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        檔案管理信息平臺(tái)應(yīng)用與創(chuàng)新

        2017-11-28 10:05:32王穎
        卷宗 2017年31期
        關(guān)鍵詞:信息平臺(tái)檔案管理創(chuàng)新

        王穎

        摘 要:隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,檔案管理工作有了很大的進(jìn)步。但要實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展就必須不斷創(chuàng)新,與時(shí)俱進(jìn)。實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的途徑包括思想意識(shí)的創(chuàng)新、管理方式的創(chuàng)新、服務(wù)方式的創(chuàng)新和提高檔案工作人員素質(zhì)等方面。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;創(chuàng)新;信息平臺(tái)

        隨著信息技術(shù)高速發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。

        1 檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)

        檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中,按照檔案屬性分類為:文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含:題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo),確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時(shí)間,檔案捕獲,登記,分類,存儲(chǔ)和保管,利用,跟蹤,處置計(jì)劃的實(shí)施,對(duì)檔案管理過程的記錄。

        用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)(IDOL),在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解,主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù),以及智能化的文本處理,包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等,從無序的海量數(shù)據(jù)中,找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律,進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外,還有一些特殊應(yīng)用,例如,檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法,而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類別的基礎(chǔ)上,綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。

        檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái),使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后,將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化,充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能,注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施,融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新,最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用,為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù),真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

        2 檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟

        第一步:引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records Continuum)模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此,必須做到以下幾點(diǎn):第一,新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng),建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口,使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù),盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三,對(duì)于文件檔案,明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任,提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口,實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理;第四,對(duì)于基建、設(shè)備檔案,在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任,最小化人為因素,使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

        第二步:引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理(Knowledge Management)是企業(yè)管理的新范式,也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念,即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源,將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí),應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法,創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能:

        第一,數(shù)據(jù)資源全覆蓋,對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍,但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。

        第二,服務(wù)手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息,使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題,即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中,用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

        第三,服務(wù)技術(shù)智能化,在基本的數(shù)據(jù)采集后,檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析,構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái),為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

        第三步:實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息,通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè),對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作,把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

        3 檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問題

        檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后,用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo),輸入檢索字段,各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù),或打印復(fù)印,或資料收集,均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理,檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快,大大提高了辦公效率,降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本,減少了人工檢索失誤率,提高了辦公效率,增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性,實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化,滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。檔案管理信息平臺(tái)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段,它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合,注重電子文件管理、檔案管理的先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施,實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái),樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念,充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能,推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè),真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革,真正實(shí)現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。

        4 信息平臺(tái)服務(wù)方式的創(chuàng)新

        檔案服務(wù)是檔案工作的中心,檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展,使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力,走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新,應(yīng)當(dāng)著重把握二個(gè)方面:一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍是不斷擴(kuò)大的,這是適應(yīng)更好地做好檔案服務(wù)工作和為需求者提供更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的必然要求。二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案的保管條件逐步改善,同時(shí)檔案服務(wù)形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式,需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中,要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性;要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究,不僅研究當(dāng)前的利用者,還要研究潛在的利用者,不僅研究利用者當(dāng)前的需要,還要研究利用者潛在的需求,以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙,以利用者的需求和潛在需求來加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新。endprint

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