張勇

摘 要：水管單位檔案的數(shù)量規(guī)模隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展而擴(kuò)大，在眾多基礎(chǔ)建設(shè)管理工作中，水管單位檔案管理對(duì)于單位管理的重要性意義也日益凸顯。本文通過(guò)對(duì)水管單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析，尋找一條更加真實(shí)有效的水管單位檔案信息化管理途徑。

關(guān)鍵詞：水管單位；檔案管理；信息化

1 水管單位檔案工作的特點(diǎn)分析

水管單位的檔案具有科學(xué)性、服務(wù)性和完整性的特點(diǎn)。同時(shí)它還是水利工程建設(shè)維護(hù)和管理的主要記錄，具有極強(qiáng)的綜合性以及利用性。同時(shí)，水管檔案中記錄著水利科技，對(duì)工程建設(shè)、防洪調(diào)度、水文氣象研究等科技研究有著重要參考價(jià)值。水管單位的檔案管理對(duì)于水利事業(yè)的發(fā)展有著極其重要的價(jià)值，檔案管理信息化乃是對(duì)水管單位管理提出的必然要求。

2 水管單位檔案管理信息化的意義分析

水管單位檔案在單位的全部活動(dòng)中產(chǎn)生，是所有活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是為單位的未來(lái)積攢下的財(cái)富，它代表著整個(gè)單位的公有資產(chǎn)。由于現(xiàn)在有些單位對(duì)水管單位檔案管理信息化并沒(méi)重視，這也使水管單位檔案管理的安全不能獲得保障。一方面因?yàn)闄n案管理工作人員沒(méi)有重視檔案管理信息化的價(jià)值，導(dǎo)致存檔的時(shí)候產(chǎn)生信息的丟失與損壞情況，另一方面單位沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予重視，嚴(yán)重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案信息丟失情況時(shí)常發(fā)生，從而造成單位嚴(yán)重的損失。大多數(shù)單位缺少網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)識(shí)，在計(jì)算機(jī)的檔案管理工作中，也會(huì)產(chǎn)生很大的安全隱患。

3 水管單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.檔案信息化管理認(rèn)識(shí)尚未全面

由于水管單位的管理工作主要目的是為了單位管理循序漸進(jìn)、有條不紊的進(jìn)行，主要任務(wù)也是開(kāi)展活動(dòng)，帶領(lǐng)單位建設(shè)，水管單位檔案管理工作顯得不是那么重要。致使部分水管單位對(duì)這項(xiàng)工作的進(jìn)行不夠重視，缺乏熱情。有些單位只重視物質(zhì)方面的提高而輕視了軟實(shí)力的建設(shè)，將單位發(fā)展與水管單位檔案管理工作割裂開(kāi)來(lái)。導(dǎo)致水管單位檔案管理工作作風(fēng)消極懈怠，辦事效率低、成效低。部分水管單位檔案管理人員工作者不思進(jìn)取、安于現(xiàn)狀，對(duì)于工作只求過(guò)得去，得過(guò)且過(guò)不負(fù)責(zé)任。職工思想觀念意識(shí)淡薄，甘于落后，水管單位的水管單位檔案管理工作難以進(jìn)一步的深化和拓展，水管單位的持續(xù)健康發(fā)展失去了更加堅(jiān)定的保障。

2.檔案信息化管理理論尚未完善

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展致使原有的水管單位檔案管理工作原則和理論已經(jīng)不能適應(yīng)水管單位檔案管理工作的自身發(fā)展需要。水管單位檔案管理工作思路過(guò)于狹隘、工作方法單一，針對(duì)性和時(shí)效性不強(qiáng)。工作機(jī)制過(guò)于傳統(tǒng)化，缺乏創(chuàng)新和完善，相關(guān)政策法規(guī)滯后制約了水管單位檔案管理工作快速發(fā)展。工作決策難于落實(shí)，致使水管單位檔案管理工作缺乏全面部署，措施不力，檢查不夠。缺乏一套現(xiàn)代制度所應(yīng)具備的與之相匹配的技術(shù)管理和引導(dǎo)機(jī)制，水管單位檔案管理工作難以介入單位其他管理工作，檔案廣泛收集與利用工作難以開(kāi)展從而使水管單位的水管單位檔案管理工作跟不上科學(xué)化發(fā)展的首班車(chē)，滯后于水管單位其他方面的發(fā)展。

