閆軍慧

摘 要：為提高醫(yī)院管理效率，國內(nèi)各級醫(yī)院開始將自動化技術(shù)引入到了內(nèi)部管理工作之中，醫(yī)院內(nèi)部辦公變得更加智能、高效，而檔案管理作為醫(yī)院管理工作主要內(nèi)容之一，自然也隨之發(fā)生了相應(yīng)的改變，開始朝自動化模式發(fā)展。通過對醫(yī)院檔案管理自動化模式運用現(xiàn)狀的分析，探索出辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作正確開展方式，希望能夠?qū)︶t(yī)院檔案管理水平提升，帶來一定啟示。

關(guān)鍵詞：電子儲存文件；辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；網(wǎng)絡(luò)安全

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作仍然處于調(diào)整階段，為保證醫(yī)院運營穩(wěn)定性，醫(yī)院需要對檔案管理工作予以高度關(guān)注，并要明確辦公自動化環(huán)境中，正確解決檔案管理工作問題的方式方法，以確保檔案所含價值能夠得到完全性體現(xiàn)。就目前情況而言，醫(yī)院檔案管理主要有文件保密性差、自動化水平低以及管理團隊有待提高等方面的問題，為制定出合理的問題解決措施，我們首先應(yīng)對檔案管理問題產(chǎn)生原因，展開深度剖析。

1 辦公自動化環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 電子存儲文件保密性有待提高

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行發(fā)展的同時，盜密技術(shù)也隨之得到了提升，導(dǎo)致電子存儲文件保密性以及安全性都受到了直接的影響，醫(yī)院檔案電子文件也是如此。在自動化背景中，部分意愿電子檔案存在著被盜用以及被篡改等方面的問題，致使電子文件優(yōu)勢無法得到完全性發(fā)揮，醫(yī)院對電子檔案信心也發(fā)生了一定程度的動搖，并不利于檔案電子化模式的推廣。同時由于醫(yī)院檔案特殊性，電子病歷中包含著大量的醫(yī)患隱私，一旦內(nèi)容泄露，會產(chǎn)生極為嚴重的后果。

1.2 檔案管理自動化水平有待提高

雖然國內(nèi)各級醫(yī)院都引進了大量的自動化設(shè)備與技術(shù)，但就整體而言，還是存在著自動化水平較低的問題，沒有達到對自動化技術(shù)功能進行深度探究的目標，直接增加了檔案管理工作的難度。而這一問題主要是因為軟件運用水平不足、自動化資金投入較少以及軟件開發(fā)能力較弱等因素所造成的，醫(yī)院需要按照實際情況，制定出相應(yīng)的問題優(yōu)化措施。

1.3 檔案管理工作有待完善

管理工作是保證自動化技術(shù)在檔案管理進行運用的基礎(chǔ)與前提，但現(xiàn)階段部分醫(yī)院的管理工作還是存在著一些問題，有待提高。通過研究可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存管理問題主要體現(xiàn)在兩個方面：第一，管理人員專業(yè)性有待提升。管理人員是管理工作主要執(zhí)行者，與工作開展質(zhì)量有著直接關(guān)聯(lián)，如果管理人員自動化技術(shù)水平相對不足，就會對檔案信息采集以及整理等工作的開展，形成直接影響；第二，醫(yī)院紙質(zhì)檔案規(guī)模較大，對其進行定期整理與分類工作的難度較大，這也是管理人員需要面臨的一項挑戰(zhàn)。

2 管理工作優(yōu)化建議

2.1 強化管理意識，提高管理工作水平

管理意識強弱程度會對最終管理工作行程直接影響，因此醫(yī)院應(yīng)從強化檔案管理人員意識入手，對自動化檔案管理工作進行強化。醫(yī)院管理者要對檔案管理工作予以高度重視，并要以身作則樹立起正確的檔案管理意識。同時應(yīng)加大對檔案管理價值的研究力度，并要對研究結(jié)果進行大力宣傳，要真正將檔案管理意識融入到個人思想之中，確保人員檔案管理意識水平，以便為自動化環(huán)境中的檔案管理工作開展，奠定良好基礎(chǔ)。

