張璐

（內(nèi)蒙古包頭市中心醫(yī)院工會，內(nèi)蒙古 包頭 014000）

淺談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理

張璐

（內(nèi)蒙古包頭市中心醫(yī)院工會，內(nèi)蒙古 包頭 014000）

數(shù)字檔案取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是未來檔案工作的發(fā)展方向，數(shù)字檔案已被越來越多的行業(yè)納入檔案工作范疇。事業(yè)單位對檔案管理的數(shù)字化特別重視。檔案管理系統(tǒng)采用數(shù)字化來管理檢索，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。在實現(xiàn)檔案管理的飛躍發(fā)展中，數(shù)字化檔案管理的核心是基礎(chǔ)信息數(shù)字化建設(shè)。

數(shù)字檔案；掃描；轉(zhuǎn)換技術(shù)；數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

隨著電子檔案的產(chǎn)生和數(shù)字技術(shù)的出現(xiàn)，檔案工作也發(fā)生著翻天覆地的變化，為檔案工作的發(fā)展帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。新時期，做好檔案管理工作是一項長遠任務(wù)。

1 數(shù)字化檔案的基本涵義

檔案數(shù)字化就是把存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進行數(shù)字化處理。它利用照相、掃描及其他數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)，將紙質(zhì)檔案和其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)換成能被計算機存儲的數(shù)字形式過程。數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速保存，徹底改變檔案的利用形式，促使檔案管理從檔案的利用、保管職能向信息采集、信息管理和信息服務(wù)的職能轉(zhuǎn)變。而數(shù)字檔案是檔案館對館藏檔案的管理方式，但實質(zhì)沒有改變，同樣具有收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、編研等功能?，F(xiàn)在“數(shù)字檔案館”就是“以數(shù)字資源為主要采集對象，實施檔案的數(shù)字化存儲、管理與維護，及時提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)路傳輸、服務(wù)，并架構(gòu)于一個完整的標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的檔案館”，其便于統(tǒng)計，一目了然。

2 數(shù)字化檔案具備的功能

傳統(tǒng)意義上的檔案與數(shù)字化檔案相比，數(shù)字化檔案的功能特點有館藏檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化檔案管理、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連結(jié)化。

2.1 館藏檔案數(shù)字化

運用多媒體技術(shù)和計算機技術(shù)把傳統(tǒng)檔案資料處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，讓館藏信息以數(shù)字化形式存儲，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的過渡。這樣既方便又快捷，不用異地檢查就能實現(xiàn)管理。

2.2 現(xiàn)代化檔案管理

數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案的一切功能，它還包括檔案檢索自動化和編目、檢索自動化與檔案全文儲存、檔案庫房管理、保護技術(shù)現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫。這是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)，也體現(xiàn)了優(yōu)于紙質(zhì)檔案的先進性。

2.3 資源利用共享化

各種檔案館的信息空間以認字形式存在，用戶可通過網(wǎng)絡(luò)方便、快捷地利用信息資源，達到資源共享的目的，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全、快捷查收檔案。

2.4 信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

通過以網(wǎng)絡(luò)為主的信息化，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的規(guī)范化和信息傳遞，雖然形式相同，但內(nèi)容不同、傳遞速度快。

2.5 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連結(jié)化

通過規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，各部門可以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、統(tǒng)一規(guī)劃的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

3 事業(yè)檔案數(shù)據(jù)化處理應(yīng)注意的問題

檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)化建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，由于技術(shù)問題、認識差異等問題存在，在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面存在著以下難點。

3.1 數(shù)字檔案的可行性、可靠性問題

由于檔案具有可靠性高和原始性好的優(yōu)勢，所以起到了參考和憑證的作用，這是優(yōu)于其他信息的特殊之處。信息的準(zhǔn)確性確定了它的獨特性。必須從技術(shù)上確定它的可行性和可靠性，這值得每位檔案工作者探討。注意采集的原始信息要準(zhǔn)確，避免盲目采集。

