為的重要。特別是那些珍貴、利用率高、易損的檔案更需要盡早進(jìn)行數(shù)字化。其次，還要不斷推動(dòng)電子文件歸檔管理工作，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。就信息化建設(shè)而言，電子文件將成為未來(lái)檔案的主要形式。但目前卻存在著大量電子文件流失的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案工作將無(wú)法滿足電子政務(wù)發(fā)展的要求。為此各級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)應(yīng)該以制定和研究電子文件歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和推行。將電子文件歸檔管理納入電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化建設(shè)的總體規(guī)劃，整體設(shè)計(jì)，逐步實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。最后，還要注重推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。隨著無(wú)紙化辦公技術(shù)的逐步普及以及現(xiàn)代辦公設(shè)施的廣泛應(yīng)用，電子文件、電子檔案的產(chǎn)生、保管、傳輸以及利用成為必然趨勢(shì)。為此，我們?cè)谶M(jìn)行檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，還應(yīng)通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)通道實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、管理、存儲(chǔ)以及利用，以期建立滿足包括網(wǎng)上信息發(fā)布、電子文件網(wǎng)絡(luò)接收、數(shù)字檔案網(wǎng)上查詢等功能的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)體系，以建設(shè)全方位的信息化服務(wù)體系。

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（作者單位：內(nèi)蒙古能源發(fā)電投資集團(tuán)有限公司）