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        城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

        2017-11-28 15:23:56楊鑫
        卷宗 2017年32期
        關(guān)鍵詞:解決措施問題

        楊鑫

        摘 要:隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,科技的不斷進(jìn)步,我國的城市面積不斷擴(kuò)大,城市規(guī)模的擴(kuò)大導(dǎo)致城建檔案日益增多,其工作難度不斷加大。但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,使得其檔案管理變得便捷、簡單,促進(jìn)了城建檔案管理的發(fā)展。然而在實(shí)際的工作中,城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍然存在一些問題,例如信息管理水平較低、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在安全問題等等,阻礙了城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。為此,本文就城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題進(jìn)行了探討,首先,闡述了城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義,其次,指出了當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題,最后,提出了相應(yīng)的解決對策,以供參考。

        關(guān)鍵詞:城建檔案管理;數(shù)字化建設(shè);問題;解決措施

        伴隨著社會的發(fā)展,現(xiàn)在信息量大大增加,城建檔案管理工作壓力增大,其工作量也逐年增大,但是一些城建單位還在用傳統(tǒng)的檔案管理方式,多依賴于人工操作,這就導(dǎo)致管理效率較低。因此,為了更好的提高城建檔案管理水平,應(yīng)對當(dāng)前形勢下的管理問題,管理工作者應(yīng)該提高管理素質(zhì),加強(qiáng)管理的力度和增強(qiáng)重視程度。另外,還有注意安全建設(shè),保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全。唯有如此,才能提高其管理效率,才能從最大程度上促進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開展,

        1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

        傳統(tǒng)的城建檔案主要是利用人工進(jìn)行管理和檢索的紙質(zhì)檔案,存儲時占據(jù)很大的面積,而且大多數(shù)的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄,調(diào)閱時必須依靠人工查找,致使調(diào)閱的速度較慢,效率也不高。另外,由于檔案存放的分散性,使得信息資源只能借助人工進(jìn)行查找和整合,并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易在調(diào)閱時損壞,特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大。一旦有火災(zāi)或者水災(zāi)發(fā)生,這些檔案就會受到滅頂之災(zāi)。另外,城建檔案信息缺乏一定的系統(tǒng)性和完整性,在深度、廣度上也存在著局限性;城建檔案信息是在各個館室內(nèi)完成調(diào)閱以及保管,無法進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱,因此不能實(shí)現(xiàn)資源共享,無法達(dá)到信息的交換。由于以上問題的存在,使得城建檔案的應(yīng)用有了很大障礙,而且一些資源需要重復(fù)保存,這樣就會浪費(fèi)很多存儲空間。而數(shù)字化檔案信息有效的避免了這些問題,它是在數(shù)字技術(shù)的基礎(chǔ)上,根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及存儲技術(shù),能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享,使檔案信息能夠充分的發(fā)揮其查詢和使用的功能。

        2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

        2.1 信息管理水平較低,導(dǎo)致資源的浪費(fèi)

        城建檔案管理的概念比較陳舊,并沒有隨時代的發(fā)展而出現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的改變。在我國城建單位中,信息管理水平仍處于初級階段,而檔案處理還處于人工操作階段,計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)很低。這個文件管理模式不是真正意義上的數(shù)字化。在我國,信息技術(shù)的工作尚處于起步階段,應(yīng)用時間不長,各種技術(shù)裝備的配置不完善。由于信息技術(shù)是推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本保證,因此,大量的軟件和硬件設(shè)施有待改進(jìn)。同時,由于缺乏文件管理的經(jīng)驗(yàn),城建單位檔案管理的錯誤也將浪費(fèi)資源和企業(yè)的資金。

        2.2 信息保存技術(shù)過時,導(dǎo)致數(shù)字信息不能被讀出

        信息保存技術(shù)的過時成為影響城建檔案信息化長期存取的重要因素。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)升級換代的時間很快,一旦軟件技術(shù)過時,依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)去保存信息的城建檔案,也面臨著嚴(yán)重的問題。比如由于技術(shù)過時,導(dǎo)致數(shù)字信息不能被讀出,那么它就失去了保存的價(jià)值。現(xiàn)在,一般是通過數(shù)據(jù)遷移來保存發(fā)展信息。

        2.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在安全問題,影響數(shù)字城建檔案的發(fā)展

        計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全問題也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)的一個重要影響因素。耍實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化,就必須依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。將數(shù)字城建檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上傳播,這讓我們不得不為數(shù)字城建檔案信息資源的安全問題而擔(dān)憂。