3.2 數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

紙質(zhì)檔案具有易燒毀、長期存放易褪色等缺陷。而數(shù)字檔案能將地區(qū)、全國檔案連成一個整體，實現(xiàn)異地查閱，達到資源共享的目的。整體性的數(shù)字檔案館實際上是一種網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的資源共享的檔案館體系，是一個分布式的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，由各個獨立的又互相連接的檔案館實體組成。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，一致的文件格式，統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等。實際工作中，數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化是整體體系、量化系統(tǒng)。對于工作人員而言，要結(jié)合我國檔案的實際問題，建起適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系，這是擺在我們面前的一個需要迫切解決的問題。目前，我們面臨以下難題：①我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可以遵循；②有些規(guī)范超出了檔案工作的范疇，比如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨部門、跨行業(yè)的要求；③上下檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)要相互銜接；④計算機技術(shù)更新速度飛快，每次技術(shù)設(shè)備更新都會影響原標(biāo)準(zhǔn)，進而產(chǎn)生矛盾，因此，要不斷地修改檔案管理的規(guī)范和規(guī)則。

3.3 優(yōu)選問題

自古以來，歷史檔案受“只字片紙不得銷毀”思想左右。民國年間，檔案在進館過程中采取“有文必收，有檔定館”的做法，永久保管。因此，難免將一些零散性文件、事務(wù)性文件、復(fù)雜性文件與民國時期體現(xiàn)機關(guān)主要職能的業(yè)務(wù)性文件混雜在一起，這種魚龍混雜的館藏做法，造成了館藏的龐大和內(nèi)容的繁雜，影響著館藏檔案的優(yōu)化和條理性。在當(dāng)前檔案數(shù)字化工作中，哪些需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗暫緩數(shù)字化等，這些要弄清楚。最優(yōu)化的做法是盡其所能把鍵盤、掃描設(shè)備及采集卡等內(nèi)容全部數(shù)字化。

4 提高事業(yè)檔案數(shù)字化管理建議

4.1 檔案數(shù)字化，改善檔案管理的環(huán)境

只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能突破傳統(tǒng)檔案的障礙，使檔案管理部門從紙質(zhì)走向網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案的保管和利用。管理和服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)配置、創(chuàng)新管理，為大眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。達到新時期下的高效、科學(xué)的管理模式。

4.2 加大經(jīng)費投入

任何事業(yè)單位管理人員的管理工作非常重要，但檔案管理往往被領(lǐng)導(dǎo)忽視，甚至有些檔案沒有收集，上級檢查后才要求檔案管理人員編排檔案。只有充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，分類信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值參考信息。應(yīng)提高檔案工作在人們心目中的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，爭取資金和政策上的支持。

4.3 建立保障檔案數(shù)字化的制度

任何單位在進行檔案數(shù)字化的進程中，必須建立完善的保障體制。對于歸檔工作中存在的問題，要制訂合理的歸檔制度，基本內(nèi)容應(yīng)包括：由單位統(tǒng)一制訂的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)進行的年終考核測評中加入針對各部門檔案工作開展情況的測評等。這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極的推動作用。

此外，也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。

4.4 保證重點檔案的數(shù)字化工作

單位的檔案部門要為職工提供技術(shù)服務(wù)，將館藏檔案在短時間內(nèi)迅速、全面地實現(xiàn)數(shù)字化，在這一過程中，要保證重點、突出特色，反映單位的發(fā)展歷程，將單位獲得的一些獎勵和重大事情包含進去，要有利于對單位的長遠發(fā)展產(chǎn)生積極性影響，還要便于查閱歷史資料，便于參考以前的作法。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案的數(shù)字化建設(shè)是一個不斷探索、不斷發(fā)展的過程。同時，要遵循合理性原則，設(shè)立科學(xué)的目標(biāo)，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，更好地發(fā)揮數(shù)字檔案館的優(yōu)越性。隨著計算機的普及和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，我們要與時俱進，不斷把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案管理的模式，才能把基層檔案保存好，不會出現(xiàn)丟失、銷毀、褪色、虛假檔案，更不會出現(xiàn)人員與檔案分離的現(xiàn)象，便于領(lǐng)導(dǎo)管理，便于上級的監(jiān)督和檢查。

〔編輯：張思楠〕

G270.7

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2017.13.090

2095-6835（2017）13-0090-02