2.2 完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，保證電子文件安全

針對電子存儲文件相關(guān)問題，醫(yī)院應(yīng)聘請專業(yè)人士或與專業(yè)機構(gòu)進行合作，仔細分析出醫(yī)院目前存在的網(wǎng)絡(luò)安全問題以及相應(yīng)隱患，并要結(jié)合醫(yī)院工作特點，對檔案信息真實性與客觀性進行強化。為此，醫(yī)院需要設(shè)置內(nèi)部安全管理系統(tǒng)，要保證電子檔案信息安全性與完整性，不僅要對防火墻以及加密網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進行使用，同時還應(yīng)醫(yī)院工作流程與等級，對各級工作人員權(quán)限進行設(shè)置，以降低惡意篡改以及其他方面安全問題的發(fā)生。同時醫(yī)院需要對醫(yī)患病例以及其他重點檔案實施加密，要對文件查閱以及運用權(quán)限進行設(shè)置，要降低無關(guān)人員接觸檔案的概率。此外還應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管系統(tǒng)進行增強，要以科學(xué)化監(jiān)控模式，對檔案信息系統(tǒng)以及醫(yī)院內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行管理，以確?？梢约皶r發(fā)現(xiàn)不法分子訪問行為，最大限度對文件安全性進行保證。

2.3 完善人員配置，保證工作順利開展

醫(yī)院需要對檔案管理人員進行合理挑選，要不斷對檔案管理人員配置進行優(yōu)化，不僅要定期開展專業(yè)性培訓(xùn)，確保管理人員可以掌握更多高效的自動化技術(shù)與檔案管理技術(shù)，以保證整體檔案工作開展質(zhì)量，同時要實施輪流式檔案管理值班模式，應(yīng)保證管理人員可以按照安排，輪流對檔案信息進行管理，以保證各種檔案管理工作的開展質(zhì)量。此外，醫(yī)院還應(yīng)對檔案管理人員進行科學(xué)挑選，要對人員專業(yè)能力、責(zé)任心以及其他相關(guān)技能、素養(yǎng)進行考察，以便從源頭起，保證檔案人員管理團隊水平。

2.4 統(tǒng)一管理標準，規(guī)范管理工作

為保證檔案管理標準統(tǒng)一性與規(guī)范性，醫(yī)院一方面要對電子檔案以及文書管理標準進行統(tǒng)一。一般文書管理前期工作并不屬于檔案部門范疇，檔案部門只會對其后期管理與整理進行負責(zé)，在實施統(tǒng)一標準之后，兩項工作會更加密切，會達到相互配合的模式，能夠為醫(yī)院管理工作提供更好地服務(wù)；另一方面要對檔案管理業(yè)務(wù)流程標準進行統(tǒng)一與規(guī)范，要明確在辦公自動化背景下，檔案管理需要通過設(shè)置管理標準與流程的方式，對工作人員行為進行規(guī)范與引導(dǎo)，以達到對電子檔案管理效率進行強化的目標。

此外為解決紙質(zhì)檔案工作量較大的問題，檔案管理人員需要通過對信息技術(shù)的運用，按照一定順序?qū)堎|(zhì)檔案進行編號與內(nèi)容錄入，并設(shè)置關(guān)鍵詞搜索模式。當(dāng)合理處理之后，只要電子信息能夠與紙質(zhì)檔案保持一致，管理人員便可以輕松完成紙質(zhì)檔案搜索與管理，會切實提升檔案管理工作效率。

2.5 優(yōu)化檔案系統(tǒng)，提升自動化水平

在對檔案管理自動化水平進行提升過程中，各級醫(yī)院應(yīng)對自動化檔案管理系統(tǒng)展開全面研究，要明確該系統(tǒng)所存在的各項功能與操作方式，并在此基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)進行升級與合理運用，確保系統(tǒng)具有的功能可以得到妥善運用。同時要提高資金投入量，要對系統(tǒng)性價比以及兼容性進行不斷優(yōu)化，保證系統(tǒng)可以在達到客戶相應(yīng)要求的同時，實現(xiàn)文件管理與運轉(zhuǎn)一體化模式，進而實現(xiàn)高效化系統(tǒng)辦公模式，成功帶動電子檔案發(fā)展。此外還應(yīng)設(shè)置獨立的檔案管理信息系統(tǒng)，創(chuàng)建檔案信息共享平臺，以達到切實提高檔案信息利用率，保證檔案信息價值挖掘質(zhì)量的管理效果。

3 結(jié)束語

為妥善改善自動化環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理工作所存在的問題，各級醫(yī)院應(yīng)對各項問題進行正視，要按照設(shè)計檔案管理需要，對自動化檔案管理模式進行不斷調(diào)整，要結(jié)合醫(yī)院自動化人員以及人員綜合能力水平，通過完善管理意識以及網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管等手段，切實解決檔案管理問題，進而制定出理想化醫(yī)院檔案管理意識，確保醫(yī)院檔案管理水平的有效提升，以達到成功帶動醫(yī)院發(fā)展的目標。

參考文獻

[1]王坤.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，24：148-149.

[2]巴坤.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理模式初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，15：131.

[3]薛理花.基于辦公自動化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理探析[J].商，2015，25：79+36.endprint