        3 提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平的措施

        3.1 提高城建檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì),促進(jìn)管理水平的提高

        城建檔案的數(shù)字化管理和紙質(zhì)文件管理有很大的不同,普通的城建檔案管理時,可能只需要工作人員進(jìn)行檔案查找和擺放。但城建檔案數(shù)字化管理和以往的檔案管理有很大的不同,這需要管理人員有一定的操作計(jì)算機(jī)技能,同時還需要熟練的業(yè)務(wù)能力。在日常的工作中,可以快速地整理文檔數(shù)據(jù),并且可以有效的進(jìn)行數(shù)字文件的管理?,F(xiàn)有的城建檔案管理人員可能不具備這樣的能力,因此就需要開設(shè)一定的培訓(xùn)課程來提高檔案管理人員水平,為城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供更加優(yōu)秀的人才,促進(jìn)管理水平的提高。

        3.2 做好備份工作,以減少數(shù)字信息不能被讀出帶來的損失

        為了提高管理水平,要從以下幾個方面做起。首先,在城建檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)存儲介質(zhì)和設(shè)備的選用上,要選擇質(zhì)量可靠和成熟技術(shù)的設(shè)備和存儲介質(zhì),并將設(shè)備定期檢測、更新、存儲介質(zhì)、技術(shù)升級和技術(shù)跟蹤等工作做好。其次,要做好載體更新和數(shù)據(jù)遷移工作,以免設(shè)備和存儲介質(zhì)的老化而引發(fā)一些問題。最后,要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)遷移和載體更新的監(jiān)督管理,檢驗(yàn)經(jīng)過轉(zhuǎn)換之后的檔案信息,對其結(jié)構(gòu)、背景信息、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí),并保證數(shù)字檔案的真實(shí)性和完整性;定期備份檔案,防止人禍天災(zāi)等突發(fā)事件造成數(shù)字檔案的毀滅性破壞,對于一些珍貴的檔案,日過條件允許,則要利用各種介質(zhì)、格式以及軟硬件進(jìn)行異地保存。

        3.3 做好統(tǒng)籌規(guī)劃,保證網(wǎng)絡(luò)安全

        城建檔案數(shù)字化建設(shè)屬于很復(fù)雜的一項(xiàng)系統(tǒng)工程,涉及到管理、技術(shù)、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及政策等各個方面。要統(tǒng)籌策劃,科學(xué)、合理設(shè)計(jì),并進(jìn)行嚴(yán)格的管理,從而保證安全。規(guī)劃和立項(xiàng)時,要將檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)防控當(dāng)作非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)密的科學(xué)論證,并將經(jīng)費(fèi)預(yù)算做好。建設(shè)城建檔案數(shù)字化的信息系統(tǒng)時,要保證系統(tǒng)平臺的可擴(kuò)展性、前瞻性、安全性和兼容性,要有合理的備份策略,穩(wěn)定、安全的操作系統(tǒng),可靠、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng),實(shí)時備份系統(tǒng),功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理軟件,強(qiáng)大的數(shù)據(jù)容錯能力等;滿足業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),開發(fā)檔案管理系統(tǒng),不違反計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī),設(shè)計(jì)與相關(guān)檔案工作相符;系統(tǒng)必須具備可移植性、易操作性、安全性、開放性、可擴(kuò)展性以及兼容性,還要記錄完備操作日志,具有嚴(yán)格的權(quán)限管理功能;加密存儲和傳輸屬于機(jī)密級的數(shù)字化檔案信息,保證檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的安全;對進(jìn)口的計(jì)算機(jī)和數(shù)字化轉(zhuǎn)換工具進(jìn)行安全保密檢查,沒有問題后才能使用。

        4 結(jié)束語

        總而言之,隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展,傳統(tǒng)的城建檔案管理建設(shè)已經(jīng)不能適應(yīng)時代的要求,這就使得城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生,適應(yīng)了時代的要求,也提高了城建檔案管理的數(shù)字化水平和檔案管理效率。雖然現(xiàn)在的城建檔案管理存在一定的問題,但只要及時的變革,就可以改正現(xiàn)在的問題,為城建工作做出更好的貢獻(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]戰(zhàn)杰.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的探析[J].辦公室業(yè)務(wù)2017,(09)

        [2]吳卓敏.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考及對策分析[J].經(jīng)營管理者2017,(10):endprint

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