3.檔案信息化管理設(shè)施尚未齊全

雖然當(dāng)前電腦的普及程度已經(jīng)很高了，水管單位也在辦公室配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。但是對(duì)于水管單位檔案管理這種地位不高的部門(mén)，配備的電腦數(shù)量和質(zhì)量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的電腦用來(lái)進(jìn)行檔案的錄入，一些陳舊的電腦無(wú)法安裝最新的軟件，影響了檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。甚至有些水管單位沒(méi)有給予水管單位檔案管理一個(gè)足夠的管理空間，嚴(yán)重影響了水管單位檔案管理水平的提高。而且現(xiàn)如今的信息化時(shí)代，電子檔案已經(jīng)開(kāi)始流行，而水管單位內(nèi)部還是因循守舊用著紙質(zhì)檔案，不利于越來(lái)越多的檔案保存。這種繁重的工作量導(dǎo)致在進(jìn)行檔案的收集、整理與分類(lèi)的過(guò)程中，工作人員出現(xiàn)倦怠情緒，出錯(cuò)率也驟然上升，影響檔案質(zhì)量。

4 水管單位檔案管理工作的改善途徑

1.以落實(shí)檔案信息化管理的重視程度為前提

只有真正得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是水管單位檔案管理工作有效進(jìn)行的重要依據(jù)。水管單位的上級(jí)部門(mén)如果能夠定期檢查檔案管理工作，并高度重視其科學(xué)化建設(shè)，以單位整體發(fā)展規(guī)劃為目的，這樣才能引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。作為水管單位檔案管理工作人員，應(yīng)該充分發(fā)揮其管理職能，必要性的向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案對(duì)于單位健康發(fā)展的重要性，從而引起單位領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注。

2.以加強(qiáng)檔案信息化管理的制度完善為基礎(chǔ)

所屬水管單位檔案人員都應(yīng)當(dāng)掌握水管單位檔案信息化管理工作，強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)，學(xué)習(xí)了解關(guān)于水管單位檔案管理信息化的法律法規(guī)，結(jié)合本單位的具體實(shí)際情況，對(duì)檔案工作的信息化管理做到具體問(wèn)題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對(duì)各部門(mén)應(yīng)歸檔的檔案材料要按照相關(guān)規(guī)定保證能按時(shí)、按量、按質(zhì)歸檔，從而確保專(zhuān)職人員對(duì)檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。檔案室也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

3.以重視檔案信息化管理的隊(duì)伍建設(shè)為手段

如今水管單位最缺少的就是復(fù)合型的檔案管理工作人才，專(zhuān)業(yè)知識(shí)與能力的不足和學(xué)習(xí)能力的缺乏嚴(yán)重拉低了檔案管理信息化工作水平。因此，雙管齊下的培養(yǎng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為單位檔案管理工作部門(mén)擁有高精尖的檔案信息化管理工作人員而努力，是單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)應(yīng)該高度重視的。不僅如此，由于檔案工作的特殊性，要求檔案管理工作人員必須擁有高度的責(zé)任心和使命感，以及相當(dāng)高的耐心。因此在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)該注意陶冶水管單位檔案管理工作人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質(zhì)，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)管理隊(duì)伍。

4.以明確檔案信息化管理的工作性質(zhì)為根本

水管單位的檔案管理信息化工作屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，其根本任務(wù)是為單位的其他管理事務(wù)服務(wù)的，也是為了單位的工作水平提高而服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視單位檔案信息化管理工作，讓單位檔案管理信息化工作向著規(guī)范化發(fā)展，得到長(zhǎng)期健康的發(fā)展，不斷為單位發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。為了完成這項(xiàng)職能，必須科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理信息化工作制度，轉(zhuǎn)變工作思路，開(kāi)展水管單位檔案管理工作的調(diào)查與研究工作，多方面的進(jìn)行檔案編研工作，拓寬檔案利用渠道，力爭(zhēng)把檔案管理工作的作用發(fā)揮到最大化，也盡可能的提高檔案的利用率。

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