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        淺議衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化建設(shè)與管理

        2017-11-28 00:54:17袁歆向云霞
        商情 2017年38期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)檔案管理

        袁歆 向云霞

        [摘要]隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,各種新型科學(xué)技術(shù)在我國多個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。衛(wèi)生計(jì)生委作為管理我國計(jì)劃生育等任務(wù)的重要機(jī)構(gòu),其檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展。信息化技術(shù)的發(fā)展,催生出很多計(jì)算機(jī)管理軟件,而衛(wèi)生計(jì)生的檔案管理工作也趨向信息化和技術(shù)化。如何做好衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化管理,是不容忽視的重要話題。

        [關(guān)鍵詞]衛(wèi)生計(jì)生;檔案管理;信息化建設(shè)

        在衛(wèi)生計(jì)生檔案管理發(fā)展過程中,計(jì)算機(jī)的普及讓檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化,我國的檔案管理信息化起步較晚,因此仍然處于發(fā)展階段。管理技術(shù)、管理設(shè)備的革新變得至關(guān)重要。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理軟件是我國檔案管理信息化的基礎(chǔ),做好衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化建設(shè),能夠有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理的弊端,提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

        一、衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化的重要性

        衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化管理指的是在衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作中,以現(xiàn)代化科學(xué)管理理論為基礎(chǔ),運(yùn)用信息化的方式開展檔案管理工作,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理效率低下、出錯(cuò)率高等現(xiàn)象,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化和智能化,讓衛(wèi)生計(jì)生檔案管理能夠滿足人們不斷增長的需求,順應(yīng)社會(huì)發(fā)展腳步。

        隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,管理軟件功能越來越完善,為我國衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化管理提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理軟件為基礎(chǔ),衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化管理將會(huì)表現(xiàn)出傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的優(yōu)勢。衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化管理,能夠有效延長檔案的保存時(shí)間,讓檔案的實(shí)用性更強(qiáng)。傳統(tǒng)檔案管理主要是將紙質(zhì)檔案保存在特別設(shè)置的檔案室等場所,物理因素對保存效果影響較大,如保存環(huán)境、天氣變化等,例如保存場所環(huán)境較為潮濕,那么紙質(zhì)檔案就容易出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)等問題。衛(wèi)生局經(jīng)過幾十年發(fā)展,積累的各種檔案浩如煙海,想要查詢某個(gè)檔案難度很大,一些重要信息可能隨著時(shí)間推移而消失。而檔案信息化管理很大程度上能夠避免這個(gè)問題,講檔案以數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)在硬盤里或者電子磁盤上,不僅能夠節(jié)省特別為存儲(chǔ)檔案而設(shè)置的空間,還能提高檔案保存的安全性,在數(shù)量巨大的檔案中查詢想要的信息也變?yōu)榭赡?。除此之外,檔案管理信息化最大的優(yōu)點(diǎn)就是查找方便快捷,能夠有效提高檔案管理的工作效率。使用計(jì)算機(jī)管理軟件讓檔案的信息更加豐富,軟件附帶的檢索功能讓我們隨時(shí)查詢需要的信息,這顯然是傳統(tǒng)檔案管理無法實(shí)現(xiàn)的。查詢方式和步驟都非常簡便,并且不會(huì)影響檔案信息的保存。

        二、衛(wèi)生計(jì)生檔案管理存在的問題

        (一)衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視

        目前衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)對單位的檔案管理方法、體制等不甚了解,對檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)導(dǎo)致不重視檔案管理。主要體現(xiàn)在:不重視建設(shè)管理制度,即使有的單位建立了檔案管理制度,也只是流于形式,執(zhí)行力度并不強(qiáng),而缺少檔案管理制度意味著職責(zé)缺失,部分單位并未針對檔案管理聘請專門的管理人員:管理方式效率低下,容易出錯(cuò),目前我國很多衛(wèi)生局的衛(wèi)生計(jì)生檔案管理,采用的仍然是人工管理方式,檔案管理水平低下,管理效率不高;部分單位沒有具備專業(yè)知識(shí)的管理人員,而領(lǐng)導(dǎo)也不重視檔案管理知識(shí)技能的宣傳指導(dǎo),導(dǎo)致職工沒有開展檔案管理工作的意識(shí)。

        (二)檔案管理專業(yè)人才數(shù)量不足

        領(lǐng)導(dǎo)不重視導(dǎo)致單位檔案管理工作建設(shè)力度較小,檔案管理發(fā)展速度緩慢,很多單位仍未實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。目前衛(wèi)生計(jì)生委中,具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人才數(shù)量很少,一些檔案管理人員并未經(jīng)過專業(yè)技能訓(xùn)練就上崗,在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤和疏漏,對檔案的完整性、安全性造成隱患。一些檔案管理人員已經(jīng)工作了十年以上,衛(wèi)生計(jì)生檔案管理部門沒有新鮮血液,衛(wèi)生計(jì)生檔案管理整體質(zhì)量不高,難以滿足不斷發(fā)展的社會(huì)需求,因此,做好人員建設(shè)工作也是提高衛(wèi)生計(jì)生檔案管理信息化水平的關(guān)鍵因素之一。

        三、改善衛(wèi)生計(jì)生檔案管理信息化現(xiàn)狀的策略

        (一)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案的信息化管理

        對于衛(wèi)生計(jì)生委的領(lǐng)導(dǎo)來說,首先應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的保密性,因此必須加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)培訓(xùn),提高他們的理論知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)技能水平,讓管理人員能夠真正勝任檔案管理工作。在社會(huì)不斷發(fā)展的新環(huán)境、新形勢下,領(lǐng)導(dǎo)要指導(dǎo)檔案管理部門完善檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展,提高管理工作的質(zhì)量和效率。建立更加完善的創(chuàng)新管理制度,恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案管理工作。目前衛(wèi)生計(jì)生檔案檔案管理平臺(tái)是運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)建設(shè)的,因此檔案資料也要數(shù)字化,才能達(dá)到數(shù)字共享的效果。領(lǐng)導(dǎo)的思想和思維要與時(shí)俱進(jìn),緊跟社會(huì)發(fā)展腳步,努力提高檔案管理部門的整體水平,才能讓檔案管理人員成為能夠滿足新時(shí)期社會(huì)需求的高水平專業(yè)人才。

        (二)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

        檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化,對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更好的要求,衛(wèi)生計(jì)生委領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理人員的培養(yǎng),并積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才,創(chuàng)新培訓(xùn)形式,更新業(yè)務(wù)知識(shí)體系,適應(yīng)逐漸增加的檔案管理需求。檔案管理人員對檔案管理的重要性要有所認(rèn)識(shí),在工作中要不斷學(xué)習(xí),擴(kuò)展視野和知識(shí)面,多思考和研究。引進(jìn)優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,具備一定計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才才能更好的完成信息化管理工作,從這個(gè)角度講,提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理信息化的關(guān)鍵。

        (三)完善檔案管理方式實(shí)現(xiàn)信息化管理

        要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展,需要建立更加完善的檔案管理制度,衛(wèi)生計(jì)生的檔案管理部門要將錄音、視頻等數(shù)字形式的檔案進(jìn)行處理和存儲(chǔ)?,F(xiàn)代化檔案管理不僅需要先進(jìn)的設(shè)備,還需要完善的管理制度和管理方式。

        四、結(jié)束語

        綜上,在我國人口高速增長的情況下,衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作也愈加重要,完善制度,采取恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒?,才能真正?shí)現(xiàn)檔案信息化管理的合理應(yīng)用和可持續(xù)發(fā)展。endprint

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